企業檔案工作與企業文化的三重對應關系

王萌

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-03

摘 要 本文圍繞企業檔案與企業文化這兩個具有意識形態色彩的事物，分析兩者本質特征上的對應關系，并以此為基礎探討在過去、現在、未來三個維度上，檔案作為歷史文獻、知識資源、戰略資源對營造企業共同價值追求、培育人才團隊、戰略決策的獨特作用，提出如何優化檔案工作以提升企業文化的構想。

關鍵詞 檔案 企業文化 員工 三重對應 共同價值 知識資源 戰略文化

一、企業文化與企業檔案工作的三重對應關系

伴隨著經濟全球化、文化多元化的趨勢，資源共享逐漸成為各領域發展的普遍訴求，由此帶來各學科之間不斷的借鑒、交叉和融合。管理學、經濟學與人文學科的融合，為研究企業運營管理提出了嶄新的角度和命題，其中一項具有深遠影響的理論就是企業文化。

文化一詞，其外延相當廣闊，而內涵則圍繞人而產生、發展。文化是一種社會歷史現象，是人們長期創造形成的歷史積淀物；它凝結于物質之中，但又游離于物質形態之外，是被一定范圍內具有固定思維方式、價值觀念和行為規范的人類團體所創造的意識形態；它的共享性決定了它的可傳承性和影響力。企業文化理論認為，企業作為小型的人類團體同樣具有在固定范圍內的意識形態共同體，它為企業員工歷經數代逐漸積累而成，在企業發展、員工實踐的過程中不斷得到強化，最終凝結成獨特的共同價值追求，并將這種價值追求傳播給新的成員，推動企業不斷發展。企業文化正是基于“以人為本”的理念，因人而生、以生促人，期望通過傳播企業文化，形成企業員工的共同價值并加以實現。企業文化是構成企業核心競爭力的關鍵，已成為企業發展的原動力。

如果細究檔案工作的性質特點，不難發現它與企業文化的基本性質是一一對應的。檔案的形成同樣是一個積累的過程，它以文字、圖片、影像、實物等形式真實記錄企業發展歷程，而企業文化就蘊含其中。在利用檔案的解決工作問題的過程中，檔案中蘊含的企業文化不著痕跡地被企業員工感受和認知，潛移默化地影響著他們的思維和行動。通過對檔案的研究分析，總結經驗，勾畫未來，形成企業的發展戰略，將企業發展戰略與員工的個人價值追求融合起來，最大限度地實現員工共同的價值追求。

可見，作為兩個具有意識形態色彩的事物，檔案與企業文化存在著本質特征上的對應性，這使得檔案工作能夠直接有效地作用于企業文化建設，成為推動企業文化建設的重要力量。企業文化建設可以繼承發揚企業文化的優良傳統，進一步豐富檔案的利用價值。

二、三重對應關系對推動企業文化建設的獨特作用

檔案是企業文化的可靠載體，對它的發掘再現了企業的發展歷程，對它的利用伴隨著企業文化凝聚傳播的過程，對它的編研是企業文化傳承的重要手段。

（一）展現文化傳統，營造共同價值氛圍

作為原始文獻資料，檔案本身就是歷史的一部分，能夠最直觀地反映一個時代的風貌。“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”，通過歷史檔案的積累，能夠保留企業發展變化的原始數據。如果對這些原始數據進行有意識的歸納整理，圍繞企業文化的相關主題進行展示，就能使員工直觀感受和認識企業發展歷程中的重大事件和歷史進程，對企業文化產生共鳴。比如很多企業都設置了歷史展覽館，將檔案中的圖片資料放大，按歷史發展順序排列，展現企業員工艱苦奮斗、不斷發展的歷程，回顧重要歷史時刻；將聲像檔案中的影音資料原音重現，重現重要歷史論斷；陳列具有代表性的實物檔案，給參觀的員工身臨其境的感官體驗。

本單位的實物檔案中保存有宋任窮、鄒家華、張愛萍、劉杰等領導同志在核四院建院三十周年、四十周年時題寫的賀詞，員工由此可以認識到企業深厚的歷史底蘊，增強自豪感和責任感；實物檔案中還有國務院國資委頒發的“中央企業紅旗班組”牌匾、中華總工會頒發的“五一勞動獎狀”以及優秀工程咨詢獎狀、科學技術獎、專利證書一系列榮譽證明，使員工了解企業的杰出成就，增強對企業精神等企業文化核心的認同感；實物檔案中還保存著核工業建設初期一線勘探者的勞動工具，將團結一心、艱苦創業的企業精神直觀地傳遞給員工，起到了極佳的宣傳教育作用。通過組織新員工參觀展館等設施，讓他們直觀感受蘊含在展品中的企業文化精神，主動在工作中把個人價值的實現與企業發展的目標統一起來，初步達成了共同價值追求，由此企業精神得到傳承。這種文化向心力是企業發展的軟實力，雖悄無聲息，卻在日積月累中發揮著巨大的作用。

（二）凝聚知識力量，培育整體合力

檔案是企業重要的知識資源，計算機技術的應用使原本不易查閱和共享的檔案資源逐漸成為向全體員工開放的共享的知識平臺。利用微縮技術、掃描技術等電子技術，檔案信息的存儲總量大大增加，可供查閱利用的基礎資源更加豐富和全面；利用云存儲、局域網等網絡技術，在檔案歸檔的瞬間即可發布相關信息并開展借閱，有效地提高了檔案的利用率。檔案資源利用率的提高，使員工對企業生產經營動態能夠及時了解和掌握，增強企業決策的透明度，有利于企業主人翁意識的覺醒和強化，營造公平公開的企業文化氛圍。員工在檔案資源利用過程中反饋的問題，反過來又促進了檔案工作的改進和提高。

作為重要的憑證和依據，檔案能夠滿足企業和員工維護個人利益的需要，如出具產權證明、解決養老保障、化解經濟糾紛等，檔案資料的齊全完整在有效保障企業和個人權益的同時，也將“標準精細”的企業管理文化注入其中。除了員工個人按需利用檔案外，通過匯總利用需求，檔案部門可以開設專題性欄目，將某一專題的原始資料集中放置供有興趣的員工學習，或為人力資源部門進行員工培訓提供專門支持。專題性欄目的開展，將檔案資源塑造為真實、全面、可互動的知識平臺，員工通過這個平臺豐富了知識，增長了才干，也增強了對學習型企業文化的認知。檔案成為了學習型企業建設的重要平臺，有效鼓勵了“求是創新”的企業創新文化的傳播。將員工個人需求歷史記錄與人事檔案打通，了解員工學習興趣和職業專長，量體裁衣，量身打造符合企業需求和個人愿景的人才，實現最優的人才配置，體現了“人盡其才”的企業人才文化……

凡此種種表明，檔案已成為企業文化體系構建的有力工具。在檔案利用互動的過程中，企業文化的提煉、滲透、拓展也悄然展開，逐漸將企業文化基因內化于員工之心。

（三）聚焦戰略文化，推動文化升華

檔案是歷史的依據，將企業發展過程中的成功經驗和歷史教訓客觀公正地記錄和保存了下來。隨著時代的變遷和環境的變化，企業發展面臨著新的境遇，如何在未來抓住機遇、搶占先機，取決于企業的戰略決策。通過利用檔案資源，今昔對比，以史為鏡，站在歷史的高度理清企業的發展脈絡，分析、判斷變化與得失，才能夠更好地總結反思，探索符合時代和市場發展要求的道路，推動企業未來的健康可持續發展。

檔案編研是一種傳統有效的檔案開發方式，通過檔案編研，理清企業發展中亟待研究解決的歷史問題，同時結合情報部門的資源，為企業戰略決策提供支持。檔案中包含著企業經營管理的經驗和教訓，是企業全體成員不可多得的寶貴精神財富，檔案敘述中蘊含的企業精神是企業未來發展的精神動力。通過梳理檔案資料，編研人員更加深刻理解了企業發展特點、發展規律以及企業深層次的文化基因，并將這種理解灌注在成果中。編研成果被閱讀使用的過程中，檔案中的企業文化被更多人所感知；特別是編研成果直接作用于企業未來戰略目標的制定時，其中的企業文化精神能夠成為全體員工拼搏奮斗的精神動力，能夠激發他們積極性和創造性，從而強化“與時俱進”的企業戰略文化。

“企業檔案是企業文化心理的感情寄托，具有豐富的文化特性。”通過研究整理檔案信息資源，縱向對比，能夠提煉各歷史階段的企業文化特點，并反思總結哪些是歷久彌新的、那些是被歷史所淘汰的，除舊布新，在總結提高的基礎上對企業文化進行創新升華，使企業文化始終與時代發展相一致，發揮其最大的號召力，使其傳播的深度和廣度都得到加強。

綜上所述，檔案以它歷史文獻的真實性、知識資源的流動性、戰略資源的前瞻性，將員工的價值追求、個人成長、職業規劃與企業發展愿景融合起來，使人與企業的關系能夠和諧發展。企業員工對企業文化的認識與共識決定了企業文化的整體水平，檔案的有效利用能夠鞏固和提升員工對企業文化的認知，鼓勵員工加入塑造企業文化的過程中，不斷提高企業文化的整體水平。

三、發揮檔案工作優勢，提升企業文化

企業檔案工作與企業文化的三重對應關系表明，開發和有效利用企業檔案信息資源，對營造健康向上的企業文化具有天然的優勢。企業應當在歷史資料整理、建設知識共享平臺和培育檔案特色文化上下功夫，以檔案工作的優化提升企業文化。

（一）充分發掘檔案資源，豐富檔案收藏

檔案資源的積累是檔案開發利用工作的基礎，必須給予極大的重視和足夠的財力物力支持。檔案工作人員也要提高崗位基本素質，及時、準確、全面地收集、整理檔案信息，特別要注意對多樣化媒體資源的收集，比如對一份文檔同時記錄關于它的文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息，使重大事件得到全方位的記錄和保存。如果沒有做好檔案資源的原始積累，企業重大事件缺乏院史記錄，企業歷史就成了一部部斷代史，蘊含其中的企業文化失去了根基和邏輯聯系，會削弱企業文化精神的典型性和感召力，直接影響企業文化的傳承。

（二）利用檔案教育員工，培養全員檔案意識

發揮檔案作為企業知識共享主要媒介的作用，鼓勵全員參與到檔案建設中來。充分利用內部網絡資源，搭建資源共享平臺，以電子文件歸檔、數字化存儲、聯網查閱為基礎，達到全員利用和資源共享的目標。檔案部門可以設立法律法規及管理制度、分類檔案目錄、公司大事記等版塊，將科技檔案更新情況實時在網站發布公告以方便借閱；員工也可以將自己手中的檔案和情報資源發布出來與大家分享，同時補充了檔案資源的不足之處。這樣在全體員工心中樹立起“檔案可以方便快捷地利用”、“檔案資源來自每個人的資源共享”這樣的文化理念，形成檔案工作與企業文化的互動格局。“企業文化的發展史也就是企業員工的發展史”，二者在共同發展的同時又相互促進，彰顯檔案工作在企業文化建設中的獨特作用。

（三）研究開發檔案信息，形成特色文化

檔案工作不單單是對已發生事件的進行記錄，更要對其進行鑒別、分類、分析、研究，發現問題，總結規律，多層次、全方位地為企業戰略決策等提供信息服務。檔案工作要充分重視編研工作，調研企業和員工個人的檔案需求，確立一批又現實針對性和應用價值的編研課題，下功夫作出一些有特色、專業性強的編研成果，提高檔案信息的價值，最大限度地滿足企業決策和廣大員工的信息需求。

檔案部門還要積極拓展工作領域，參與企業開展的多種文化活動，為其提供歷史資料、參考依據。“檔案所體現的企業傳統文化內容，是確立企業形象個性化特征的重要依據。”應結合企業各項傳統文化活動（如節慶策劃、產品展示會等），提供具有參考價值的文獻，發揮檔案的利用價值。

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