信息時代基層檔案管理對策研究

楊愛華

【摘要】本研究通過探討信息時代下基層檔案管理中存在的問題，提出了該背景下的基層檔案管理的對策，以適應新時代下基層檔案工作的要求。

【關(guān)鍵詞】信息時代 檔案管理 人員素質(zhì)

當今社會信息化的飛速發(fā)展已經(jīng)對檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響，一方面檔案的信息化能夠加速資源的使用和分享，另一方面也對檔案管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。因此，本文針對信息時代下的基層檔案管理進行一些探討分析。

一、信息時代下基層檔案管理中存在的問題

（一）基層檔案人員管理思想存在的問題

檔案利用程度較低。目前基層的檔案管理中仍偏重于對檔案的保管和分類整理，而不注重檔案的利用和交流，檔案管理人員的思想相對封閉，沒有強烈的市場意識，把室藏檔案作為一種資本或者實力對外展示，卻沒有確立檔案的效益觀念、競爭意識和信息最大化利用的意識?；鶎訖n案管理人員的相對保守的觀念使得本應服務于社會工作的檔案，僅僅成為一種躺在檔案室的資料。

檔案收藏注重數(shù)量，輕視檔案質(zhì)量。在日常的基層檔案管理中常會出現(xiàn)一味追求室藏檔案的數(shù)量，追求使用檔案的人次、卷次和檔案的種類數(shù)和文字數(shù)，對于檔案信息的質(zhì)量則相對不太注重，對于提高檔案使用效果也不重視。

檔案管理人員缺乏改革和創(chuàng)新意識。在日常的檔案管理中，對于檔案工作缺乏足夠的工作熱情和動力，整個工作環(huán)境相對沉悶、缺乏活力，常常是有需要查閱檔案才進行查找，不能夠進行主動的檔案服務工作，相關(guān)部門有檔案處理工作時才進行檔案管理。長期以往，整個檔案管理團隊缺乏工作激情，整日生活在相對閉塞的環(huán)境中，滿足現(xiàn)狀，缺乏上進心。

（二）基層檔案管理人才存在的問題

檔案管理人員整體素質(zhì)不高。檔案管理人員因為種種原因，在體制中長時間的浸潤下，逐漸沾染一些不良的工作作風，工作時缺乏工作壓力和上進心，往往由于沒有管理人員監(jiān)督管理導致檔案管理人員工作能力低下、工作態(tài)度也常會出現(xiàn)問題甚至會出現(xiàn)消極怠工、服務態(tài)度惡劣的情況發(fā)生。

檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)較落后。在我國的數(shù)十萬的基層檔案管理人員中，檔案管理人員普遍存在著文化水平相對較低、檔案服務水平較低、相關(guān)高級職稱人員比例較低和專職檔案管理人員及比例較低的問題。由于檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的制約，在面對日新月異的社會新形勢下的不同行業(yè)的檔案會顯得捉襟見肘，使得檔案管理工作的準確性和工作效率較低。此外，由于缺乏必要的市場化運作機制，使得檔案工作面對外界的變化時，缺乏臨時應變的能力。目前檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的落后已經(jīng)嚴重制約著檔案工作的發(fā)展和改革。

（三）信息化技術(shù)應用后檔案管理工作仍亟待完善

一方面由于傳統(tǒng)的文字檔案存在數(shù)量和規(guī)模巨大，進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化的任務比較艱巨；另一方面基層檔案電子化處理之后缺乏系統(tǒng)的整理和分類，使得數(shù)字化后的檔案在進行查閱使用時，查找較為費時，浪費了大量的時間精力。

二、信息時代下基層檔案管理中的對策

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理工作思想觀念

針對檔案使用率較低，重檔案的數(shù)量，輕檔案的質(zhì)量，最重要的是需要從轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想觀念，樹立檔案管理工作的重要性和危機感，意識到檔案管理工作市場化的需要。另外需要使用合理的檔案開發(fā)技術(shù)，使得檔案的數(shù)量和質(zhì)量能夠同步提高。在面對信息時代下檔案工作需要主動學習，積極進行檔案工作的改革和調(diào)整，適應新時代的要求。

（二）提高檔案管理人才隊伍的素質(zhì)

進行檔案工作人員的篩選優(yōu)化。對于檔案管理人員存在的素質(zhì)不高的問題，首先需要對現(xiàn)有的檔案工作人員進行甄選，剔除檔案管理工作中缺乏工作熱情，工作態(tài)度消極，工作技能嚴重不過關(guān)和玩忽職守的人員，保證整體檔案管理隊伍的先進性和積極性。

進行科學的檔案工作人員學習管理。檔案室管理人員需要從自身出發(fā)，認識到檔案管理人員工作中存在的問題，需要根據(jù)檔案室的實際情況，進行細致嚴格的檔案管理人員的工作管理，制定出合理的檔案管理工作的規(guī)章制度，明確各部門工作人員的工作內(nèi)容和職責。同時需要進行定期檔案管理人員的工作技能培訓，對于新行業(yè)新領域的進行足夠的培訓學習，同時要求工作人員不斷完善自身的知識結(jié)構(gòu)，即使不能做到所有行業(yè)的檔案管理工作都能很好的完成，至少要在一些常見的行業(yè)和部分新興行業(yè)上做到檔案管理工作技能達標。

（三）完善檔案的信息化處理工作

對于龐大的檔案信息化處理工作，需要根據(jù)檔案實際情況進行合理安排選擇，有計劃有步驟的漸進式的完成信息化處理。一般來說，對于館藏中使用頻率較高、影響范圍較大、具有代表性的、數(shù)字化價值較大的部分檔案優(yōu)先進行信息化處理。之后在根據(jù)檔案進行信息化處理的難度由易到難進行選擇進行處理。通常來說，檔案紙面平整、紙張厚度適宜、紙張彈性適宜、易于進行高速掃描的優(yōu)先進行。同時需要進行檔案分類和統(tǒng)計等數(shù)據(jù)庫處理，選擇合適的數(shù)據(jù)庫種類，方便數(shù)字化后的檔案便于使用、查閱等。

三、結(jié)語

信息時代下的基層檔案管理應該首先轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想觀念，樹立積極主動的工作服務態(tài)度，主動迎接和面對新形勢下的工作內(nèi)容和方式的轉(zhuǎn)變；需要加強檔案管理工作人員的人才隊伍的建設和優(yōu)化，對于工作態(tài)度消極、工作技能嚴重匱乏的人員進行優(yōu)化，為滿足信息化的檔案管理工作需要定期進行人員培訓和學習，尤其是一些新興行業(yè)的檔案管理工作的學習培訓；在進行檔案的信息化工作時需要按照檔案的社會效益等標準優(yōu)先進行處理，按照由易到難的順序有計劃的進行信息化處理工作。

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