淺談高等職業院校教學秘書應備素質

吳 敏

蘇州經貿職業技術學院 江蘇蘇州 215009

淺談高等職業院校教學秘書應備素質

吳 敏

蘇州經貿職業技術學院 江蘇蘇州 215009

高校教學秘書承擔著繁重的教學輔助工作，是確保教學正常運行的重要角色，教學秘書素質的高低直接影響到教學工作質量及管理水平。本文重點研究一個良好的教學秘書應該具備的基本素質。

教學秘書；教學管理；崗位職責；基本素質

高等職業教育擔負著培養高技能人才的重要任務，培養人才的中心環節就是教學，教學秘書作為二級學院教學管理隊伍的重要組成部分，在教學運行中起到舉足輕重的作用。對上是教學院長的助手，對下是聯系全體教師和學生的紐帶。所以，教學秘書的基本素質，直接影響教學工作質量與管理水平。

一、教學秘書的崗位職責

根據高等職業技術學校教學秘書崗位職責要求，二級學院教學秘書不僅是學校教學任務的執行者，同時還是教學任務的管理者。工作量繁重復雜，工作難度較大，具體有以下職責：

（一）做好教學運行的準備工作

開學初期，要協助教學院長編制本學期的教學計劃，同時要督促各系（教研室）制定和落實各專業的授課計劃總表、分表，實訓計劃；根據人才培養計劃編寫人才培養方案，編制教學進程，統計教材申報，落實教學任務，同時配合教研室落實教學計劃所列的課程，在此基礎上編制本院專業課表并維護課表正常運行。協助教學副院長做好期初教學檢查，并及時反饋質控辦。

（二）保障日常教學運行的管理工作

日常教學運行的管理工作比較繁瑣復雜。具體有以下內容：安排各系（部）填寫教學安排表，教學任務聘書，教學情況登記表，教學工作量統計表，教學內容、考試內容、教學方式改革登記表；做好期初教學資料（聽課記錄、教研室臺賬、督導臺賬、教案、教材，實驗實訓計劃等）的收發和保管工作。組織安排期初補考、畢業補考，期末考試和社會監考工作；根據教務處的要求，做好各類報表、材料的填報、匯總工作；按照教學管理規定處理日常調課、停課事宜，并做好調停課表的備案和報送工作；對于學生管理部分，從學籍管理、學生考勤匯總，學生學習成績錄入提交到學生資料保管等有關工作；在教學運行過程中，還要處理學生休學、復學、轉專業、轉院系等工作。辦理免修、重修等工作，由主管院長批準后報學校教務處備案；做好試卷的審批、送印、取回、分發做好教室的分；做好監考的安排，巡查，試卷的回收保管等工作。

（三）落實教學質量監控工作

教學質量是學校教學工作的重中之重。每個學校都有自己的一套教學質量監控和評價體系。教學秘書不僅要協助教學院長起草計劃，檢查計劃落實情況，同時還負責與教學督導，教學巡視員以及學生信息員聯系，召開學生信息員會議，聽取對教學工作的反饋意見，并及時和相關老師溝通，同時還要組織學生評教，督導評教，檢查教師教案，聽課筆記，抽查學生作業情況，然后，匯總信息反饋給質控辦。

（四）教學改革教科研的協助工作

教學改革涉及面比較廣泛，比如人才培養方案優化、實踐教學改革、精品課程建設、教學方法、精品教材建設等諸多環節。教學秘書在教學改革中可以為教師提供相關教學數據，準備教學資料，分析教學問題，提出整改建議，協助教改課題管理等。對于科研管理，教學秘書也起到重要協助作用。主要是組織并指導各系申報年度科研項目；掌握科研項目的組織落實情況和進展情況；及時向學校提供本院科研工作中的典型材料；做好科研成果的年度統計和評定準備工作；協助組織院內學生開展學術講座活動；組織本院學生參加相關外聘專家講座活動。

二、教學秘書應具備的基本素質

（一）思想政治素質

高等教育是培養祖國棟梁的地方，無論是教師還是教學輔助人員，思想政治覺悟應當放在第一位。作為一名高校的教務秘書，直接和學生打交道，言行舉止都代表著高校的形象，也傳遞著國家的教育理念，所以，思想政治覺悟要和黨中央保持高度一致，必須具有堅定、正確的政治方向，堅持黨的四項基本原則和各項教育方針政策，擁有高尚的思想品質，科學的世界觀、人生觀和價值觀，為人師表，光明磊落，自覺地用馬列主義、毛澤東思想及鄧小平理論來指導自己的言行，在實踐中貫徹“三個代表”重要思想。切實落實習總書記“二學一做”的要求。

（二）職業道德素質

教學秘書所做的一切工作都是為教師和學生服務的工作，這就要求教學秘書要有良好的職業道德，要有服務意識和敢為人梯的精神。我們學校的前任教務處長曾經說過，所有高職院校中最繁雜的工作崗位就是教學秘書崗位，工作范圍廣，涉及內容多，工作事務瑣碎，如果沒有一種樂于吃苦甘于奉獻的精神，是不可能做好教學秘書工作的。教學質量是學校生存和發展的基礎，是學校的生命線，保證和提高教育教學質量和人才培養質量是學校永恒的主題。而這些，都離不開教學管理人員對教學管理工作的忠誠和熱愛。教學秘書要有強烈的使命感和責任感，明確肩上的重任，更要有敬業奉獻和吃苦耐勞的精神，甘作無名英雄，兢兢業業地、踏踏實實地完成工作。

（三）業務能力素質

高校教學秘書完成教學管理工作的效率與他們的業務能力直接相關。教學管理管理工作的知識化、現代化，不但要求他們具有較寬泛的知識素質，同時還要有運用知識發現問題和解決問題的能力。隨著教育改革的深入，教學管理越來越規范化，教學秘書承擔的工作千頭萬緒，如何在時間緊、任務重的條件下出色地完成工作，對教學秘書提出了更高的要求，具體而言包括：

1、教學管理能力。教學秘書作為領導的參謀和助手，向上接受學校教務處的直接領導，如果沒有良好的管理能力，而只是被動接受教務處下達任務，然后作為傳聲器傳達給領導和教師，往往工作會很繁雜，且會陷于無窮盡的應付的尷尬局面。要想妥善安排，想對學校紛繁的工作事務駕輕就熟，就必須具有良好的管理能力。要善于從繁雜的教學事務中找出各時段各學期的常規性事務，提前制定工作計劃，然后根據計劃主動出擊，這樣才能游刃有余。

2、思維應變能力。對于時間緊，任務重的突擊性工作，要求教學秘書反應要快，思路要清楚，能夠迅速抓住事件的重點，調動平時工作中的各種信息資料，然后根據個人工作經驗、結合對工作任務熟悉程度來完成。比如外請教師突然發生事故不能來上課了，教學秘書要及時安頓后學生，然后快速抽掉相關老師頂上去，以至于不影響正常的教學工作。這就要求教學秘書要在平時的工作中善于積累可能有用的各種信息資料，同時加以妥善的保管，在發生事件時能夠隨時應對；對教學管理業務非常熟悉，這樣碰到突擊性任務才可以從容應對，遇事不慌。

3、溝通協調能力

教學秘書不僅要和院系領導打交道，同時還直接和本院系全體專兼職教師及全院學生以及相關職能部門老師打交道，這就要求教學秘書必須具有良好的溝通協調能力。只有和相關人員保持良好的溝通，才能得到理解與支持，才能有良好的工作氛圍。因此，這就要求教學秘書在工作中，既要明確給自己定好位，同時也要能夠協調好其他同事，做到：在協調中到位而不越位，參與而不干預，出謀而不決策，處理和老師及學生的關系要善于從多角度考慮，和諧地處理好與上級主管部門、院系領導、本院系教師和學生的關系。對于學生的管理也應以人為本，把學生當成自己的孩子和朋友，能夠換位思考，為師生們創造和諧的教學環境。

4、文書表達能力

教學秘書是本學院教學領導的助手，經常參與起草本部門教學管理規定，擬定教學文書，制定教學計劃，撰寫教學總結，擬制各種通訊，通知，申請報告等，這些文書的撰寫不僅要求表達意思要準確，還要言簡意賅，行文流暢，不夸大自己的工作成績也不埋沒工作的辛苦，但又不要讓人感覺就是羅列工作內容，文字堆砌，這就要求教學秘書要具有很好的文字表達能力，讓領導看工作計劃和總結時似在閱讀散文一樣輕松，在師生看通訊報道時如閱讀詩歌一般愉快。

（四）心理素質

教學秘書的崗位，必須具備良好的心理素質。因為教學秘書的工作是為他人做嫁衣的工作，永遠的綠葉。當一線教師取得了教科研項目時，要能夠及時調整自己的心態，雖然，你可能為這個項目也付出了努力，但要明確你的工作是輔助性的，是教學舞臺上的配角，專業老師才是教學舞臺的主角，正是由于專業老師的辛勤耕耘，刻苦鉆研，才能為學校培養出一批批優秀的人才，我們的教育事業才得以發展和延續。另外，隨著經濟社會的持續快速發展和知識經濟的更新，教學秘書工作的快節奏和高壓力，都對其心理素質提出了更高的要求。教學秘書工作的特殊性，工作內容的繁雜性，工作性質的輔助性又常常使教學秘書處于各種矛盾之中，承受著巨大的心理壓力。沒有健全心理品質的人是很難勝任這一工作的。因此，心理素質是教學秘書的必備素質之一。

綜上所述，教學秘書在教學管理工作中，具有舉足輕重的作用。不僅要有全局觀念，高度的思想政治素質，還要具有較強的業務素質以及甘做綠葉的職業道德和心理素質。

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吳敏（1969年8月——），女，漢族，江蘇徐州人，蘇州大學法學院碩士研究生，現為蘇州經貿職業技術學院人文社科與旅游管理學院，秘書，研究方向行政法。