新形勢下高校教學教務管理流程分析及優化研究

徐慶佳

新形勢下高校教學教務管理流程分析及優化研究

徐慶佳

流程管理應用于高校教學教務管理工作，對于提高管理效率、營造良好的教學環境具有重要意義。本文對高校教學教務管理流程進行了分析，并針對存在問題的優化策略進行了探討。

新形勢 高校 教學教務管理 流程 分析 優化

一、高校教學教務管理流程分析

教學活動是高校工作的核心，而教學教務管理則為教學制定規則、創造環境、增強動力，從這個意義上講，教學教務管理是高校管理工作的核心，它包括宏觀上目標意義的確立，也包含具體行為的管理。從職能上講，教學教務管理的主要內容為招生錄取、教學計劃的制定與調整、教學活動規則的制定，以及選課、考試、成績、學籍、教學質量的管理和教學創新改革的推進等[1]。當前在高校教學教務管理中，還存在諸多與高校發展形勢不相適應之處，具體表現在以下幾個方面。

（一）過于僵化

在傳統管理理念下，認為教學教務的管理工作是自上而下的、行政性的、事務性的工作，是各個管理條塊的總和。這種理念是缺乏高度的、被動性的、僵化的。當前形勢下，高校辦學理念在逐步提升，高校改革在深入推進，加之招生規模的擴大，教學目標的更新，傳統的教學教務管理面臨著嚴峻的挑戰。另一方面，在管理體制和機構設置上，高校正在深化改革，機構精簡和科學化管理已成為趨勢。在雙重壓力下，高校的教學教務管理的任務十分艱巨。在高校改革中，以人為本越來越受到重視并逐步體現于改革行動中，此處的以人為本，多指的是學生和教師，而對如何在“管理管理者”中體現以人為本，則研究不多，重視不夠，這也是導致教學教務管理改革相對滯后的重要原因之一。

（二）條塊分割

在高校現有的教學教務管理組織架構上，金字塔式、職能型的特點鮮明，即按照自上而下的模式，將教學教務管理的整體流程由各個職能管理部門分解，在這種模式下，流程呈條塊分割的態勢，細節被強化，部門職能被強化，但整體性被掩蓋或淡化[2]。條塊分割使管理主體之間存在職能的重疊和缺位現象并存，各條塊的目標容易出現沖突和矛盾，導致整體目標的實現得不到有效保障。同時，條塊分割和層級重疊提高了管理的成本，也使信息傳達和指令貫徹不夠暢通。從院系的管理層級來看，其教學教務管理人員與學生人數的比例一般為1：500左右，院系的管理部門向上面對高校多個職能部門，向下面對一兩千名學生，一方面需要承接學校多個職能部門的指令，一方面又要向上千名學生傳達到位，還要采集和向上反饋學生方面的信息，這種模式低效而重復，使其成為高校整體教學教務管理中的梗阻。大量的上傳下達任務使管理人員疲于應對，而無力對教學過程進行科學有效的監管。

（三）信息化水平不高

隨著現代信息技術的快速發展，當前在各個領域都在推進信息化管理。針對當前高校教學教務管理的復雜性和艱巨性，加快推進信息化是有效的破解之道。但是，當前在高校教學教務管理方面，信息化建設仍顯滯后，突出表現在理論研究不足、程序開發不夠、建設資金短缺、缺乏相應機構等方面。當前在教學教務管理方面的信息化，大多僅體現于成品軟件和程序的采購與應用。這些軟件雷同化嚴重。但是各高校辦學理念、發展戰略、專業特色等各不相同，而這些差異性特點不能有效體現于信息化建設中，使信息化建設個性化不足，這一方面使高校教學教務管理與學校戰略不能有效結合，一方面使軟件大量功能閑置和浪費。

（四）隊伍薄弱

許多高校將教學教務管理視同一般性的事務管理崗位，對待這些管理人員，在教育培訓、職級晉升、經濟待遇等方面與教師崗位相比較有較大的差距。也由于存在這種認識，高校在教學教務管理的人員安排上也存在較大的隨意性，對人員的學歷水平、專業素質等方面要求過于寬松，有的甚至將教學教務管理崗位作為安排人員的調劑性崗位，這一方面導致管理隊伍水平參差不齊，一方面使管理人員感覺不被重視，再加上工作壓力大，人員流動頻繁，使教學教務管理隊伍很不穩定，影響了管理的效率與水平。

二、高校教學教務管理流程優化策略

流程化管理起源于西方的企業管理，目前國內在管理上已廣泛應用這種理念和模式，涵蓋了企業、事業等諸多領域。在企業流程管理中，其內涵是把客戶作為中心，對生產經營的流程進行效率化改造，使產品實現最大程度的增值。在高校教學教務管理中應用流程化管理，借鑒了企業流程管理的理念，即圍繞以人為本，將學生的成長成才作為“增值”點，推動管理流程由繁雜變為簡潔，由隨意性變為制度性，從而提高管理效率，為教學工作和學生成長創造良好的環境。

（一）確定核心流程

在企業流程管理中，核心流程指的是以客戶為中心，創造價值的服務或生產的流程。而在高校教學教務管理中，核心流程是指以學生全面成長成才為中心，圍繞創造良好環境和條件所確定的管理流程。以學生為中心，管理流程就要貫穿于學生在校學習的全過程。學生通過招生錄取進入學校，要進行登記注冊，獲得學籍后，開始進入到專業教學的環節，之后是學習成績的獲得、整理與分析，再根據高校有關學籍的管理規定對學生的學籍進行相應處理，符合規定的，進入下一環節的選課和教學過程；如學生成績不符合有關學籍管理的規定，則要采取一定措施，如在規定時間內修滿規定的一定學分，然后進入結業或畢業的環節。該流程緊緊圍繞學生學習的各個環節，可有效保障學生有序開展學習活動，為獲取知識、全面成長奠定堅實基礎。

（二）流程分析

首先要根據核心管理流程，對教學教務管理的具體業務流程的各個項目進行梳理，區分出教學教務管理部門內部的項目，以及教學教務管理部門與學校其他部門之間的流程項目。然后，再利用流程信息矩陣圖表對教學教務管理流程的內容進行識別，按照識別出的內容，對流程范圍、運行規則、運行方式進行設定；亦可運用流程主體矩陣圖表對流程主體職責、關系等進行識別，對流程運行的實施主體與協助主體的關系進行分析，在此基礎上建構責任鏈。通過以上分析，可對流程信息的分布得出結論，如在教學管理與學籍管理的流程中，項目和信息數量較多，基于此，在教學教務管理流程設計中，可將這兩個環節當作重點流程進行關鍵性設計；按流程主體分析，院系級別的教學教務管理環節項目最多，說明院系級別的教學教務管理是整個流程的關鍵。因此，應將流程優化的重點放在院系級的教學教務管理環節。

（三）流程優化

管理流程的優化，一切圍繞總體目標來進行，因為目標是達成價值的重要載體。針對當前高校在教學教務管理中存在的問題，流程的優化就是要發現問題、梳理問題、分析問題，實現管理的制度化、規范化，提高管理效率，從而減少管理成本，縮短管理周期，最終確保師生價值的實現。

為實現這一目標，要通過以上梳理和分析，再綜合分析流程管理中的各制約因素，采取優化流程的方法，對項目進行清除、整合、簡化等處理，以減少流程管理的周期，并推動建立流程運行的自動化機制。在優化過程中，應緊密結合高校發展戰略、教學目標等宏觀指導性原則，緊緊圍繞以人為本的理念，并使流程更加具備關聯性、連續性以及完整性。

在高校現有職能型的教學教務管理組織架構下，由于層級過多、力量分布不平衡、信息傳輸不通暢，影響了管理的效率。因此，要結合流程管理的要求對管理的組織機構進行優化設置，具體為：綜合管理辦公室、信息化中心、學生管理中心、教學管理辦公室和教研辦公室等。對每個組織機構的負責人進行明確，再由機構負責人聯合組成流程管理委員會，使其在行使本機構流程管理職責的基礎上負責機構間流程運行的協調。每個機構的組成人員除固定人員外，再吸納流程運行的相關人員，組成以流程運行為中心的管理和服務團隊。信息中心負責為整個流程的運行提供信息技術的系統支持，信息系統在各環節管理業務的支撐下自動運行，形成工作流，避免因人為因素降低管理效率，減少管理差錯。總之，組織機構的設立與職責的確定一切圍繞流程管理來確定，使決策、響應的效率實現最大化，保障師生價值的實現。

三、結語

在企業中，流程化管理在提升生產經營效率、提高客戶的滿意度和節本增效方面發揮著重要作用。流程管理應用于高校教學教務管理工作，對于改變過去層級過多、信息傳遞不暢、效率低下等問題也有著重要意義。由于體制的慣性原因，對流程的局部優化是較為現實的選擇。隨著高校改革的深入推進，以流程管理為核心，以提高效率、提升層次為目標對組織架構進行重組和調整也勢在必行。

[1]林小芳,陸春艷,韓小祥等．信息技術下A學院教務管理簡約流程的實現[J]．北京城市學院學報,2012,(6)：63～66,59．

[2]劉惠玲．業務流程再造在昌吉學院教務管理中的應用研究[D]．石河子大學,2014．

(作者單位：廣東科學技術職業學院)

徐慶佳（1987-），女，漢族，廣東揭陽人，研究方向：辦公室人力資源管理、高校教學教務管理研究。