試論新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考

田 曼

大慶市龍鳳區(qū)政府大樓

試論新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考

田 曼

大慶市龍鳳區(qū)政府大樓

在信息社會(huì)環(huán)境下，檔案工作面臨著新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，加強(qiáng)檔案管理，維護(hù)檔案安全與完整，是新形勢下檔案工作的基本要求。本文主要對新形勢下檔案“完整安全原則”進(jìn)行再思考，以促進(jìn)檔案價(jià)值的有效發(fā)揮，提高檔案工作效率及服務(wù)質(zhì)量。

新形勢；檔案工作；完整安全原則

檔案工作是國家檔案事業(yè)中的基本組成部分，以檔案為管理對象，主要為檔案利用者提供服務(wù)，有助于維護(hù)歷史真實(shí)面貌，滲透于人類社會(huì)生產(chǎn)生活的各個(gè)方面。檔案具有一定的憑證作用和法律效率，具有可靠性和廣泛性，檔案工作性質(zhì)決定了檔案必須保證完整、真實(shí)且安全。尤其是當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技飛速發(fā)展，社會(huì)形勢日益復(fù)雜，加大力度對檔案“完整安全原則”進(jìn)行深入思考，在提高檔案工作有效性方面具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案生存面臨新挑戰(zhàn)

一是電子文檔的生成環(huán)境復(fù)雜。因?yàn)槿狈y(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)模型，致使各地各部門如雨后春筍般涌現(xiàn)出來的辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)工程形成了各自為政的局面。二是電子文檔的網(wǎng)絡(luò)化管理存在突出問題。多數(shù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)沒有文書、檔案部門參加。三是電子文檔的長久保管存在障礙。日新月異的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)使電子文檔的技術(shù)環(huán)境及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)變得更加復(fù)雜。

二、檔案完整安全面臨新課題

新的信息技術(shù)環(huán)境下，電子檔案完整、安全的內(nèi)涵發(fā)生了變化，維護(hù)電子檔案完整、安全的具體要求也發(fā)生變化，這就給檔案完整與安全的保障工作提出了新的課題。

一是新形勢下檔案的完整。數(shù)字化條件下，電子文檔經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，極易丟失；電子文檔自身信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜，存儲(chǔ)方式多樣；電子文檔的背景信息伴隨著處理過程而不斷增加，而且存儲(chǔ)分散，很容易丟失。二是新形勢下檔案的安全。電子檔案對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性及信息內(nèi)容的易更改性，使檔案信息的原始性難于保障；電子檔案的信息特性和載體物化性，使其保護(hù)技術(shù)更加艱難復(fù)雜；網(wǎng)絡(luò)空間的復(fù)雜性使電子檔案的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)更為嚴(yán)峻。

三、對“完整安全原則”的再認(rèn)識

在新形勢下，檔案完整、安全的內(nèi)涵及其維護(hù)的具體要求都發(fā)生了變化，原有檔案工作的“完整安全原則”需要從新的角度去加以闡述。筆者認(rèn)為，對“完整安全原則”的表述，其主要內(nèi)容包括兩個(gè)方面。

一方面，維護(hù)電子檔案的完整。電子文件由于其特殊的形成規(guī)律和文件生命周期的運(yùn)轉(zhuǎn)形態(tài)，將以往的“后工序”提前至文件形階段，加之電子文件本身的技術(shù)特征，載體形式的多樣性，以及計(jì)算機(jī)管理的特殊要求，使電子文件的收集、鑒定、歸檔和整理工作內(nèi)容更加豐富。另一方面，維護(hù)電子檔案的安全。檔案保護(hù)的重點(diǎn)由檔案實(shí)體安全轉(zhuǎn)向了檔案信息安全，電子檔案具有的各種特性給檔案保護(hù)工作提出了新的課題。

四、維護(hù)檔案完整安全的有效策略

（一）加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化檔案完整安全意識。在現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，為切實(shí)維護(hù)檔案完整安全，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案工作的實(shí)際情況，積極建立健全檔案工作體系，加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化社會(huì)群體對于維護(hù)檔案完整安全的認(rèn)知，將檔案保護(hù)的責(zé)任意識、憂患意識、法制意識等充分融入到檔案工作價(jià)值體系中，營造優(yōu)良的檔案完整安全保護(hù)環(huán)境，促進(jìn)檔案安全保護(hù)工作的順利開展，促進(jìn)檔案在社會(huì)運(yùn)行過程中的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的有效發(fā)揮。

（二）積極改進(jìn)檔案工作設(shè)施設(shè)備。在維護(hù)檔案完整與安全的過程中，應(yīng)當(dāng)積極爭取上級領(lǐng)導(dǎo)部門的認(rèn)可和支持，將檔案安全工作納入到日常工作體系中，將檔案安全體系建設(shè)納入到檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，并積極改進(jìn)檔案工作設(shè)施設(shè)備，為檔案安全體系建設(shè)工作的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在構(gòu)建檔案安全體系后，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案工作的實(shí)際情況，明確檔案工作的實(shí)施目標(biāo)，并以此為依據(jù)，采取適宜且高效的實(shí)施措施，推進(jìn)檔案安全保護(hù)工作的順利開展。與此同時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)定期對檔案安全體系建設(shè)情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，制定檔案安全管理責(zé)任書，將檔案安全管理工作落到實(shí)處，制定有效的考核指標(biāo)，通過自查、抽查與考核三種方式的密切配合，確保各部門認(rèn)識到檔案安全保護(hù)的重要性，積極主動(dòng)投入到檔案安全管理工作中，維護(hù)檔案完整與安全。

（三）加強(qiáng)檔案工作人才培養(yǎng)。當(dāng)前社會(huì)發(fā)展形勢下，各級檔案部門普遍面臨著重點(diǎn)檔案搶救任務(wù)急、數(shù)量多、專業(yè)人員不足等問題，嚴(yán)重影響檔案工作效率。在多種因素的影響和限制下，各級綜合檔案館只得將重點(diǎn)檔案搶救任務(wù)外包，但此種方式難以對檔案安全進(jìn)行有效的監(jiān)管和控制，嚴(yán)重制約著檔案的完整性與安全性。為進(jìn)一步維護(hù)檔案完整與安全，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作人才培養(yǎng)，建立檔案安全保護(hù)體系，充實(shí)檔案安全保護(hù)的人才信息庫，最大程度上滿足檔案安全保護(hù)工作的發(fā)展需求，維護(hù)檔案完整與安全，推進(jìn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

（四）優(yōu)化檔案保護(hù)管理環(huán)境。在維護(hù)檔案完整與安全的過程中，應(yīng)當(dāng)積極改善檔案庫房保管條件，加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)，為檔案安全保護(hù)創(chuàng)造優(yōu)良的環(huán)境。應(yīng)當(dāng)將檔案庫房與辦公室進(jìn)行有序分離，檔案庫房內(nèi)不應(yīng)存放雜物，檔案庫房應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固且牢靠，門窗淫蕩具有良好的密閉型，檔案庫房影響原理火源、水源和污染源，并滿足國家檔案管理的相關(guān)防火、防塵、防潮等要求。

檔案庫與其他建筑房屋的隔墻均要采用防火墻，庫內(nèi)還要有消防裝置，庫房內(nèi)要掛遮光窗簾，有了合乎要求的庫房還要有適合的現(xiàn)代化的裝具和設(shè)備。檔案裝具也應(yīng)堅(jiān)固耐久，便于管理。庫房適合安裝安全封閉、防光、防塵的檔案柜和密集架，庫房內(nèi)有空調(diào)、報(bào)警系統(tǒng)、干濕溫度表、滅火器設(shè)備以及閉路電視監(jiān)視系統(tǒng)，電子檔案配備防磁柜，使檔案保存在舒適安全科學(xué)的保護(hù)設(shè)施內(nèi)。庫房具備了這些基本條件可為檔案的安全保管打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

五、結(jié)束語

總而言之，在新形勢下，維護(hù)檔案的完整與安全是推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的重要條件，檔案是在社會(huì)實(shí)踐中直接形成的，有助于維護(hù)歷史真實(shí)面貌。在檔案安全體系建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)采取有效措施加強(qiáng)安全管理，堅(jiān)持預(yù)防為主，防治結(jié)合，將安全作為第一要素，加強(qiáng)檔案安全保護(hù)，保證檔案的完整性與安全性，確保檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值得以有效發(fā)揮。

［1］周鴻. 電子文檔管理的現(xiàn)狀、特點(diǎn)以及建議［J］. 辦公室業(yè)務(wù). 2015（02）