冶金高校科技檔案分類之我見(jiàn)

文/遼寧科技大學(xué) 楊曉慧

冶金高校科技檔案分類之我見(jiàn)

文/遼寧科技大學(xué) 楊曉慧

科技檔案分類，是檔案管理學(xué)的重要組成部分；是科技檔案管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)；是有效管理科技檔案的基本方法。科技檔案分類的目的在于應(yīng)用。科學(xué)分類能迅速而準(zhǔn)確地提供利用。本文結(jié)合工作實(shí)際，論述了對(duì)冶金高校科技檔案分類工作的認(rèn)識(shí)和實(shí)際應(yīng)用。

冶金高校；科技檔案；分類科技檔案分類原則應(yīng)遵循科學(xué)性、實(shí)用性和長(zhǎng)遠(yuǎn)性。科學(xué)性，就是要按分類學(xué)的一般原則，結(jié)合科學(xué)技術(shù)的客觀規(guī)律和本科學(xué)、本部門的特點(diǎn)進(jìn)行分門別類；實(shí)用性，就是便于保管、便于快速查找，層次清楚，簡(jiǎn)明扼要；長(zhǎng)遠(yuǎn)性，就是要結(jié)合本科學(xué)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，結(jié)合檔案管理現(xiàn)代化要求進(jìn)行分類。這三條原則是相輔相成的，是現(xiàn)代科技檔案分類必須遵循的，只有遵循這些原則，才能做到科學(xué)分類。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷革新，推動(dòng)了科技檔案管理的飛速發(fā)展和不斷變化，科技檔案也就相應(yīng)地出現(xiàn)許多新的分類方法。不同學(xué)科、不同類型、不同部門的科技檔案，有著不同自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，分類方法也有所不同。目前通常采用的分類方法有：按工程項(xiàng)目、產(chǎn)品型號(hào)、設(shè)備型號(hào)分類；按專題、專業(yè)分類；按地域、按體制、按時(shí)間分類等等。

根據(jù)科技檔案分類的原則，結(jié)合高校專業(yè)性強(qiáng)、學(xué)科較多的特點(diǎn)，我校采取了數(shù)字為代號(hào)，按學(xué)科分類的方法，通過(guò)認(rèn)真總結(jié)，以數(shù)字為代號(hào)，按學(xué)科分類有以下5個(gè)特點(diǎn)：

一、按學(xué)科分類可保持學(xué)科的系統(tǒng)性

我校是一所以工學(xué)為主，涵蓋工學(xué)、理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、文學(xué)、法學(xué)、藝術(shù)7大門類的多科性大學(xué)。學(xué)校始建于1948年。1958年成立本科學(xué)院——鞍山鋼鐵學(xué)院，隸屬于原冶金工業(yè)部，是我國(guó)較早組建的冶金高校之一。我校現(xiàn)設(shè)有本科專業(yè)50個(gè)，省、部級(jí)重點(diǎn)學(xué)科5個(gè)，具有博士學(xué)位授予權(quán)的一級(jí)學(xué)科1個(gè)，二級(jí)學(xué)科6個(gè)，具有碩士學(xué)位授予權(quán)的一級(jí)學(xué)科9個(gè)，二級(jí)學(xué)科39個(gè)。在每年教學(xué)、科研時(shí)間中，都會(huì)產(chǎn)生一定數(shù)量的教學(xué)成果和科研成果，這些成果便是我校科技檔案的主體，這些檔案來(lái)自各個(gè)學(xué)科，如果按專業(yè)、按體制、按時(shí)間、按專題分類，都有弊端，如果把多學(xué)科的東西混雜在一起，給查找、利用造成一定困難。如果按學(xué)科分類，就把各個(gè)學(xué)科的教學(xué)成果和科研成果自然地匯集在一起。既便于查找，又便于利用。以科研類檔案為例：一個(gè)學(xué)科的科研成果，也就是這個(gè)學(xué)科的科技檔案，這些檔案既是一個(gè)專題的研究成果，也是這個(gè)學(xué)科的研究成果，那么這些研究成果，既有基礎(chǔ)理論研究，又有應(yīng)用研究，還有發(fā)明研究，這三類研究就構(gòu)成了這個(gè)學(xué)科的系統(tǒng)性。這樣，這個(gè)學(xué)科的科技檔案既體現(xiàn)了一個(gè)課題的完整系統(tǒng)性，也保持了每個(gè)學(xué)科科技檔案的相對(duì)獨(dú)立性和系統(tǒng)性，以及他們之間的有機(jī)聯(lián)系。

二、按學(xué)科分類能保持學(xué)科的聯(lián)系性

教學(xué)、科研工作連續(xù)性很強(qiáng)，比如教材的編寫、課題的研究都具有一定的連續(xù)性。例如：有些科研課題需要幾年、十幾年、幾十年才能完成；有的攻關(guān)課題需要幾代科技人員去連續(xù)完成；有的課題因故中斷或取得負(fù)結(jié)果的都要及時(shí)歸檔，這些重要的階段總結(jié)、試驗(yàn)記錄、論文、階段成果、研究的負(fù)結(jié)果都是寶貴的科技檔案，會(huì)給后來(lái)的科技人員研究提供借鑒。因此按學(xué)科分類，充分保持了學(xué)科成果研究的連續(xù)性和成套性，大大方便了科技人員的充分利用，同時(shí)為學(xué)科總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)展學(xué)科提供了方便條件。

三、按學(xué)科分類方便利用

第一，按學(xué)科分類，科技檔案存放順序和檔案分類方案是一致的，便于迅速查找，方面利用.第二，按學(xué)科分類，科研檔案既體現(xiàn)了每個(gè)科研課題的獨(dú)立性，又保持了學(xué)科的系統(tǒng)性、連續(xù)性，這樣既能滿足科技工作者的專題需要，也能滿足科技工作者涉獵大量成套性和系統(tǒng)性科技檔案的需要。第三，科技檔案有一定的保密性，特別是一些密級(jí)較高的科技檔案在一定時(shí)間內(nèi)，有一定的密級(jí)，按學(xué)科分類組卷，便于保密，方便利用。

四、按學(xué)科分類方便鑒定

按學(xué)科分類，保持了學(xué)科的獨(dú)立性、完整性、系統(tǒng)性，這樣就便于分析比較，便于鑒定。例如：一個(gè)學(xué)科的科研成果，標(biāo)志著這一學(xué)科在各個(gè)不同歷史時(shí)期的發(fā)展情況，這些研究成果檔案，無(wú)論是基礎(chǔ)理論研究，還是應(yīng)用研究和發(fā)展研究，它們之間存在著一定的內(nèi)在聯(lián)系，鑒定這些成果檔案的學(xué)術(shù)價(jià)值、歷史價(jià)值、實(shí)用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值時(shí)，必須分析它們之間的內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，才能正確評(píng)價(jià)這一研究成果檔案在科研工作中的地位和作用，從而得出正確鑒定科技檔案價(jià)值的結(jié)果。也就是說(shuō)，按學(xué)科分類，便于鑒定。

五、按學(xué)科分類便于信息化管理

管理科學(xué)有以下4個(gè)特征：即以決策作為管理的中心思想；要求對(duì)各種管理行為進(jìn)行定量的可行評(píng)價(jià)；大量應(yīng)用數(shù)學(xué)模型；廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)作為管理的主要技術(shù)手段。科技檔案管理現(xiàn)代化、計(jì)算機(jī)化、科學(xué)化是歷史的必然。不管我們現(xiàn)在條件具備與否，但在我們制定分類大綱時(shí)，必須遵循長(zhǎng)遠(yuǎn)的原則，考慮到信息化管理的因素。首先要注意做好科技檔案的基礎(chǔ)工作和標(biāo)準(zhǔn)化工作，逐步由手工管理向計(jì)算機(jī)信息化管理過(guò)渡。科技檔案分類不科學(xué)、不合理會(huì)造成檔案前期處理工作繁重，勢(shì)必給檔案管理的信息化建設(shè)造成困難，因此延誤信息化管理的時(shí)間。按學(xué)科分類案卷專題性強(qiáng)，便于信息化管理。

事物都是一分為二的，按學(xué)科分類，有一定優(yōu)點(diǎn)，有一定的科學(xué)性和適用性。但也有其弊端。其一，分類層次較多，一般需要四層，這樣分類號(hào)多和號(hào)碼較長(zhǎng)，在不熟悉代碼含義的情況下，不能一目了然。其二，排架時(shí)箱內(nèi)需留有一定空間，一定時(shí)間需倒架，案卷所在箱不能長(zhǎng)期固定。

總之，按學(xué)科分類，有它一定的科學(xué)性和實(shí)用性，由于受筆者的主觀和客觀條件所限，對(duì)學(xué)科分類的特點(diǎn)揭示和闡述的還不夠確切和深透，所以按學(xué)科分類是不是目前諸分類法中的最佳方案，還有待進(jìn)一步探討。