新時期建筑企業人事檔案管理存在的問題及對策

雍 凱

（云南建投綠色高性能混凝土股份有限公司，云南 昆明 650217）

進入新時期后，企業之間的競爭實質上可以看作是人才之間的競爭，在激烈的市場競爭當中，企業想要獲得競爭優勢，就必須取得人才上的優勢，而這一點必須通過企業的人事檔案管理來實現。近年來，建筑企業的人事檔案管理邁入了新的階段，企業應當根據《中華人民共和國檔案法》來依法進行人事檔案管理工作，對人事資料進行收集、整理和保管，并以此來優化人力資源配置，充分發揮人事檔案管理的作用。但就實際情況來看，建筑企業在人事檔案管理工作中不可避免地存在一些問題，面對這些問題與缺陷，企業應當從實際出發，對問題進行分析，并探索出一定的解決措施，提高人事檔案管理的有效性，確保建筑企業的長期健康發展。

一、人事檔案管理概述

（一）概念

在企業當中，人事檔案是對一個人學習經歷、工作經歷以及政治面貌等資料的記錄和保存，是一項長期持續的活動，具備充分的邏輯性，是對一個人學習、工作軌跡的真實記錄。在建筑企業當中，人事檔案記錄了每個員工的工作經歷和工作狀態，通過人事檔案，能夠反映出員工的工作經驗和專業水平，當企業分配和調動人力資源時，人事檔案能夠起到重要作用。

（二）作用

人事檔案是對個人經歷的記錄，對于建筑企業來說有著重要作用。首先，人事檔案管理是選用人才的合理手段，在建筑企業當中，想要配置人力資源，選用合適的人才，就需要對人才有一個全面真實的了解，而人事檔案正是對人才個人經歷的客觀真實記錄，對于人才的選用有著良好的參考作用。而人事檔案同樣可以作為用人決策的有效參考，企業在對員工進行考核時，就可以利用人事檔案中的內容對員工進行綜合考量。其次，人事檔案管理是企業改善人力資源配置的有效手段。通過人事檔案對員工個人經歷的記錄，企業能夠大體明確員工的專業水平和個人能力，是企業改善人力資源配置時不可或缺的一項判斷依據。對于企業來說，想要獲得長久的發展，就必須保持企業的動態與活力，如果企業內部的人員、崗位一成不變，就會使得企業失去發展動力，因此，企業內部的人員和崗位必須是動態變化的。為了保證這種變化是良性的，企業就需要通過人力資源配置來選擇合適的人才來擔任合適的崗位，而人事檔案管理能夠實現對人才資料的共享，提高企業人力資源配置的合理性。最后，人事檔案管理能夠讓企業充分了解員工。對于企業來說，人事檔案就是對員工經歷的一個概括和總結，通過人事檔案管理，企業不僅能夠明確員工的工作能力和專業水平，還能夠明確員工的職業態度、政治覺悟以及道德品質等信息，讓企業對員工有一個充分的了解，有助于企業選擇具備綜合素質的人才，而不是盲目地根據員工的個人能力進行人力資源配置，是推動企業可持續發展的有效措施。

二、建筑企業人事檔案管理中的問題

（一）觀念意識落后

就目前來看，部分建筑企業對人事檔案管理的重要性沒有足夠的認知。在市場經濟模式下，建筑企業最為關心的點是企業的經濟效益，而人事檔案管理在短時間內并不能給企業帶來顯著的收益，因此大多數建筑企業對于人事檔案管理并不重視，所采用的人事檔案管理模式還相對落后，使用的依然是純手工的檔案管理模式或者是部分電子化的檔案管理模式。這類檔案管理模式的工作效率低，且無法保證檔案信息的準確性。在進行人事檔案管理時，由于手工的管理模式工作量大，且內容存在碎片化特點，常常會出現檔案信息錯誤的問題，且難以及時發現和改正，一旦出現這種狀況，就會對企業的人力資源管理造成阻礙，也會影響到員工的發展，給企業帶來負面影響。在檔案內容出現錯誤時，雖然手工的管理模式也能夠修正信息，但這種方式無疑會耗費大量的時間成本和人力成本，也會影響到人事檔案管理的工作進度。

（二）信息化水平低

建筑企業人事檔案管理信息化水平低的主要表現為兩點，一點是硬件配置不完善，雖然部分建筑企業已經認識到了人事檔案管理的重要性，并采用了信息化的管理模式，但并沒有配套一個完善的硬件設備體系，導致人事檔案管理無法全面信息化，影響了人事檔案管理的工作效率和人員調動、崗位變遷；信息化水平低另外一點體現在建筑企業缺少相關的信息化人才，對于建筑企業來說，人事檔案管理的分工往往顯得不明確，有的建筑企業沒有成立相應的管理部門，缺乏專業的檔案管理部門和人才。另外，在檔案信息的收集過程中，由于一些工作人員的專業知識不足以及對人事檔案管理理念的錯誤理解等原因，使得建筑企業在檔案管理方面仍然存在著很多問題。人事檔案管理工作具有一定的專業性和復雜性，但建筑企業沒有進行相應的技能培訓，導致管理人員缺乏專業技能，無法有效地進行人事檔案管理，影響人力資源管理工作。此外，作為一種專業性要求較高的技術，能夠熟練運用信息化技術專業人才很少，導致建筑企業在人事檔案管理方面的信息化水平較低，無法對管理工作進行有效的創新。

（三）智能化水平低

對于建筑企業來說，人事檔案管理不僅需要實現信息化，更要實現智能化，互聯網、人工智能等技術的發展和應用已經完全顛覆了傳統的人事檔案管理模式，人事檔案管理工作也步入了全新的階段。但是，我國的建筑企業大多還沒有采用人工智能技術，員工信息主要由紙質檔案記錄，在進行檔案查詢時大多也是手工查詢。但這種傳統的人事檔案管理模式已經無法滿足當前社會發展對建筑企業人事檔案管理工作提出的新要求。就目前來看，大多建筑企業都存在著人力資源不足以及人才結構不合理等問題，這使得建筑企業的管理水平低下、工作效率不高，這很大程度上是由于人事檔案管理問題所造成的。建筑企業智能化水平低的另一個表現是，人工智能技術在建筑企業檔案管理中的應用大多停留在基礎設施階段，只是簡單地使用相關的智能硬件，而沒有建立基于人工智能技術管理制度和軟件系統，使得建筑企業人事檔案管理的智能化流于表面。

（四）管理體制不完善

在長期的市場經濟模式下，我國建筑企業的人力資源管理觀念已經發生了一定的轉變，更加注重員工的專業能力和工作水平，對于員工，企業更傾向于使用簽訂勞動合同的方式來留住員工，而不是利用人事檔案對員工進行限制。在這一背景下，員工進入企業后需要簽訂勞動合同，而在合同到期后，員工可以自主選擇繼續工作還是離職，企業也可以對員工進行篩選，增強了員工的自主性。對于員工來說，在積累了一段時間的工作經驗后，他們更傾向于去大企業尋求更好的發展，在這種情況下，企業可能會為了自身的利益通過人事檔案來限制員工的行為，強行將員工留下，這就是我國人事檔案管理體系不完善的一種體現，而體系的不完善就容易出現棄檔、死檔的問題。

（五）檔案內容質量低

人事檔案管理工作并不是短期的事情，需要通過長時間的積累才能夠為企業的人力資源管理提供助力，為企業帶來經濟效益。但在市場經濟環境下，企業更為注重的是短期利益，因此對于人事檔案管理的重視程度并不高，也不會專門對人事檔案管理的方法模式進行探索和分析，大多是直接套用干部人事檔案管理的工作模式。但這種套用的模式無法有效應用到建筑企業的實際人事檔案管理工作當中，會對人事檔案管理的有效性造成影響。對于建筑企業來說，員工的人事檔案中內容占比更多的是學習記錄和培訓記錄，對于員工專業技能的考核評價以及員工的職業素養、道德意識等內容的占比很少。這就導致了人事檔案無法有效反映出員工的工作水平和工作能力，失去了人事檔案的本質作用。除此之外，人事檔案內容質量低的原因還體現在部分人事檔案中的內容資料存在虛假內容，使得人事檔案失去了真實性。在這種情況下，人事檔案完全失去了參考意義，嚴重阻礙了人事檔案管理的有效性。如果企業按照虛假的人事檔案進行人力資源管理，很容易出現能力與崗位不匹配的現象，給企業的發展造成負面影響。

三、建筑企業人事檔案管理的對策

（一）更新觀念意識

對于建筑企業來說，人事檔案管理雖然在短時間內無法給企業帶來顯著的經濟效益，但是對于企業的可持續發展卻有著重要意義，因此，建筑企業必須更新對人事檔案管理的觀念意識，認識到人事檔案管理的重要性。企業需要對人事檔案進行審核，對人事資料做到真實記錄，檔案遷入遷出時要確保其真實性。為了提高人事檔案管理的效率和準確性，建筑企業應當及時更新檔案管理模式，提高檔案管理的科學性與適用性，確保人事檔案管理工作能夠符合企業發展的需求。為了提高人事檔案管理的效果，建筑企業應當構建一個完善的人才數據庫，對員工的人事檔案進行分類記錄保存，方便后續的人力資源管理工作。此外，需要加強人事檔案管理的隱私性與安全性，對檔案管理系統進行加密，如果需要查閱檔案，則需要按照有關規定進行審核，避免檔案信息泄露。

（二）提高信息化水平

檔案管理的信息化是建筑企業人事檔案管理發展的必然趨勢，因此，企業必須不斷引進先進技術，實現人事檔案管理的全面信息化。就目前來看，部分建筑企業已經意識到了信息化的重要性，并且逐步開始了信息化進程，但對于信息化技術的使用僅僅停留在表面。為了解決這一問題，建筑企業在進行引進信息化技術時必須構建一個完善的人事檔案管理系統，依托于計算機技術實現人事檔案的動態管理和信息化管理。企業要搭建完善的人事信息平臺，統一數據格式，在方便查抄信息的同時提高信息的共享程度。對于建筑企業來說，檔案管理人員是人事檔案管理工作的一線實施人員，因此，工作人員的專業水平和專業能力直接影響了人事檔案管理的質量和效果。而針對缺少信息化人才這一點，企業應當加強對工作人員的培訓教育，在提高工作人員專業水平的同時讓其意識到信息化的重要性。在培訓過程中，不僅要培訓工作人員的檔案管理水平，還要培訓工作人員的信息技術水平，讓工作人員能夠更好地適應人事檔案管理的信息化進程。此外，還需要對工作人員的職業道德進行培養，樹立信息安全意識，確保人事檔案管理的隱私性和安全性。

（三）提高智能化水平

建筑企業在完成人事檔案管理的信息化后，就應當提高人事檔案管理的智能化水平，以此來進一步提高工作效率和質量。為了實現這一點，企業應當建立一個完善的智慧檔案館，加強對人工智能技術的應用。隨著信息技術的不斷發展，當今世界的信息數據每天都在以指數級增加，對于建筑企業來說同樣如此，大量的人事檔案資料導致信息難以檢索，為此，企業需要利用人工智能來提高信息檢索效率。

（四）完善管理體制

相較于西方發達國家，我國建筑企業的人事檔案管理體制還較為落后，因此，企業應當吸取經驗，并進行本土化改良。建筑企業需要依照國家法律法規來完善管理體制，強化人事檔案管理的保密制度，并且將人力資源管理部門獨立出來，以便于人事檔案管理效率的提升。企業應當加強人事檔案管理的適用性和可信度，采用更為合理的方式進行人事檔案管理工作，避免利用人事檔案對員工進行制約的行為。

（五）提高檔案內容質量

進入新時期后，建筑企業人事檔案的內容也應當不斷地豐富和發展，在人事檔案中，應當對員工的專業能力、職業素養以及道德意識等指標進行全面記錄，重點關注員工的工作能力以及自身性格，同時記錄好員工的業績和專長，提高人事檔案信息的可用性。此外，建筑企業還需要加強人事檔案信息的真實性，加強對檔案記錄過程的監督以及審核，在記錄評語過程中，避免主觀因素的出現，確保對員工信息的真實記錄，提高檔案的可信度。

四、結束語

進入新時期后，人事檔案管理在建筑企業中的地位越發凸顯，是企業贏得市場競爭，實現可持續發展的關鍵所在。但在建筑企業人事檔案管理當中還存在一定的問題，因此，企業必須解決這些問題，推動人事檔案管理的創新和發展。