關(guān)于加強干部檔案管理信息化建設(shè)的思考

文/福建晉江市政府干部檔案管理中心 吳秋燕

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關(guān)于加強干部檔案管理信息化建設(shè)的思考

文/福建晉江市政府干部檔案管理中心 吳秋燕

【摘要】本文以晉江市為例，分析當(dāng)前干部檔案信息化管理建設(shè)的現(xiàn)狀、困境，并對如何加強干部檔案管理信息化建設(shè)提出對策。

【關(guān)鍵詞】干部檔案；現(xiàn)狀；困境；建議

網(wǎng)絡(luò)時代，傳統(tǒng)的手工管理模式已嚴重滯后組織人事工作對干部檔案工作的新要求，要突破這一局限唯有加快推進干部檔案管理信息化建設(shè)。下面圍繞晉江市的干部檔案管理信息化建設(shè)，進行一些初步的研究和思考，與同仁共勉。

一、晉江市干部檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

目前，晉江市干部檔案管理工作仍然采用傳統(tǒng)的手工管理模式，干部檔案信息化建設(shè)相對滯后。

（一）干部檔案目錄主要延續(xù)手抄。除了要轉(zhuǎn)遞給上級部門的干部檔案采用電子目錄，其他干部檔案目錄全部都是手抄的，這樣一來，同一卷干部檔案在經(jīng)過不同工作人員的整理之后，其目錄也就留下了不同的筆跡，相對電子目錄來說，手抄目錄就沒那么整齊美觀。

（二）干部檔案管理方式滯后。僅有上級部門提供的一套干部檔案管理軟件，用于轉(zhuǎn)遞到上級部門的干部檔案電子目錄的錄入與管理，再加上這套軟件運行不是很穩(wěn)定，有些功能模塊的設(shè)計也還有待進一步完善，實際運用效果并不理想。目前，干部檔案的各類名冊（如在職花名冊、非在職花名冊）、干部檔案的轉(zhuǎn)遞登記冊，干部檔案人數(shù)統(tǒng)計登記冊均是手工抄寫的，干部檔案查詢和統(tǒng)計效率低下。

（三）干部檔案的查閱利用均提供原件查閱。干部檔案原件的反復(fù)使用，被頻繁地翻閱，而且有時需要復(fù)印相關(guān)檔案材料，更加速了紙張的老化，不利于原件的永久保存。除了提供日常的各項查檔服務(wù)以外，近年來，隨著一些新的工作任務(wù)的開展，查檔次數(shù)劇增，查閱需求量的迅速增長與查閱利用效率低下所形成的矛盾，大大增加了管檔人員的工作負擔(dān)。2015年，晉江市開展干部檔案專項審核工作，截止目前，除了衛(wèi)生系統(tǒng)的干部檔案尚未完成審核，用大概5個月的時間為查檔單位提供6000多卷的干部檔案查閱服務(wù)。同年，配合全市機關(guān)事業(yè)單位參戰(zhàn)退役人員申請“光榮之家”門牌的工作，為各單位復(fù)印相關(guān)參戰(zhàn)記錄。2015年12月以來，又陸續(xù)加班加點做好全市各單位公務(wù)員以及參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位工作人員職務(wù)職級并行的查檔工作，并提供相關(guān)申報材料的復(fù)印。2016年3月以來，配合全市開展黨員組織關(guān)系排查工作，為各單位查閱黨員的基本信息提供查檔服務(wù)。上述全市大批量的查檔，全部是提供一卷卷的干部檔案原件，需要復(fù)印檔案資料時，要么整卷厚厚的檔案直接放在復(fù)印機上復(fù)印，復(fù)印效率低下，需要一頁一頁手動翻頁慢慢復(fù)印，要么拆開檔案，對于紙質(zhì)比較好的材料采用速印，復(fù)印速度加快了，可是復(fù)印結(jié)束后，需要將拆下來的每份零星材料按原有的順序裝訂好，需要耗費不少時間進行裝訂。面對日益繁重的查檔工作任務(wù)，卻僅有3名管檔人員，人手嚴重不足。

二、晉江市干部檔案信息化建設(shè)的發(fā)展困境

在干部檔案管理信息化過程中，主要面臨以下4個方面的困境。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。盡管我市設(shè)立了專門的干部檔案管理機構(gòu)，但是干部檔案管理中心地位較為低下，人手配備嚴重不足，全市在職干部檔案8000多卷，非在職干部檔案700 0多卷，只配備3名管檔人員，這與《干部檔案工作條例》中規(guī)定的1000卷檔案配備1名管檔人員的標(biāo)準(zhǔn)差距實在太大，而且有時管檔人員還會被抽調(diào)配合完成其他科室的工作以及其他臨時性的工作。因此，在人手嚴重緊缺的情況下，3名管檔人員能克服困難，及時完成全市每年1萬多份零星材料的收集與歸檔、做好新轉(zhuǎn)入檔案及在職檔案的整理，以及為全市各單位提供查檔服務(wù)，已經(jīng)是身心俱疲，沒有更多的心力去開展干部檔案的信息化建設(shè)。

（二）管檔人員的知識結(jié)構(gòu)比較單一。盡管他們熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)，但是計算機技術(shù)卻比較薄弱，平時也很少有機會與其他地方的干部檔案管理人員學(xué)習(xí)交流，這在一定程度上制約了干部檔案信息化的建設(shè)。

（三）沒有設(shè)立干部檔案專項經(jīng)費。每年在單位的年度財政預(yù)算里，會以干部檔案管理中心的名義申請資金，但是，所謂的“檔案經(jīng)費”幾乎都沒有用到干部檔案管理方面。

（四）干部檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)滯后。只是停留在將個別干部檔案的目錄輸入電腦，所引進的干部檔案管理軟件也只是用于目錄及職務(wù)變動等信息的簡單輸入，而且所使用的這套干部檔案管理軟件還有待繼續(xù)完善。

三、加強干部檔案信息化建設(shè)的建議

本人認為可以從以下幾方面入手，加強我市干部檔案信息化建設(shè)，提升干部檔案工作服務(wù)水平。

（一）提高思想認識，對干部檔案工作要加以重視，配足干部檔案工作力量。要按照《干部檔案工作條例》中規(guī)定的管檔數(shù)量與管檔人員的比例去配備工作人員。同時，也要加強對管檔人員進行干部檔案信息化技術(shù)的相關(guān)培訓(xùn)，并引入計算機技術(shù)管理人才，增強技術(shù)力量。此外，要增加管檔人員對外學(xué)習(xí)交流的機會，以學(xué)習(xí)借鑒他人的先進技術(shù)與經(jīng)驗。

（二）設(shè)立干部檔案信息化建設(shè)專項經(jīng)費，做到專款專用，為干部檔案信息化建設(shè)提供資金保障。一方面要更新硬件設(shè)備，另一方面要引進一套相對完善的干部檔案管理軟件，并定期更新維護數(shù)據(jù)。

（三）加強干部檔案信息化建設(shè)，引進符合干部檔案管理工作需求的軟件，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

一是引進一套緊密結(jié)合干部人事工作和干部檔案工作實際的干部檔案管理軟件。這套軟件要具有檔案編目、檢索及日常的轉(zhuǎn)遞、借閱、材料催繳、查詢、統(tǒng)計等功能，以及干部個人信息數(shù)據(jù)錄入后能產(chǎn)生干部基本情況表等干部人事工作內(nèi)容的干部信息數(shù)據(jù)庫。二是制定干部信息采集標(biāo)準(zhǔn)，嚴格規(guī)范干部信息錄入程序。集中一段時間，分期分批完成在職干部檔案基本信息的錄入，確保干部信息錄入的準(zhǔn)確率。三是為滿足利用者需求，保護干部檔案原件，提高干部檔案查閱利用的效率，集中對在職干部檔案逐卷逐頁掃描，制成JPEG格式的圖片文件后上傳至干部檔案管理系統(tǒng)。在查閱干部信息時，只需點擊鼠標(biāo)進入系統(tǒng)，即可查閱到干部檔案材料，并可以摘錄打印。以數(shù)據(jù)庫信息和數(shù)字化的檔案代替干部檔案原件利用，既方便快捷，提高查檔利用效率，又兼顧保護干部檔案原件的要求。

（四）建立干部檔案信息維護、督查、安全保密機制，規(guī)范干部檔案管理系統(tǒng)的日常管理和維護。一是建立干部檔案信息維護機制，明確干部檔案信息錄入、數(shù)據(jù)審核、系統(tǒng)維護等具體任務(wù)的分工，定期更新干部信息數(shù)據(jù)庫，使干部的學(xué)歷、職務(wù)、工資、家庭等個人基礎(chǔ)信息都能得到真實地反映。二是建立干部檔案信息督查機制，采用定期與不定期相結(jié)合的方式，對信息庫中的干部信息進行全面自查或隨機抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時修正。同時，注意對數(shù)據(jù)庫信息進行備份，定期對服務(wù)器、計算機、附屬設(shè)備進行維護保養(yǎng)，保障系統(tǒng)的正常運行。三是建立安全保密機制，嚴格按照保密要求，為系統(tǒng)軟件設(shè)置密碼，設(shè)定系統(tǒng)應(yīng)用權(quán)限，只有專職管檔人員才能啟動系統(tǒng)，保證干部檔案信息安全。

【參考文獻】

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［8］中共中央組織部，國家檔案局. 關(guān)于印發(fā)《干部檔案工作條例》的通知.1991-4-2