淺談在檔案利用過程中如何保護好檔案的幾點思考

孫登華

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淺談在檔案利用過程中如何保護好檔案的幾點思考

孫登華

【摘 要】隨著社會經濟的發展，檔案數量不斷增多，為了充分發揮檔案的作用，在其利用過程中檔案保護工作得到了廣泛的關注。本文分析了在檔案利用過程中檔案保護的重要性，并且根據檔案保護工作中存在的不足，提出了幾點針對性的建議，旨在延長檔案的使用時間。

【關鍵詞】檔案 利用 保護

一、前言

近幾年，檔案管理的相關工作越來越受人們的重視了，而且成了研究的焦點，在實際管理過程中，唯有保護好檔案才能夠促進其利用率的提高。雖然檔案利用過程中檔案保護十分重要，但檔案保護的現狀不容樂觀，如：欠缺的規范標準、匱乏的安全防護及偏低的人員素質，在此情況下，不僅影響著檔案的有效保護，還制約著檔案作用的發揮。為了有效解決上述問題，本文給出了相應的建議，旨在為檔案管理提供可靠的依據。

二、檔案利用過程中檔案保護的必要性

檔案屬于社會現象，它記錄著黨與國家的活動，其保存方式主要有文字、圖表及音像等。但在社會快速發展過程中，檔案的數量與日俱增，其保存形式也日漸豐富，但在實際利用過程中，檔案損壞及毀壞等問題屢見不鮮。為了適應檔案管理事業的發展，檔案保護工作的重要性愈加凸顯。

檔案利用的過程具有一定的復雜性，主要是由于檔案脫離保管環境，此后其極易受到不同程度的損壞。檔案利用過程涉及兩個關鍵性的因素，分別為檔案與人員，為了實現檔案保護，并且滿足人員的需求，對利用環境有著較高的要求，不僅要為檔案提供舒適的利用環境，還要為人員營造舒適的氛圍，但此時二者的舒適要求存在較大的差異，并且利用場所具有一定的局限性，在既定的范圍內充斥著大量的人員，在此情況下，利用環境難以得到有效的控制。因此，在檔案利用過程中開展檔案保護是必要的，不僅能夠提高檔案的利用率，還能夠延長檔案的使用時間。

三、檔案利用過程中檔案保護的不足

（一）標準規范不健全

當前，各個檔案館均十分關注利用環境的改善，但在實踐過程中，關于利用環境的規范標準缺少系統性與全面性。當前，關于檔案保護工作，我國制定了一系列的規章制度與法律法規，但在檔案利用時未能落實各項規范與法規，致使檔案保護缺少制度化與規范化。

（二）安全防護能力不足

在全球化、信息化進程不斷加快的環境下，檔案的數量、類型等具有了豐富性與復雜性，為了充分發揮檔案的作用，檔案被積極利用，但部分檔案涉及黨與國家的機密，因此，檔案的安全防護工作十分關鍵[1]。但目前，檔案利用的安全防護措施不夠完善，隨之出現了眾多的問題，如：信息失竊、信息轉賣等，在此基礎上，檔案利用受到了嚴重的影響，降低了檔案的安全性、保密性與完整性。

同時，隨著科學技術水平的不斷提高，在先進技術的支持下，改變了檔案利用的方式，即：電子檔案，但檔案管理部門未能全面認識此類檔案，在檔案利用過程中缺少保障措施，導致電子檔案數據傳輸的安全問題日漸嚴峻，制約著檔案保護工作的高效開展。

（三）利用人員素質偏低

檔案利用人員的綜合素質參差不齊，其網絡傳輸安全意識較為落后，未能嚴格遵守各項規章制度的要求，在實際利用過程中無意侵權等行為的發生概率相對較高，在此基礎上，直接影響著檔案的保護及其安全，同時也制約著其作用的充分發揮。

四、檔案利用過程中保護檔案的措施

（一）加強載體保護

1、改進復印方式

檔案利用過程中紙質檔案占有較大比重，在對此類檔案利用時，應盡量控制相關原件的復印，尤其是保存時間較長的檔案原件，此時其理化性能相對較弱，如果對其復印，受復印機較強光源的照射，則會對其造成不可挽回的損壞。通常情況下，紙張的復印次數為50次左右，此后其性能則會逐漸下降。

在檔案保護工作中，為了減少對原件的損壞，主要采用的方法為替代法，即：利用復印件替代原件，此方法雖然有一定的作用，但增加了工作人員的負擔，不僅要對檔案進行定期的檢查與復印，還要對其進行分類保管，同時此方法未能有效解決實際問題，紙質檔案原件仍會受到損壞。面對此情況，各檔案館應積極利用先進的、新型的復印設備，即：數字復印機，此設備僅需要對檔案原件進行一次掃描即可，并且能夠多次輸出，從而提高了復印檔案的利用率，減輕了檔案保護的工作量。

2、實施紙質檔案數字化

在檔案利用與保護工作中要積極利用先進的技術，借助計算機技術、網絡技術等，使檔案的數字化特點更加顯著。在實現檔案數字化過程中，需要對檔案原件進行一次掃描，雖然降低了對原件的危害，但在實踐過程中，由于人員操作失誤或其他客觀條件的影響，導致掃描次數可能增加，進而加重了對檔案原件的損壞程度[2]。在此情況下，檔案部門應對掃描次數進行嚴格的要求與控制，盡量減少各個因素的影響，如果掃描次數超過兩次，則要立即檢查原件，以便于及時搶救與修復。

3、選擇電子檔案存儲載體

當前，電子檔案存儲載體主要為光盤，但在市場上，光盤具有繁多的品牌、各異的類型及不同的容量，在實際選用過程中，參考標準缺少權威性與科學性，在此基礎上，電子檔案選擇的光盤缺少針對性、合理性與適用性。為了有效解決此問題，在選購時應關注光盤的質量，同時要考慮相關的影響因素，如：容量大小、價格高低、刻錄類型等。

4、關注檔案利用的安全性

檔案保管與利用的環境存在較大差異，具體的利用環境為檔案閱覽室及展覽室等，在此環境中，參與著大量的人員，為了保證檔案的安全利用，應為檔案及人員提供舒適的環境。通常情況下，檔案利用環境的溫度應為28℃左右、濕度應為70%左右，此時的環境雖然滿足了人員的需求，但對檔案卻會造成不同程度的損壞。因此，如果為紙質檔案或膠片檔案，應對利用環境進行嚴格的要求，同時要控制檔案利用的時間；如果為電子檔案，應對其利用時間進行明確的規定，通常情況下，時間應為3小時左右。

同時，在檔案展覽過程中，應采取實時監測的措施，利用不同的方法調控展覽環境，以此，降低檔案利用時的損壞程度。再者，檔案利用時的運輸問題應給予高度的關注，主要是由于運輸會對檔案造成不同程度的物理損害，因此，應采取必要的密封防震措施。

（二）注重管理保護

1、提高人員素質

檔案利用服務人員的素質要不斷提高，其作為檔案利用的重要引導者，其工作質量直接關系著檔案的安全，因此，各個檔案館應積極培養服務人員，使其具有較強的專業技能與較高的服務意識，在系統培訓與學習后，服務人員的綜合素質將大幅度提高，進而為檔案保護奠定堅實的基礎。同時，檔案利用人員的行為也直接關系著檔案的保護，因此，檔案館應積極開展教育與宣傳，讓其意識到檔案保護的重要性。

2、實施規范管理

檔案利用與保護工作的有序開展需要借助完善的規章制度，在各項制度制定后，應張貼于各個利用環境，具體的規范要求有檔案利用服務人員的工作準則、利用設備的操作要求、利用者的注意事項、利用環境的控制要求等。為了充分發揮各規章制度的作用，應借助獎懲制度、責任機制及檢查機制等，對相關的人員進行及時、有效的懲處與鼓勵，以此調動人員保護檔案的積極性與主動性。

3、加強監督管理

在檔案利用與保護過程中，最為重要的管理方法便是監督，通過監督管理，能夠及時發現問題、解決問題，具體的監管工作手段有：其一，利用人員管理鏈，主要有主管人員、服務人員及利用人員，逐級監管，以此防范安全問題的出現；其二，全程監控及檔案信息流向追蹤等，借助監視系統，對利用人員實施全程監管，并且利用身份認證、網絡域設置及分級審查技術等控制信息的流動范圍。

五、結語

綜上所述，檔案利用過程中的檔案保護工作十分重要，它直接關系著檔案價值的呈現，但目前，檔案利用與保護工作存在諸多的不足，為了有效解決此問題，各個檔案館應采取針對性的措施，本文介紹了檔案載體保護及檔案管理保護，相信，在各項措施全面落實的基礎上，檔案利用過程中的檔案保護效果將更加顯著，進而利于檔案作用的全面發揮。

參考文獻：

[1]駱偉娟.政府信息公開環境下檔案開放利用中的公民權利保護探析[D].長春:吉林大學,2012.

[2]陳怡竹,黃猛.檔案開放利用中公民隱私權的保護與限制[J].檔案學通訊,2013,06:62～65.

作者簡介：（寧德市蕉城區人事考試中心）