事業單位檔案保存和利用管理方法分析

李小紅

摘 要：在社會經濟的不斷發展下，事業單位的日常管理事務不斷增多，而檔案管理也越發的復雜。面對種類繁多、數量龐大的信息檔案，傳統的管理方法顯然不能滿足現代事業單位檔案保存與利用的要求。在這種環境下，就需要轉變觀念，更新檔案管理方法，利用先進技術，確保事業單位的各項檔案管理工作能夠正常開展，為檔案的利用提供準確、及時、有用的信息，提升事業單位的辦事效率，切實為社會服務作出貢獻。

關鍵詞：事業單位；檔案保存；管理方法；管理理念

中圖分類號：G273.5 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.20.065

文章編號：2095-6835（2016）20-0065-02

當前，社會經濟不斷向著市場經濟轉變，無論是民營企業還是事業單位，都面臨著激勵而殘酷的市場競爭環境。事業單位要想在這種環境下贏得健康、穩定的發展，為社會主義建設作出貢獻，就需要轉變自己的經營與管理理念，提升自己的辦事效率，尤其是檔案管理。由于事業單位的檔案管理種類繁多，數量龐大，所以檔案管理直接決定著事業單位的管理水平、決策水平和未來發展。這就要求事業單位檔案管理部門能夠清醒地認識到自身存在的弱點，與時俱進，有效開展檔案的保存與利用工作，將事業單位的工作效率與業務發展提升至一個新的臺階。

1 事業單位檔案保存與利用的現實意義

事業單位涵蓋內容較廣，包括政府機關、學校教育部門、醫療服務機構等，能夠在社會公共服務當中發揮異常重要的作用。其中，政府機關與學校教育部門能夠推動整個社會向著文明、法治、有序的方向發展；而醫療衛生服務能夠確保我國公民的健康，并為我國公民提供基本的日常就診服務。可以說，事業單位在長期的運營過程中，積累了豐富的檔案管理經驗，通過檔案的保存與利用，能夠真實、客觀地還原與反映出事業單位的運行狀況，并對事業單位的辦事效率、公正性、真實性進行檢查。通常，檔案信息管理中的工作經驗能夠給事業單位后期業務的拓展提供借鑒作用，并提供必要的決策信息，使事業單位的社會服務水平得到不斷提升。所以，完善并提升事業單位的檔案管理效率，是社會發展的必然要求。事業單位一般面向群眾，需要為廣大人民群眾提供服務，因此，檔案管理具有一定的大眾性、社會性，而我國現階段正處于社會轉型時期，經濟與社會矛盾還相對突出，所以，就需要對社會大眾心理進行深入的分析，并有效開展檔案的保存與管理工作，提升事業單位的辦事效率，做到真正為民服務。

2 事業單位檔案保存與利用的現狀分析

雖然在社會經濟的不斷發展之下，事業單位已經充分認識到檔案管理的重要性，且檔案資源的價值也得到了日益的凸顯，但檔案管理現狀依然不容樂觀。一方面，事業單位在檔案管理過程中，由于對檔案資源的利用不足，在相關檔案資源的開發中多使用傳統的借閱形式、資料查閱形式，對于單位以外的人員查閱檔案信息存在較大的限制，使得資源共享機制缺乏，單位檔案信息不能得到深層的開發與利用；另一方面，普通的檔案管理在保存上多存在破損與殘缺現象，加之檔案管理工作制度沒有落實到位，使得檔案的完整性、精準性、有效性得不到保障。再者，由于受到傳統檔案管理觀念的影響，且技術水平有限，導致檔案信息資源不能得到永久性的保存，尤其在當前檔案種類不斷增多的情況下，檔案數量也急劇增多，如果依然沿用傳統的檔案管理方法，就會大大降低檔案的保存與利用效率，使檔案的壽命周期縮短。很多事業單位在資金投入、人力資源管理上還存在較大的缺陷，造成了檔案管理工作與本單位的運營狀況極不相符的現象，加之信息保密制度上的不足，使得公開查閱的資料信息較少，不能充分發揮檔案信息的重要作用。

3 事業單位檔案保存與利用的管理方法

3.1 強化檔案管理與開發

新形勢下，事業單位檔案管理效率要得到有效提高，還需要引入先進的科學技術，并將計算機功能充分利用起來，對檔案管理軟件進行開發，為檔案的保存與利用提供技術上的支持。另外，事業單位的檔案管理部門也要重視對檔案信息資源的開發與利用，并樹立服務意識，將一切工作都圍繞事業單位的中心業務來開展，為事業單位的運營決策提供重要的信息來源。當然，事業單位也要不斷地拓展自己的服務領域，積極開展多項編研活動，在對檔案信息進行收納、歸集、利用的同時，就檔案信息編寫更多的專題匯編材料，多方位地開發檔案信息資源，為使用者提供更加全面而高效的信息，讓檔案管理工作更加的規范化、延續化。在檔案利用上，還要拓寬其利用范圍，挖掘檔案價值，包括管理價值、科研價值、社會價值，讓更多的人了解檔案管理的重要性，使檔案信息的潛力得到有效挖掘。

3.2 加強檔案管理隊伍建設

事業單位的檔案管理隊伍建設直接關系到事業單位的管理效率、運營效率。因此，需要構建一支擁有超高水平、超高技能、超高品德的專業檔案管理隊伍，讓檔案管理工作更加的專業化、標準化。在這當中，首先需用提升檔案管理人員的聘用要求，確保工作人員具備扎實的專業素養與較高的綜合業務水平、崇高的品德，能夠擔負起檔案保存與利用的重任。另外，事業單位還要建立一套科學而完善的檔案管理體系，對已入職的檔案管理人員進行定期的業務培訓、專業宣講，提升工作人員的計算機操作水平、歸檔水平、文字表達力，使其能夠專注于檔案管理工作，獨立解決工作上的難題，讓檔案信息更加真實、可靠、精準。與此同時，事業單位還要注重引進先進的檔案管理人員，為事業單位的檔案管理工作注入新鮮的血液，推動檔案管理工作的系統化、全面化、科學化發展。在這個過程中，要求事業單位加大人力與物力的投入，并協調各部門之間的關系，形成良好的工作氛圍，讓檔案的保存與利用價值實現最大化。

3.3 創新檔案管理理念

事業單位的檔案管理工作要滿足現代化要求，還需要不斷地創新自己的管理理念，完善管理方法，轉變以往的工作作風，對檔案進行動態化、全面化管理。同時，事業單位還要進行準確的市場定位，并樹立市場競爭意識，提升檔案管理效率，利用現代信息技術，逐漸取代傳統的紙質管理模式，讓電子檔案信息實現真正的統一管理。在利用信息化技術進行檔案管理時，還需用建立不同種類的多媒體數據庫，并設置管理權限，既要實現檔案的共享與高效利用，又要保證檔案信息的安全性，并對管理模式加以完善，讓檔案管理具有一定的時效性與系統性，滿足檔案保存、利用、開發需求，讓事業單位的檔案管理工作更具現代化特征。在利用信息化進行檔案處理時，還用確保檔案能夠通過檢索方式，更加快速、精準地找到對應的檔案信息，為使用者提供較大的便捷。需用注意的是，在事業單位的檔案保存與利用中，要以事業單位的發展趨勢為工作重心，讓檔案管理具有針對性、時效性，進而提升事業單位的社會服務水平。

4 結束語

目前，我國事業單位的檔案管理工作已經由傳統的紙質檔案管理模式轉變為數字化的檔案管理模式。這種管理方式的轉變能夠大大提升檔案管理效率，有利于檔案信息的永久性保存，也方便了使用者對檔案信息的查閱、利用，降低了檔案保存的成本，讓檔案實現了真正的高效利用。可以說，檔案信息化管理有利于事業單位的未來發展，能夠提升事業單位的市場競爭力。基于此，事業單位就需要加強對檔案管理工作的重視，深入分析當前檔案管理工作中存在的問題，然后結合問題，制訂出有針對性的解決措施，以提升檔案管理工作的效率，為社會服務作出突出貢獻。

參考文獻

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