高校基建檔案歸檔管理及信息開發(fā)分析

章 敏

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高校基建檔案歸檔管理及信息開發(fā)分析

章 敏

【摘 要】基建檔案在高校教育事業(yè)協(xié)調(diào)化發(fā)展中同樣發(fā)揮著不可小覷的支持功用，尤其是在我國計算機信息化技術(shù)大力普及背景下，基建檔案信息化開發(fā)和歸檔，已經(jīng)成為必然趨勢。由此，筆者決定針對日后我國高校基建檔案主要涉及內(nèi)容，以及歸檔信息化開發(fā)應(yīng)用措施等，加以細致化探討解析，希望能夠為日后檔案管理主體業(yè)務(wù)完善和歸檔工程無紙化設(shè)計，以及檔案信息化開發(fā)應(yīng)用職責明確劃分，提供可靠的指引線索。

【關(guān)鍵詞】基建檔案 歸檔管理 信息化開發(fā) 應(yīng)用措施

高等教育事業(yè)如今獲得全新競爭發(fā)展機遇，尤其是在內(nèi)部生源不斷擴張基礎(chǔ)上，新校區(qū)接連創(chuàng)建且添加較多數(shù)量的技術(shù)設(shè)施，整體上對于基建工程檔案歸檔精準完善性，提出較為深刻的挑戰(zhàn)契機，畢竟單位高校最近兩年內(nèi)的基建項目檔案歸檔任務(wù)量，要比以往20年積累的數(shù)量還要多。為了清晰化映射高校各類建設(shè)細節(jié)，需要設(shè)計主體事先將基建檔案特征和收集具體狀況等信息加以精確化收集掌控，而在此期間，基建檔案信息化開發(fā)和歸檔管理工序流程不可隨意刨除。針對這部分技術(shù)開發(fā)和歸檔控制事務(wù)加以細致化校驗解析，顯然是十分必要的。

一、高校基建檔案中涉及的主流內(nèi)容整理

首先，多元化檢驗認證文件。包括立項批準建設(shè)、工程抵制勘察和征地、拆遷、審計報告等文件。其次，土建工程和必要性設(shè)備安裝施工文件。主要是針對圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底等工序流程加以細致化校驗記錄，當中必然融合施工原材料測試報告和技術(shù)結(jié)語等信息。最后，竣工驗收類文件。同步細化出竣工驗收報告、圖紙、消防安全和衛(wèi)生防疫等檔案信息。

二、新時代下高校基建檔案歸檔管制的主要措施研究

（一）不斷提升領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案歸檔管理工作的關(guān)注和認知水平

基建檔案歸檔工作能否長期順利運行，主要取決于不同層級領(lǐng)導(dǎo)對該類事務(wù)的重視態(tài)度和認知質(zhì)量。長期以來，我國許多高校主管和基建檔案管理機構(gòu)，都將注意力集中投射在信息化建設(shè)經(jīng)費、規(guī)劃布置進程和施工質(zhì)量之上，相對地無法給予基建檔案收集、控制適當?shù)闹匾晳B(tài)度，使得后期基建檔案應(yīng)用靈活、實效性遭受深刻束縛。想要徹底整改此類被動局勢，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要針對基建檔案歸檔工作人員、支持成本費用、技術(shù)設(shè)施引用等工序，給予較為妥善的支持輔助條件，使得基建檔案管制機構(gòu)，能夠自覺憑借各類先進式技術(shù)設(shè)施和操作手法，保證歸檔管理事務(wù)交接的流暢性，同步令基層工作人員透過不同項目實踐中建立應(yīng)有的責任心和自覺性。

（二）全方位覆蓋執(zhí)行健全的基建檔案歸檔管理體制

提升高校基建檔案歸檔管理實效性，第一要務(wù)便是修繕其中各類規(guī)范體制，保證相關(guān)檔案信息收集整理的完全性。另外，快速地將基建檔案過渡轉(zhuǎn)接到學(xué)校日常規(guī)范體系架構(gòu)之上，令日后基建檔案歸檔控制職務(wù)能夠在法律監(jiān)督范圍內(nèi)細致執(zhí)行，一旦出現(xiàn)任何誤差，都將責任歸咎到個人之上，這可以說是落實現(xiàn)代基建檔案歸檔控制標準、體制化改革目標的基礎(chǔ)。歸結(jié)來講，歸檔工序是推動檔案信息多元化收集、工程檔案體系完善性等改革進程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要事先設(shè)置大約5%的工程款，并將其認定為基建檔案保證金，持續(xù)到一切必要性材料收集整理完畢合格之后，予以順利性發(fā)還。在此期間，有關(guān)高校需要結(jié)合自身時機條件，進行富有針對性的監(jiān)督體制構(gòu)建和歸檔職務(wù)范疇劃分，避免最終歸檔管理方案檢驗、執(zhí)行中產(chǎn)生任何偏差滯后隱患。

（三）聯(lián)合各類技術(shù)進行基建檔案歸檔職務(wù)動態(tài)化跟蹤監(jiān)管

想要切實保障高校基建檔案歸檔完善、精準、系統(tǒng)性，就需要設(shè)計主體聯(lián)合最新技術(shù)設(shè)施，進行基建檔案管理計劃長期性檢驗、結(jié)語、驗收，維持這部分繁瑣工序流程銜接的快捷精準性之余，提供愈加細致化的動態(tài)監(jiān)管保障。

三、多元化基建檔案信息資源的靈活式開發(fā)要點補充

高校基建檔案利用的主流信息資源，主要是透過不同信息位置點挖掘查詢獲取的，這樣才能夠為基建諸多行政管理事務(wù)，提供明確的計劃、結(jié)語和統(tǒng)計校驗依據(jù)。此類環(huán)節(jié)的信息開發(fā)事務(wù)，便是充分介入既有基建檔案內(nèi)容，令日后檔案歸檔應(yīng)用效率變得愈加系統(tǒng)、有序。單純拿竣工圖紙為例，其屬于基建檔案歸檔工序中查詢利用價值最高的媒介，需要事先加以數(shù)字化改革沿用，主要就是將竣工圖紙快速轉(zhuǎn)接到計算機系統(tǒng)之中并衍生出圖形文本，經(jīng)過光盤刻錄并建立健全樣式的數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)自動化檢索、檔案信息資源共享應(yīng)用服務(wù)模式綻放，奠定基礎(chǔ)。

另一方面，作為現(xiàn)代檔案管理人員，其必須積極參與各類專業(yè)技能和職業(yè)道德素質(zhì)培訓(xùn)項目，令自身信息化操作技能水準大幅度提升，能夠掌握掃描儀、照相機、打印機等基礎(chǔ)性設(shè)施應(yīng)用規(guī)則，將基建檔案歸檔管理質(zhì)量予以全方位改進。

四、結(jié)語

綜上所述，高校基建檔案管理工作本身系統(tǒng)性較強，需要相關(guān)工作人員結(jié)合最新技術(shù)設(shè)施加以多元化改良控制，長此以往，才能為高校教育事業(yè)可持續(xù)建設(shè)發(fā)展，提供不竭的支撐引導(dǎo)動力。所以，日后相關(guān)基建檔案歸檔控制人員，要積極地進行各項業(yè)務(wù)內(nèi)容梳理和技能研習，使得自身綜合素質(zhì)全方位改善，進一步將檔案內(nèi)部蘊藏的信息挖掘出來，為后續(xù)基建檔案多元化應(yīng)用功能有機發(fā)揮，提供保障。

參考文獻：

［1］劉斌.淺談如何做好基建檔案的管理和利用［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014，11（01）：103～111.

［2］李瑞紅.淺議高校基建檔案的管理與對策［J］.內(nèi)蒙古教育（職教版），2014，20（08）：77～89.

作者單位：（湖南生物機電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）