創建文書檔案管理工作的分析

文/廊坊職業技術學院　姜昱

創建文書檔案管理工作的分析

文/廊坊職業技術學院姜昱

隨著時間的不斷推移，對于國家的管理工作來說，文書檔案管理工作已經屢見不鮮，簡單來說，就是某些事業單位管理工作中非常重要的工作內容，也占據著單位正常工作的一部分。并且，隨著時代不斷變革，我國的經濟也在不斷向前發展，文書檔案管理也適時得到創新發展，但是，沒有什么是絕對完美的，創建文書檔案管理工作也是如此。使得目前的文書檔案管理工作中，還存在著一些難以解決的問題，例如，創建文書檔案管理的效率不高，檢索相關文件的速度也不夠快。本文接下來將詳盡的分析創建文書檔案管理工作。

創建檔案；文書檔案；管理工作；工作分析

其實我們不難以看出，作為一個社會工作者，檔案管理工作其實是非常必要的，它記錄每一個人或者是事物的發展進程。但是對于我們探討的文書檔案來說，可以說，它不僅僅是單一的文字記錄形式，同時又是創建文書檔案管理工作的過程中進行創新的一種方式方法。但是，由于時代的發展，對于創建文書檔案管理工作的相關人員以及相關要求都得到了提升，這就要求我們的意識和思想要緊跟時代的發展要求。接下來，我們將詳細的介紹創建文書檔案管理工作。

一、目前為止創建文書檔案管理工作中依然存在的問題

（一）相關管理人員的專業素養和意識不足。其實這個問題已經存在了很長一段時間，但在傳統的文書檔案管理工作當中，卻不能造成本質上的問題，所以，日后就逐漸地被忽略了。但在現階段來說，這種情況雖然不多，卻可以說是路見不鮮，雖然創建文書檔案管理工作在穩定發展中，但是相關工作人員在文化程度以及其專業素質上面，其實還是很欠缺的。尤其是在社會不斷發展和變化的今天，對于創建文書檔案管理的工作理應達到更高的要求，這樣就可以避免在日后的工作生活中出現不必要的錯誤，給自己也給相關單位工作帶來麻煩，這都是很不必要的。其次，專業人員的素質提升上去之后，也大大增強了工作質量，提升了創建文書檔案管理工作效率和速度。

（二）檢索效率上的不足。通過相關人士的調查，我們不難看出一些端倪，現階段的創建文書檔案檢索工作是分為兩個部分的，其中主要分為計算機檢索和比較煩瑣的人工檢索。按照常理來說，應該是以比較簡便的計算機檢索作為主要檢索方式的，但是，出乎意料的卻是人工檢索占據檢索工作的很大一部分。由于人工檢索是很復雜的工作過程，為了方便以及提高相關人員的工作效率，工作人員開始編制出使用在工作中的檢索工具。但是隨著時代的發展，我們的檢索要求越來越高，傳統的檢索工具開始呈現出檢索效率上存在不足的缺點。而造成這一現象的主要原因，其實在對檔案進行管理的過程中，相關工作人員沒有注重檢索工具去適應檢索內容，這樣的檢索工具，使得檢索內容成為不重要的一部分，這顯然是與我們的理念相違背的。

二、如何提升創建文書檔案管理的工作效率

（一）為檔案的規律需求進行創新工作。這個道理其實倒并不難懂，一個單位只有不斷創新工作機制，才能緊跟時代的發展，適應在社會的工作。對于單位中的創建文書檔案管理工作其實也是一樣，只有不斷地進行創新，才能讓創建文書檔案管理工作可以滿足日益增長的需要。首先要進行的就是要建立出自我營銷工作，而對于自我營銷工作最重要的就是要結合好單位的相關要求，與此同時還要做好長期的宣傳工作，突出創建文書檔案管理工作的重要性。其次，建立出主動參與的建議。自己在主動參與之后就要將創建文書檔案管理工作融入重大的活動中或者是日常工作中去，這樣的工作方式和參與方式，不僅可以將創建文書檔案管理工作的重要性凸顯出來，還可以涉入日常的工作當中，實屬一舉兩得的創新工作方法。

（二）完善相關制度，提高執行的力度。首先，對于單位來說，完善相關制度是很容易進行的一環，當然，我們不能將完善相關制度理解為創建全新的相關制度。而如果要積極做好創建文書檔案管理的創新工作，就不能完全清理掉從前的傳統制度，而是在此基礎上來制定與完善其他制度，原因就是我們對待傳統制度的態度不能一概而論，傳統制度有傳統制度的好處，也是有可取之處的一部分，也是前人留下的寶貴知識。在創建文書檔案管理中，還要提高建設好文書檔案管理系統的標準，這個標準，我們的相關人員要設置得恰到好處，不能因為單純的提高檢索準度提到一個難以企及的高度，也不能為了提高檢索速度將其設置的太低。

三、結論

綜上所述我們可以看出，創建文書檔案管理工作不是我們想象中的那么容易，創建文書檔案管理工作也是要具有相關的專業知識的工作，而且，文書檔案的重要性是那樣的不言而喻。此外，創建文書檔案管理工作的好壞也是衡量一個單位管理水平與能力的基礎。因此，在實際的工作中，做好創建文書管理工作不僅關乎著信息的完整性和信息的準確性，同時也對經濟建設和社會發展的許多方面都有著直接的影響。

［1］朱鳴.文書工作與文書檔案管理系統的設計與實現［D］.電子科技大學，2013.

［2］王紅星.檔案管理系統的設計與實現［D］.山東大學，2007.

［3］曾斌.從明檔到《中國明朝檔案總匯》［D］.東北師范大學，2012.