學校辦公室管理工作特點與創新研究

文/重慶交通大學　楊凡

學校辦公室管理工作特點與創新研究

文/重慶交通大學楊凡

在新的時代背景下，結合學校辦公室管理工作的特點，創新管理方式，轉換學校辦公室的角色，從只注重依公文辦事到既能依公文辦事又能出謀獻策；從只簡單收發傳遞信息到能及時綜合處理信息；從僅憑經驗辦事到科學化管理工作；從被動消極服務到主動提供服務。

學校；辦公室管理；特點；創新

在經濟、科技迅猛發展，知識占主體地位的大時代背景下，信息更新的周期縮短，學校辦公室的傳統工作模式，已經與飛速發展的市場經濟和現代化的辦公進程不相適應。新時代的到來，給我們帶來了機遇也帶來了挑戰，我們需要轉變觀念，發揮學校辦公室管理工作的主動性，創新管理方式。

一、學校辦公室管理工作的特點

學校是培養人才的搖籃，學校的辦公室是學校綜合管理的部門，在一定程度上決定著一個學校的管理秩序和教學質量。高等教育在整個教育體系中占有舉足輕重的地位，高校辦學規模不斷擴大，學校辦公室管理工作如何能適應新形勢的要求，不斷提高辦公能力和水平，是我們急需解決的問題。

首先，我們應該從學校辦公室管理工作的特點入手，了解辦公室管理工作的特殊點。協調性是辦公室管理工作的主要特點，也是最首要的特點。學校辦公室是學校進行行政管理工作的核心部門，無論是上層領導的決策意見，還是下層教職工和學生的訴求，都需要學校辦公室在中間進行協調，做好溝通領導和學生的橋梁，從中協調好各種利益的沖突，避免矛盾的發生。

學校辦公室的下一個主要特點就是執行性，辦公室是學校的行政單位，管理工作的特殊性，要求辦公室嚴格按照學校的規章制度執行各項領導指示。當然，作為學校管理的一個部分，在執行學校的各項指示和要求的時候，除了要自覺遵守黨的方針政策外，還應該增加工作處理的靈活度。學校的指示和規章制度并不是機械式的，辦公室人員需要根據實際情況，靈活處理各項任務，爭取達到最佳執行效果。

如果說學校辦公室管理工作除了上述兩個特點之外，還有第三個特點便是服務性。管理工作在一定意義上講就是服務性工作，學校辦公室的管理既要面對上層領導的決策，也要面對教師們的教學安排，還要面對學生們的學習和生活。因此，管理人員在服務的時候，要耐心傾聽大家的訴求和心聲，將大家的意見傳遞給上級，將上級的關懷和問候傳遞給教職工和學生。

服務是辦公室管理工作的真諦，服務精神是提高辦公室管理效度的基礎所在。只有秉持著服務的理念，才能在管理工作中換位思考，才能在貫徹執行各種制度時努力實現利益最大化，才能轉變學校辦公室管理工作的角色，讓辦公室管理在新的時代背景下承擔起更大的重任。

二、學校辦公室管理工作的創新

基于上述學校辦公室管理工作的特殊性，我們要對癥下藥，有針對性地提出解決措施，讓學校辦公室管理工作發揮更大的作用。

首先，堅持以人為本的服務理念，這是成功轉變辦公室角色的第一步，也是辦公室能否成功轉型至關重要的一步。學校辦公室崗位的重要性和特殊性，決定了其工作理念是服務，工作作風是嚴謹。堅持以人為本的服務理念，就是要求管理人員在工作中關心人、尊重人、理解人，充分發揮人的主觀能動性，將人的發展放在第一位。

這在另一個側面，也對學校辦公室的管理工作給出了一個定位，就是辦公室工作要做到“到位不越位、理解不曲解、參謀不參和”。辦公室出于決策的輔助性地位，在工作中要把握好度，注意做事的分寸，做到獻策不決策、參謀不主謀、管家不當家。對于領導的工作思路和決策意見，要正確理解，準確把握，不歪曲領導的意圖，不曲解領導的意見。辦公室工作能有機會接觸到很多領導，不能因為領導對你工作的信任，就不征求領導的意見，亂發施令，在工作中自己決策，忘記了服務的理念。

其次，便要創新管理方式，拓寬服務領域。現代化的辦公進程，以及學校建設和發展的新目標，要求辦公室承擔更多的任務，在管理中能緊跟時代的步伐，與時俱進，進一步轉變管理方式，實現四個轉變，即從只注重依公文辦事到既能依公文辦事又能出謀獻策；從只簡單收發傳遞信息到能及時綜合處理信息；從僅憑經驗辦事到科學化管理工作；從被動消極服務到主動提供服務。

辦公室由于有貫徹執行政策豐富的經驗，知道各項政策的執行力度，深知各項決策給大家帶來的利弊，因此參與政務時，要敢于提出建設性意見，將大家的訴求反饋給領導，提高領導決策的科學性，由參與型積極向參謀型轉變。同時，在收發傳達各種消息的時候，要善于綜合各種信息，對部分信息進行有效的加工整理，及時反饋重要信息，提高綜合處理信息的能力。

現代化辦公一個最重要的要求便是要實現網絡化、科技化管理，社會管理技術的快速發展，也對學校的管理工作提出了更高的要求。在任務重、要求高、壓力大、人手緊的新形勢下，我們要善于利用新科技、新方式，向社會上的企業辦公室管理方式學習，借鑒它們的成功經驗，吸失敗的教訓，然后結合自身的特點，最大限度發揮我們的優勢。

21世紀是科技的時代，是信息的時代，是網絡化的時代，學校辦公室管理工作要想實現現代化，就必須借助網絡的平臺，提高信息傳播的速度。在網絡平臺中提高服務質量，隨時隨地解決大家的問題，打破工作的時空限制，將服務貫穿到生活中的點點滴滴。

學校辦公室管理工作的創新，是整個服務理念的創新，是角色的正確轉型，是更好發揮其重要性的第一步，和諧、積極向上的辦公室工作氛圍，必將為高校的發展帶來新的機遇。

［1］戴玉純.略論新時期大學校長辦公室工作［J］.安徽工業大學學報，2005（6）.

［2］孫洪和.淺談創新思維與高校辦公室工作［J］.大眾科技雜志，2006（6）.

［3］陳瑞蓮.試論學校辦公室管理的科學化［J］.中山大學學報論叢，1997（2）.