淺論煤礦企業如何加強檔案服務創新工作

文/甘肅省平涼市華煤集團山寨煤礦辦公室　杜立媛

淺論煤礦企業如何加強檔案服務創新工作

文/甘肅省平涼市華煤集團山寨煤礦辦公室杜立媛

檔案是用來記載企業發展歷史軌跡的最直觀、客觀的工具。對于企業的未來發展有著“前者之鑒、后事之師”的重要作用。只有在收集和保存好企業資料的基礎上，才能形成結構完整清晰的知識體系，為企業未來的發展指明正確方向。本文將對煤炭企業檔案服務工作的重要意性進行論述，提出檔案管理工作中存在的問題以及相應的解決對策，用以強化檔案服務工作的有效開展。

煤炭企業；檔案管理；問題；相應對策

由于煤炭企業如今正處在重大的轉型期，檔案管理服務所能為企業發揮的作用和意義更應被煤炭企業所重視和利用，因此如何加強檔案服務的創新工作，不僅是煤炭企業形勢發展的要求，更是煤炭企業檔案管理工作者所必須面對及解決的一項重要課題。

一、檔案服務創新的必要性

（一）檔案創新更有利于企業的各項工作開展。科學技術的發展進步，如今煤炭企業檔案種類從文書檔案，發展到專業檔案、聲像檔案、科技檔案以及實物檔案等多種檔案信息。隨著檔案種類的增多，查閱檔案信息耗費時間增加，這就要求提高工作效率，傳統的檔案管理模式根本適應不了社會的快速發展，因此，積極主動做好我礦安全管理服務、生產經營服務，為全面建設和諧煤礦服務，創新檔案服務手段，不僅是形勢發展的要求，也是我礦檔案工作都必須面對面一項重要課題。

（二）檔案創新可滿足擴大資料收藏和管理范圍的需求。

現代化能源礦井檔案資料來源復雜，內容廣泛，檔案工作所產生的安全效益和經濟效益要求較高，在礦區生產經營過程中，每天產生的紙質檔案、電子檔案很多，檔案室接收不定，存儲量逐漸上升，使得對檔案的收藏和整理不得不提高效率，通過檔案服務的創新可對此問題進行有針對性的解決。

二、當前檔案管理工作中存在的問題

如今大多數煤炭企業對于檔案管理工作的重要作用和意義普遍沒有正確認識，認為檔案管理只是用來記載企業日常瑣事、抄寫記錄和保管工作的工具，使得檔案管理在企業管理中處于“不得不有，有了作用不大”的尷尬地位。且由于煤炭企業正處在發展建設的轉型期，企業管理的工作重點在經濟效益的相關建設上，使得檔案管理工作變得過于簡單，只要做到資料不丟失或不泄露即可。同時，對于已建立的檔案資料，企業管理者和職工缺乏充分利用，使檔案工作“形式化”的色彩濃重，管理工作也比較隨意和混亂，導致檔案管理的價值得不到充分體現。出現了領導不重視，基層職工更不重視的惡性循環。

三、如何做好檔案服務創新

（一）對現有檔案資料要進一步的深化和完善。在收集和整理資料的過程中，檔案工作人員應對文件進行合理分類、準確編號。對文件資料進行科學的分類陳列，或按照不同部門進行分類，或按照不同屬性作用進行分類，或按照時間順序進行分類，并完善目錄閱覽等功能。還可將文件進行條形碼編號處理，檔案員可將文件所劃分的小類別進行條形碼粘貼，連接電腦，在條形碼信息里標注好每個小類別里面存放的文件名稱，存放位置等信息。各部門技術人員需要借閱檔案時，檔案工作人員按照類別劃分找到檔案后可直接掃描文件的條形碼，將借閱記錄登記到電腦上，減少了手寫借閱信息花費的時間，也避免了借閱資料損壞丟失情況的發生。既提高了服務質量，也提高了檔案工作人員的專業技能。

（二）嚴格做好檔案收集、保管、利用、設備管理工作。面對龐大的檔案庫存數量，檔案相關管理工作無疑是繁雜的。在日常工作中，除了要嚴格按照國家相關檔案工作的法律法規行事，還應對文件材料做好收集和歸檔工作。嚴格按照程序做好鑒定、銷毀工作。庫內已安裝了防盜門、密集架；室內也配有滅火器、防蟲劑、吸塵器、干濕溫度計等設備，職工在工作中應對設備充分有效的使用，堅決不讓設備成為應付領導檢查的擺設。要做到切實有效地確保檔案安全，正確處理好檔案保管和靈活利用的關系，既保證檔案能被我礦職工靈活有效的使用，又要保證檔案不丟失、不損壞，檔案信息不失密、不泄密。

（三）運用信息化技術保存、管理檔案，增強檔案信息的網絡在線互動，實現資源共享。信息技術的運用，能有效提高檔案管理的效率，使用檔案的便捷化。可以將紙質檔案原件用計算機掃描成電子圖片格式加以存儲和管理，這樣既方便檔案部門對信息的分類歸檔，也方便查閱部門通過搜索關鍵字等方式快速查閱檔案。一些隱私性的檔案文件可以通過加密形式保存，分類方法多樣，可以針對部門需求設計一套便捷的管理方式。

另外，在有了專門的檔案管理部門基礎上，各部門、各科室還應建立部門內部的檔案管理工作，配備一至兩名檔案專職非職工作人員，通過信息化技術對本部門相關資料進行存放與整理。部門相關文件的更新與變動應及時上傳到檔案室并通知檔案工作人員對資料信息進行審核，及時將更新內容上傳到總服務器。既方便部門內部的工作規劃與開展，也減輕了檔案員要對整個礦區所有檔案信息歸類、存放、錄入、上傳的大量工作。

檔案是煤炭企業發展成長的原始見證，缺少檔案記錄，企業發展就成了無源之水。新時期，隨著煤炭企業的精細化發展，檔案管理部門更要提高工作效率，仁者見仁智者見智，管理人員要不斷學習，提高自我素養，努力開拓，配合企業提高整體服務水平，為煤礦企業的發展做好后勤保障工作。

［1］王沛瑩.論我國煤礦安全法律制度構建［J］.煤炭技術，2013（08）.

［2］隋國民.我國煤礦安全監管體系現狀及分析［J］.內蒙古煤炭經濟，2011（09）.