企業檔案保密工作的創新思路

文/大港油田勘探開發研究院　董萍張艷；大港油田公司測試公司　王冠群

企業檔案保密工作的創新思路

文/大港油田勘探開發研究院董萍1張艷3；大港油田公司測試公司王冠群2

檔案不僅包括企業日常辦公資料、生產經營記錄，而且也包括一些專業領域的科研成果和企業商業機密，因此對檔案的保密工作要求非常嚴格。以往的檔案保存和管理過程中，雖然企業管理層也強調過保密工作的重要性，但是并沒有采取實質性的措施。隨著市場經濟的發展，企業之間競爭不斷升級，為了全方位的提升企業核心競爭力，必須創新檔案保密工作思路，以此來維護企業核心技術和商業機密的安全性。

企業檔案；保密工作；創新思路

一、重視檔案監督工作，杜絕各種不良行為

許多企業檔案是對前人研究工作和技術成果的記錄，具有寶貴的借鑒和參考價值。而檔案管理本身就是一項服務性的工作，在企業職工查閱、利用檔案的過程中，如果不注意做好監督、保密工作，很有可能導致珍貴檔案資料的遺失和泄露。因此，要做好檔案利用過程中的監督管理，杜絕檔案資料查閱、使用過程中的不良行為。具體來說，可以從以下幾方面來落實。

（一）進一步完善制度建設。以往的企業檔案管理，采用的是“一刀切”式的管理模式，即對于一些具有保密要求的檔案，任何企業職工不得借閱，雖然能夠保證檔案的安全性，但是也失去了應有的借鑒價值，不利于企業各項工作的高效率開展。因此，必須制定有等級梯度的檔案監督制度。可以將企業檔案的使用、查閱分為三種形式：一是閱覽形式，即在對企業職工開放的檔案室或圖書室，進行檔案資料的閱覽、記錄；二是外借形式，對于一些保密等級要求不高的企業檔案，允許企業職工外借，但是必須在規定時間內歸還；三是復制形式，對于一般性的企業檔案，可以通過打印、摘抄等形式，用于企業職工的個人使用或長時間保存。

（二）重視人才隊伍建設，提高檔案管理責任意識。檔案管理人員作為保密工作的直接參與者，其自身的綜合素質和保密管理意識，在很大程度上決定了檔案保密工作的質量。在選拔該崗位職工時，不僅要求應聘人員具備較為豐富的檔案管理經驗，而且要求具備高度的政治責任心，熟知檔案管理的法律法規。對于應聘上崗的檔案管理人員，還必須定期進行培訓和考核，一方面是不斷充實其檔案管理能力，適應不斷變化的工作形勢；另一方面是確保管理人員始終保持較高的責任意識和敏銳的洞察能力，確保企業檔案的安全。

（三）審核借閱人的身份信息，完善檔案監督措施。在企業競爭過程中，部分企業為了打擊競爭對手，往往采取非法手段，其中較為常見的是非法獲取檔案借閱憑證，竊取競爭對手的內部商業信息或技術機密。因此，檔案管理人員應加強借閱人的監督與審核。在有條件的檔案管理室，還可以采用安裝監視器的方式，實現對整個檔案館的全方位監控。

二、加強檔案保密宣傳，構建信息化保密系統

（一）定期開展保密宣傳教育座談會。對于企業管理者來說，檔案保密教育是一項常抓不懈的工作，許多企業職工由于工作環境的關系，對于檔案保密工作的重要性并不了解。通過定期開展企業內部的職工教育，宣傳和講解《檔案法》中的有關內容，使整個企業形成統一的認識，提升檔案保密管理的責任感和使命感。

（二）組織觀看保密教育案例。單純的理論教育和普法工作，可能對于企業職工和檔案工作人員來說并不直觀，通過組織觀看檔案保密教育的案例片，能夠更加直觀的展示檔案保密的重要性。例如，播放一些反面案例，向企業職工展示檔案泄密給企業造成的實際損失，以及對職工實際工作產生的負面影響，從而激發其職工對加強檔案保密工作的認同，進而在今后借閱檔案時能夠自發的做好保密工作。

（三）建立信息化的保密系統。企業檔案數量與企業年齡成正比，隨著企業建立時間的延長，許多年代久遠的檔案資料也不可避免地會出現破損、殘缺甚至丟失，尤其是一些稀少、沒有備份的原檔案，一旦損壞將會造成不可逆的損失。通過建立信息化檔案保管系統，將企業檔案以數字形式存儲，不僅減少了占地空間，而且避免了檔案丟失、損壞的問題。除此之外，通過建立網絡防火墻、企業網站訪問口令等加密形式，能夠極大的提高檔案保密能力。

三、進一步做好檔案開放中的保密工作

（一）做好檔案的審查工作。檔案的開放有利于為當前企業工作提供必要的信息支持，但是在檔案開放之前，管理人員必須做好檔案的審查工作，通常來說，需要經過“三審”：一審為初審，檔案管理人員對需要公開的檔案，按照開放標準逐一審核，確保檔案資料在規定的開放范圍之內；二審是中審，有檔案管理組長或有較高資歷的同志，對于初審上報的檔案進行檢查；三審是終審，需要企業領導根據一審、二審的情況，權衡利弊，確定最終開放的檔案。

（二）做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，通常分為“絕密”“機密”“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。

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［2］李思森，周文雅.檔案的保密工作要處理好五方面的關系［J］.中國管理信息化，2011（10）：164-165.

［3］薛麗倩.關于新形勢下加強保密工作的思考［J］.中小企業管理與科技（下旬刊），2013（10）：109-111.