淺談文書檔案信息化的有效性

文/上海無線電設備研究所　馬瀟霄

淺談文書檔案信息化的有效性

文/上海無線電設備研究所馬瀟霄

本文從文書檔案信息化相較于傳統文書檔案的優勢、文書檔案信息化面臨的問題及解決方式等方面解讀文書檔案信息化的有效性。

文書檔案；信息化；有效性

在辦公室業務中，文書檔案記載著企業的歷史過程。文書檔案工作者搜集、編制、處理大量的文書以及整理歸檔檔案材料，過程中包含著大量的數據信息。若只依靠傳統的人工整理方式，不僅無法按時按量完成工作，而且對文書檔案的檢索、利用等方面也有著巨大的局限性。隨著時代的高速發展，信息化越來越深入職場人士方方面面，企業的信息化程度越高，越能提高管理的有效性。以下從幾方面論證信息化時代背景下文書檔案信息化的有效性。

一、 文書檔案信息化使工作更加高效

（一）利用辦公系統處理公文，提高效率。

1.起草、修改環節。傳統文書檔案的手工抄寫，易造成公文卷面不清潔，精準度不高，且浪費較多資源等問題。在信息化時代下，利用網絡、辦公系統處理公文，可以在同一頁面反復修改，減少資源浪費。

2.閱示過程。涉及的閱示人員可以是一個或多個。按照傳統方式，每份公文需要工作人員逐一跟蹤，面對面交接，處理周期長且不穩定，而現在只需利用辦公系統可以將公文同時分發至多個閱示人員，使閱示方式更靈活有效。節約了人力資源，減少了時間浪費。

（二）辦公系統與檔案系統有機結合，歸檔工作快速準確。傳統文書檔案的立卷歸檔要求收集信息完整、齊全，避免漏寫、漏抄，字跡清晰，分類、統計準確無誤。過多依賴手工操作，工作開展較困難。通過信息化手段，將文書檔案立卷歸檔與辦公系統以及檔案系統有機結合，將辦公系統中的公文原樣導入檔案系統，利用網絡和數據庫所具有的信息檢索、分類、存儲和統計功能，使公文從起草階段就納入檔案管理環節，做到公文到檔案的及時、完整且分類準確，減去了實體文件的搜集、對照等諸多環節，提高了歸檔管理效率。

（三）電子文檔保存更穩定。

1.檔案保存對比。紙質檔案是傳統檔案工作的主要形成形式。紙質文檔難以長期保存，一些珍稀檔案損壞無法再生，會帶來巨大的損失。當文書檔案采取信息化管理后，紙質內容轉變為數字化和電子化，使文檔壽命無限期延長。隨著現代信息技術的進步，文件的存儲技術日益完善，如硬盤備份、磁盤陣列存儲和網絡云技術存儲等。這些新技術傳輸迅速且智能化較高，減少了人工干預造成的失誤。

2.檔案查詢優勢。由于紙質檔案數量巨大，按照傳統的方式查找檔案費時費勁。而現在利用文書檔案信息化手段，通過網絡檢索、分類方式，能快速精準定位到檔案所在位置，減少紙質檔案的翻查，也避免了傳統排隊查閱。極大地提高了工作效率。

（四）提高文件安全性。日常辦公文件數量龐大，按照傳統公文處理方式，公文積壓、傳遞不到位、遺失的情況時有發生。而文書檔案信息化，使文書檔案起草、發文、閱示、搜集、整理、歸檔、借閱有機結合為一體，各環節關聯。過程管理使公文有章可循，可控，保證了文書檔案的處理及時、合理、高效。

二、文書檔案信息化面臨的問題

（一）文書檔案不規范。客觀地說，當前公文并沒有完全統一格式。不同企業遵循的標準不一；人員對標準落實不到位；企業中部分不屬于文書類的文檔由于無處安放，被強制性納入文書檔案案卷管理；此外，文書檔案并沒有設置或者編制統一、系統的條碼，對其收編管理和操作的程序不一致，缺乏規范。

（二）計算機系統并非無懈可擊。以word形式保存下來的文書檔案，可能因操作人員的疏忽大意刪除或增加不必要的字符，造成原文失真，導致文書后續閱示、歸檔等環節不準確。存儲文書檔案的載體也會遭遇網絡病毒或木馬攻擊，造成電子文件的損壞。

（三）技術革新急需提高管理人員業務水平。各個企業都在力求管理上的信息化，以便提高效率，減少成本。然而信息化程度越高，對文書檔案工作人員業務能力要求越高，現有的文書檔案人員并非都精通于各個辦公軟件的使用，或者知之較少，不能有效發揮信息化的作用。

三、對存在問題的應對建議

規范公文撰寫、歸類的標準，落實到各企業相關人員，做好每一份公文從擬稿到歸檔的全過程控制，及時歸檔新生成的文書檔案，同時對已有的文書檔案數據庫進行定期檢查和維護；企業加大基礎技術設備投入，為文書檔案管理信息化建設提供先進、穩定的技術設備保障；加強文書檔案管理人員隊伍建設，通過適當的培訓加強文書檔案管理人員業務水平，同時制定合理的考核獎懲機制，提高人才隊伍的積極性、能動性。

四、結語

文書檔案工作的信息化，對傳統的文書檔案工作是一項革命性的變革，是時代發展的必然趨勢。現代文書檔案人員要利用好信息化的途徑，改變傳統的文書檔案工作思維，提高自身能力，學習現代信息化帶來的便捷、高效。在工作實踐中深入研究思考文書檔案信息化的有效性，產生更有價值、更具創造性的效能。

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