當前陜西航空職業技術學院學生檔案管理發展方向的探索

文/陜西航空職業技術學院　侯曉輝

當前陜西航空職業技術學院學生檔案管理發展方向的探索

文/陜西航空職業技術學院侯曉輝

學生檔案是學生在學校學習、生活與成長的第一手證明材料，是升學或者工作選擇的依據，具有記錄、激勵等作用。本文筆者研究了陜西航空職業技術學院學生檔案管理存在的問題，提出了學生檔案管理發展的幾點方向，以此為學生檔案管理提供理論支持。

學生檔案；管理；問題；方向；對策

學生檔案是學生在學習時期的履歷體現，是學生在學校學習、生活的第一手材料。學生檔案記錄學生的個人經歷、道德品德養成、成績表現、個人基本信息。其中，個人經歷包括：參加的活動、轉學情況、校外實習等；道德品德養成包括：獲獎情況、受學校處分情況。成績表現包括學生的成績、學校任職情況；個人基本信息包括：學生的入學登記表、學生的學籍信息、高中檔案、畢業采集信息、學生體檢記錄、黨團關系、畢業生登記表等。

學生檔案對于學生而言非常重要。首先，其作為學生學習軌跡的記錄性文件，它記錄了學生個人成長經歷與道德品質水平，胡錦濤總書記曾指出：“檔案是人類活動的真實記錄”，這對于了解與評定學生能力、水平及進一步培養學生很有幫助。學生檔案具有原始性、真實性、延續性的特點，對于升學或者用人單位擇優錄取都是重要參考依據。其次，學生檔案還具有激勵學生行為的作用，作為一份可提供參考、評定學生能力的文檔，學生如果表現得好就可能有更好的發展，更容易獲得升學或者就業機會，反之亦然。這種反饋機制可刺激學生更加刻苦努力學習或者參與以期取得更大的成績，從而為優異的學生檔案建立提供材料和可能性。

一、陜西航空職業技術學院學生檔案管理現狀及存在的問題

作為一所工科類專業為主導的高等職業技術學院，陜西航空職業技術學院歷來十分重視學生檔案的整理與管理工作。本院擁有學生學籍檔案室用于整理、收集與儲存學生檔案，并且制定和實施了《陜西航空職業技術學院學生學籍檔案管理辦法》。雖然，在學生檔案管理上取得一定的成績，學生檔案管理仍然存在一些問題。

（一）學生檔案形式和內容不全面。高等學校檔案管理辦法指出，高校學生檔案包括文字、圖表、聲像等形式，但是該校學生檔案以紙質文本形式為主，缺少更先進的動畫、圖像、音頻、視頻等。實際上述這些文件更能夠直觀顯示學生的在校學習、生活情況，還能動態地展示相關活動情況。誠信檔案、心理檔案及其他一些學生信息已經在許多高校納入學生檔案管理之列，但這在該校尚未涉及。

（二）學生檔案應用缺失。學生檔案以記錄、存儲學生的經歷為主，這可作為升學與工作的參考指標，卻很少涉及其他應用，更沒有很好地發揮學生檔案的激勵作用。激勵作用的缺失會造成學生不關注自己的檔案，甚至出現使用過后丟棄、遺失等現象。此外，學校檔案管理人員對于檔案的管理與維護也不夠重視，出現檔案損毀、隨意更改能容的情況。

（三）學生檔案管理存在現實困難。該校學生檔案以文本形式為主，檔案文本儲存于檔案室內不利于使用者翻看、查閱，也不利于檔案的保存、傳遞、記錄、轉移等。

二、學生檔案管理發展的方向

未來學生檔案的形式趨向于更加豐富，更貼近社會科技發展與學生的生活，學生檔案的功能開發進一步挖掘，有力地促進學生在學院表現，學生檔案的管理手段更加豐富。

（一）豐富學生檔案的形式。向電子檔案或者電子紙質檔案結合的方向發展，把學生的電子圖片、動畫、視頻、音頻、影響等納入學生檔案。學院還可以考慮檔案分為學院記錄與學生自我記錄兩部分，對于學院記錄部分要嚴格輸入、查閱、借出流程，保證檔案客觀公正，個人記錄部分可由學生個人定期將自己發展狀況提交保存。除了檔案形式做出改變外，學生檔案內容也要豐富，如何把學生誠信、心理狀況等納入檔案，這對于規范學生行為，促進學生誠信做人、認真做事觀念形成有很大的作用。

（二）充分挖掘檔案的潛在作用。例如發揮檔案的激勵作用，學生檔案不能成為死文件，只在升學與工作的時候才拿出作為證明性材料。在學生檔案管理中，要發揮檔案對于學生的激勵作用，激勵學生在學院追求思想道德進步，追求學習成績提升，追求個人能力發展。首先，應該加強學生檔案的宣傳。一些學生根本不了解檔案，甚至個別學生不知道檔案的存在。學院要對學生檔案進行宣傳，可以通過組織學生到學院的檔案室參觀、組織學生檔案管理與作用報告會等形式。其次，提供條件讓學生親身體會檔案的整理與管理。學院把部分學生招納為義務檔案管理員，使其體會到檔案對于自身發展的重要性。第三，加強畢業生檔案管理。對于畢業生檔案也持續關注，追蹤其去向，保證畢業生檔案不丟失、不亂改，確保學生檔案的公正性、可靠性與誠信性。

（三）加大力量促進學生檔案從紙質文本向電子檔案轉變。針對學生檔案信息檢索、閱讀困難、管理難度大等缺點，充分發揮計算機和網絡的便捷、簡單、儲量大的優點，開展學生檔案記錄、儲存與管理網絡化。電子檔案的信息形成了一種多連接組合和檢索的方式，構成一種多面網狀結構。學校要大力發展基于B/S結構的電子檔案，把學生的檔案上傳至學校統一的服務器上，學生或者第三方在客戶端就能查閱、打印檔案。對于電子檔案管理，首先要保證內容的安全性，作為一個半開放的系統，電子檔案不同于檔案室保管形式，要確保電子檔案授權不被竊取、假冒。第二，要保證電子檔案的公平性、內容的真實性，由于屬于半開放的檔案，防止任意添加內容、檔案造假等行為，確保檔案真實有效。

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