事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探究

文/吉林省白城市洮北區(qū)財政局　李紅巖

事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路探究

文/吉林省白城市洮北區(qū)財政局李紅巖

本文從提高事業(yè)單位檔案管理質量出發(fā)，分析事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，并利用創(chuàng)新思路提出解決之道。

事業(yè)單位；檔案管理；問題；創(chuàng)新思路

社會的不斷發(fā)展為檔案管理人員的檔案收集以及檔案歸檔工作帶來了新的挑戰(zhàn)。而在信息化時代，檔案管理在收集、整理、利用信息方面的作用越來越重要，因此創(chuàng)新管理思路已經成了事業(yè)單位提高管理水平，改善管理質量的必然選擇。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄。一些事業(yè)單位的管理人員由于缺乏對檔案作用的正確認識，片面地認為檔案管理不僅不會為事業(yè)單位的發(fā)展帶來效益，還會占據一部分的管理資源，因此導致了檔案管理意識的淡薄，例如一些事業(yè)單位忽視了國家《檔案法》《檔案管理辦法》等相關法律，使得檔案管理基本上處于一種無序狀態(tài)，進而嚴重降低了檔案管理的質量。

（二）檔案管理業(yè)務落實不到位。薄弱的管理意識必然會導致管理制度的缺失和管理業(yè)務的混亂，例如一些事業(yè)單位缺乏合理有效的管理制度，導致了檔案管理責任的模糊，因此在出現檔案管理問題的時候，管理人員只會一味地推卸責任，而無法提出相應的解決辦法；除此之外，還有一些單位缺乏對業(yè)務的日常監(jiān)督，從而導致一些卷宗亂堆亂放，無法形成體系。

（三）現代化檔案管理設施不健全。由于對檔案管理工作的忽視，導致一些事業(yè)單位在財務預算中缺乏改善檔案管理的環(huán)境這一支出項目，而檔案管理資金的不足一方面導致了檔案室儲存環(huán)境的惡化，如一些單位的檔案室破敗簡陋，使得一些紙質檔案出現霉變腐爛等問題，從而破壞了檔案的完整性；還有一些企業(yè)缺乏現代化電子設備的投入，使得許多檔案內容還未能進入數字化的軌道，從而增加了檔案管理的風險。

（四）檔案管理人員素質有待提高。檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，但是在實際工作中，一些單位往往只是經過簡單的培訓，就將一些非專業(yè)人員安排在檔案管理崗位，而這樣的人員素質由于缺乏對檔案重要性的認識，以及專業(yè)的管理業(yè)務能力，導致了其在管理中不僅無法對檔案進行科學的整理、分析、歸檔，甚至還造成了對原始檔案的破壞。

（五）檔案資源的利用率不足。檔案管理的工作內容不僅包括對檔案資源的收集、整理和保存，還包括對檔案資源的開發(fā)與利用，而后一項工作內容是前一項內容的支撐點，也就是說只有充分利用了這些檔案資源，才能體現出收集、整理和保存的意義，但是在實際管理中，一些事業(yè)單位只是將工作的重點放在了保存上，而忽視了對檔案資源的利用，從而弱化了檔案管理工作的職能。

二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）檔案管理理念的創(chuàng)新。認識指導實踐，事業(yè)單位要想提高檔案管理的質量首先要從理念上入手，用現代化的管理理念來認識檔案信息的重要性，并在理念的指導下有效地開展管理工作，例如領導者應該從信息社會的角度出發(fā)，理解檔案內容對于提高事業(yè)單位工作效率的作用，同時利用文化宣傳，讓每一個職員，尤其是檔案管理人員重新認識檔案的價值，進而將這種理念融合到日常工作中來。

（二）檔案管理管理方式的創(chuàng)新。管理方式是落實管理理念的載體，而事業(yè)單位在創(chuàng)新管理方式的過程中可以從以下兩點入手：其一，創(chuàng)新管理模式，即事業(yè)單位應該積極引入現代管理理念中的責任制與監(jiān)督機制，將檔案管理的各相關業(yè)務落實到人，并通過相關的監(jiān)督機制，不斷改進業(yè)務執(zhí)行的質量；其二，利用信息化、數字化的管理手段將檔案進行整理、分類、歸納，這樣不僅提高了檔案的安全性，也方便了檔案的使用和管理。

（三）人力資源管理的創(chuàng)新。檔案管理人員的素質是保證管理質量的關鍵，因此事業(yè)單位在落實創(chuàng)新管理時，應該將人力資源的管理落實到位。在創(chuàng)新人力資源管理的過程中，事業(yè)單位一方面要從專業(yè)的角度要求管理人員，即在聘用管理人員時，要將管理素質作為主要考核內容，同時利用定期培訓的方式不斷提高管理人員的綜合素質；另一方面要建立科學的激勵機制，以推動管理人員不斷提高工作效率。

（四）檔案管理環(huán)境的創(chuàng)新。事業(yè)單位在創(chuàng)新檔案管理環(huán)境的過程中，應該從硬環(huán)境和軟環(huán)境入手，不斷加大管理資金的投入。從硬環(huán)境的角度看，事業(yè)單位應該設置合適的檔案室，同時在檔案室內配置通風、散熱、防潮等設備，以降低紙質檔案自然損毀的風險；從軟環(huán)境來看，事業(yè)單位應該積極利用檔案管理軟件將檔案內容進行錄入存檔，從而實現檔案管理的現代化和信息化。

三、結論

總之，在信息社會，檔案管理對于事業(yè)單位的運行而言具有重要意義，但是在實際管理中，由于檔案管理意識的束縛，一些事業(yè)單位存在管理人員素質不高、檔案管理設施落后等問題，而要想扭轉這一局面，管理部門就應該創(chuàng)新管理理念，優(yōu)化管理制度，進而提高管理質量。

［1］陳濤.淺談新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法［J］.赤子（上中旬），2015（09）：179.

［2］王璠.關于新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考［J］.改革與開放，2015（10）：124-125.

［3］陳增途.試述事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新構想［J］.管理觀察，2015（23）：41-42.