推進機關數字檔案室建設的實踐與體會

文/浙江省麗水市景寧畬族自治縣檔案局　潘玲玲

推進機關數字檔案室建設的實踐與體會

文/浙江省麗水市景寧畬族自治縣檔案局潘玲玲

檔案管理是單位管理的重要組成部分，綜合反映了單位發展的全過程，因此，確保檔案安全管理非常重要。近年，景寧縣檔案局自“兩個推進”工作以來，各項檔案信息化建設工作陸續實現了從“無”到“有”，機關數字檔案室建設也初顯成效。本文首先闡述了數字檔案室建設的重要性，之后根據景寧縣機關數字檔案室建設的實際情況談談自己的實踐體會。

數字化；信息化；檔案管理；實踐

根據浙江省發展改革委浙江省檔案局《關于印發浙江省檔案事業發展“十三五”規劃的通知》文件要求“市、縣（市、區）直機關和國有企事業單位要有20%建成示范數字檔案室、50%建成規范化數字檔案室”。為此，建立機關數字檔案室是勢在必行的發展方向，它是新時期檔案管理工作的重要建設項目。通過適當更新硬件投入、加強對信息的采集、改變檔案信息化建設技術路線來實現檔案管理系統的整體功能，從而滿足景寧縣各單位檔案信息的直接需求。

一、數字檔案室建設的重要性

確保檔案的安全管理，提高檔案運用效率對單位生存與發展具有重要影響。當前景寧縣大部分單位檔案室建設較為陳舊，傳統的檔案管理方式還沒有完全改變，檔案載體以紙質為主，紙質文件檔案的保管成本高，備份困難，同時查閱與維護也不是很方便。檔案管理跟不上發展的步伐，缺乏數字化、信息化科技手段，從而造成檔案管理工作存在操作煩瑣、工作量大、容易出錯等問題，給各單位對檔案利用造成了很多不便。因此，推動機關數字檔案室建設是景寧縣檔案局當務之急，實行檔案管理的辦公自動化，將以檔案保管為主的傳統模式轉變為檔案信息的共享模式，這樣不僅方便檔案查閱，易于保存修改，還可以通過網絡傳遞，降低檔案管理成本，讓檔案更加趨于標準化與規范化，使檔案得到更好的利用，從而達到檔案管理的實際效用。

二、數字檔案室建設實踐體會

（一）數據庫的建立。數字檔案管理技術是在OA平臺與各個應用系統的集成上，采用如JAVA、JSP、Web等編程技術，其主體主要是數據庫的建立，包含了數字檔案室系統的信息化內容。由此而知，數據庫的建立是數字檔案室基礎性工作，首先要建立目錄數據庫，其次要建立全文數據庫，收集與歸檔電子文件。目錄數據庫應根據檔案利用頻率設置，而全文數據庫則應根據實際情況，并要與檔案目錄數據庫對應掛接。除了要對紙質檔案進行全文掃描，也要遵守“利用優先，搶救優先”的原則進行，確保檔案信息資源既方便，又快捷準確的利用。同時，在對收集電子文件時要充分運用OA系統，按照電子文件管理要求，保證電子文件的真實與完整。搭建檔案信息管理平臺既要做到硬件設備上的保障，也要按照單位檔案行政管理數字檔案室建設來規劃，硬件要實用，軟件基本功能要能滿足單位對相關檔案文件的收集、管理和利用等。

（二）檔案安全建設。確保數字檔案信息的安全性是檔案管理的基礎工作，可以通過權限設置、加密存儲等相關方式來進行控制，檔案室監管可以實行在線監控、介質預警等技術手段。為了保障高層級機密文件的信息安全，在條件允許的情況下可以實行CA身份認證，將數字檔案管理平臺與單位安全保衛部系統相對接，以此加強了對檔案使用人員的安全控制，并有效避免篡改密碼、網絡惡意攻擊等行為。

（三）實踐成效與改進建議。景寧縣機關數字檔案室自推行創建以來得到了各部門的良好反映，對各單位各部門散落的檔案資料進行了有效整合，起到了對檔案的查詢便利，安全保障的作用，從而提供了一個高效的檔案管理平臺。機關數字檔案室歸檔已經實現了文檔一體與館室一體，依照現行檔案管理要求進行規范整理，通過系統報送數據。此外，還實現了檔案資源的整合與共享，采用了前端控制，全程自動化管理，安全靈活，電子檔案能有效保存。雖然景寧縣機關數字檔案室的建立取得了一定的成效，但是還有諸多問題需要進一步規范，首先必須要加快各單位各部門檔案信息化管理人才的培養，以此保證數字檔案室可以正常運行；其次還應進一步提升與其他信息系統的集成度，并繼續拓展深化檔案資源的開發利用，這樣才能更長遠的確保數字檔案室的作用。

三、總結

綜合上述，景寧縣機關數字檔案室的建立是運用數字設備、科學技術管理手段來達到檔案管理的信息化、數字化與網絡化。現代化數字檔案已經不僅僅是一套數字化管理系統，而是在信息化環境下，通過各個系統、單位、人員的協調和配合，對系統科學管理與開發利用的檔案管理模式。因此，各機關、企事業單位要真正認識到建設機關數字檔案室的重要性，納入重要議事日程并付諸行動，如此才能加快檔案信息化總體進程，讓數字檔案資源得以共享，提高檔案利用質效，為“十三五”期間景寧縣全面推進機關數字檔案室建設奠定基礎。

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