做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考

文/山海關(guān)區(qū)保險事業(yè)管理處 朱楓

做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考

文/山海關(guān)區(qū)保險事業(yè)管理處 朱楓

本文介紹了新形勢下加強社會保險檔案管理的必要性，社會保險檔案管理現(xiàn)狀，以及加強社會保險檔案管理的對策。

社會保險檔案；管理工作；思考

隨著社會的進步和發(fā)展，人均物質(zhì)生活水平顯著提高，醫(yī)療保險體制也在不斷完善和發(fā)展，為了能夠更好地迎合社會實際需要，應(yīng)進一步加強新形勢下的社會保險檔案管理工作。但是就當(dāng)前我國社會保險檔案管理工作現(xiàn)狀來看，其中仍然存在一系列問題，有待進一步完善?？梢哉f，社會保險檔案的完整與否直接影響到廣大勞動者切身利益以及合法權(quán)益，對于社會和諧穩(wěn)定發(fā)展具有十分深遠的影響。尤其是社會保險改革工作的不斷深化，參保人數(shù)和范圍逐漸規(guī)?；l(fā)展，加強社會保險檔案管理，有助于為后續(xù)理論研究和實踐工作開展提供一定參考。

一、新形勢下加強社會保險檔案管理必要性

社會保險檔案是一種特殊檔案，主要是社會保險機構(gòu)對廣大人民群眾辦理失業(yè)、養(yǎng)老、醫(yī)療以及生育過程中形成的不同形式文件材料。將檔案管理工作進一步落到實處，是對傳統(tǒng)檔案管理工作改革的必然選擇，有助于健全和完善檔案管理體系，促使社會保險工作順利開展。社會保險檔案中記錄的資料信息是十分重要的，如果原始資料丟失是很難找回的，后續(xù)的保險工作將無章可循，難以繼續(xù)進行。故此，加強社會保險檔案管理是十分重要的工作內(nèi)容，尤其是在當(dāng)前信息化背景下，應(yīng)將信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，促使檔案管理工作信息化和規(guī)范化發(fā)展，為后續(xù)檔案管理工作開展打下堅實的基礎(chǔ)。

二、社會保險檔案管理現(xiàn)狀

（一）社會保險檔案管理不統(tǒng)一。盡管檔案管理受到了足夠的重視，但是在實際工作落實中卻仍然未取得客觀的成效，其中仍然存在很多缺陷和弊端未能得到有效解決。最為典型的一個問題就是管理形式不統(tǒng)一，規(guī)范性不強。社會保險業(yè)務(wù)辦理中，會產(chǎn)生大量的資料保險，這些資料報表一般是由多個部門共同完成，同時也造成了不統(tǒng)一的管理體系。這樣，在管理工作中就存在著不同程度上的重疊，嚴重降低工作效率，難以借助網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)資源共享，不利于社會保險工作開展。

（二）社會保險檔案管理缺乏專業(yè)性管理。檔案管理如果仍然采用傳統(tǒng)方法，那么很容易造成紙質(zhì)資料的損壞和數(shù)據(jù)丟失，在一定程度上影響到檔案資料的查看和管理。如果檔案管理部門出現(xiàn)火災(zāi)事故，那么紙質(zhì)檔案就會被損壞無法復(fù)原。計算機信息化設(shè)備在社會保險業(yè)務(wù)辦理中廣泛應(yīng)用，但是在檔案管理工作中卻未能全面普及應(yīng)用，而在制度方面同樣未能對檔案管理工作做出明確的約束，管理內(nèi)容混淆、不確定，造成信息化檔案管理水平不高。檔案資料使用較為頻繁，并且伴隨著社會保險業(yè)務(wù)的拓展檔案資料數(shù)量也會逐漸增加，如果不能及早進行劃分，將大大增加后續(xù)檔案管理工作難度。

（三）社會保險檔案管理手段落后。檔案管理是社會保險行業(yè)改革的必要保障，但是由于種種原因檔案管理方式并未落到實處，難以更好地滿足社會保險改革發(fā)展的需要。很多檔案室由于安全設(shè)施無法達到規(guī)定標準，以致存在較為嚴重的火災(zāi)隱患，加之通風(fēng)設(shè)施不足，很容易造成紙質(zhì)檔案出現(xiàn)發(fā)霉現(xiàn)象，嚴重情況下可能受到蟲蛀損壞檔案資料。

三、加強社會保險檔案管理的對策

（一）提高公民的社保檔案意識。加強社會保險檔案管理工作，首先應(yīng)該提高群眾檔案使用意識。基層檔案工作人員應(yīng)該結(jié)合實際情況，不斷完善和豐富工作內(nèi)容，充分核實檔案中的基礎(chǔ)信息，對于不完善的內(nèi)容能夠及時修改和完善。只有這樣，才能促使檔案管理工作更有效落到實處。此外，還應(yīng)該明確檔案管理職責(zé)所在，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對老舊設(shè)備進行更新?lián)Q置，以此提升社會保險檔案管理工作的安全性。定期檢查檔案管理情況，一旦出現(xiàn)問題及時有效地解決，為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

（二）健全和完善管理制度。檔案管理工作開展中，應(yīng)該迎合時代發(fā)展需要，不斷規(guī)范管理工作形式。檔案管理作為社會保險業(yè)務(wù)開展的基礎(chǔ)工作內(nèi)容，只有在完善的規(guī)章制度指導(dǎo)下才能有序開展工作。尤其是社會保險業(yè)務(wù)辦理中會產(chǎn)生大量的資料，為了避免檔案資料丟失，健全和完善管理制度是尤為關(guān)鍵的，避免制度運行期間同實際工作產(chǎn)生沖突，確保制度更加科學(xué)合理，提升檔案管理工作質(zhì)量。

（三）制定社會保險檔案管理辦法。社會保險單位應(yīng)該加強內(nèi)部控制力度，進一步提升工作質(zhì)量，還應(yīng)該健全和完善管理部門制定的制度體系，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象應(yīng)該及時有效地解決，避免此類問題再次出現(xiàn)。管理人員應(yīng)該深入基層工作，善于發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，促使社會保險檔案管理工作區(qū)域規(guī)范化。

四、結(jié)論

綜上所述，在信息時代背景下，社會保險檔案管理工作應(yīng)該朝著規(guī)范化和網(wǎng)絡(luò)化管理方向發(fā)展，改善傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題，與時俱進，促使社保檔案管理工作更具活力。

［1］劉秀紅.做好社會保險檔案管理工作之我見［J］.勞動保障世界，2012，12（8）：58-60.

［2］蔡建峰.當(dāng)前我國社會保險檔案管理工作存在的弱勢及改善措施［J］.卷宗，2015，22（2）：18-18.

［3］王學(xué).關(guān)于加強社會保險檔案管理工作的若干思考［J］.黑龍江檔案，2015，14（2）：70.