醫院檔案的管理與利用

文/江蘇省連云港市第二人民醫院　伏冬梅

醫院檔案的管理與利用

文/江蘇省連云港市第二人民醫院伏冬梅

在醫院日常工作及活動中，會有一些種類不同及載體不同的檔案形成，這些檔案就是醫院檔案，其所包括形式主要有文件、簿冊、圖表以及錄音、錄像、盤片及電子信息等。隨著醫藥衛生體制改革的不斷深入以及醫師多點執業的逐步推進，中高級職稱人員流動頻率增大，同時由于電子化、信息化技術的快速發展，使醫院檔案管理的內容更加豐富而龐雜。在醫院管理過程中加強檔案管理，同時能夠使院領導在科學決策及醫院現代化管理方面對其進行有效利用具有十分重要的作用。

醫院；檔案管理；利用

一、醫院檔案管理中存在的問題

（一）檔案意識較差且利用率較低。從當前實際情況來看，在開展各種活動及工作方面，檔案管理均十分重要，在對檔案信息資源進行充分利用前提下，可得到較大經濟效益，同時也能夠得到較大社會效益。但是，長期以來，就檔案管理實際情況而言，一直存在重“藏”輕“用”情況，未能夠廣泛宣傳利用檔案所具備的經濟效益以及社會效益，所以，大部分社會公眾均未能夠充分了解檔案利用效益。從當前實際情況而言，很多領導干部在檔案管理方面的意識仍比較單薄，未能夠對醫院管理中檔案工作必要性及重要性真正認識。在實際檔案管理工作過程中，由于未能夠足夠重視，所開發的檔案信息資源也比較缺乏，最終導致利用檔案效率比較低。

（二）缺乏健全檔案管理機構以及明確管理范圍。從當前實際情況來看，在醫院檔案管理方面仍缺乏科學統一管理標準及制度。在當前社會科學技術快速發展基礎上，檔案的內涵以及外延均在不斷改變，在對檔案管理過程中各級醫院仍缺乏統一標準及模式，均依據自身理解及實踐實行檔案管理，導致很多檔案并未納入管理內容中。同時由于沒有健全的管理網絡，使得全院的檔案管理缺少統一技術指導，處于無序狀態。

（三）檔案專業人員素質存在差異。從當前實際情況而言，在檔案專業人才隊伍內部，不同工作人員在理論水平與專業素質方面存在的差異均比較大，并且文化程度也有所不同，相比于當前社會實際需求而言，有一定差距存在。具體來說就是檔案專業人才比較少，并且大部分人員均缺乏合理知識結構，并且高學歷人員也比較少，未能夠較多了解現代科學知識，同時很多工作人員專業層次比較低，存在的這些情況均不符合目前檔案事業發展實際需求，嚴重影響檔案管理水平。在當前培養醫院人才過程中，醫院比較重視的內容為將醫療技術人員素質有效提升，在提高檔案管理人員素質方面的計劃及要求卻比較少，當前大部分檔案管理人員均缺乏機會外出進修，導致很多檔案管理人員在思想觀念及管理水平方面很難符合當前發展需求，未能夠進行創新。

二、如何提升醫院檔案管理水平

（一）加強學習，增強檔案管理意識。在醫院管理過程中，檔案管理屬于十分重要的一個部分，為能夠較好進行檔案管理，領導對其加強重視屬于重要前提，在醫院內重要議事日程中應當納入檔案管理，使其與醫院業務建設能夠共同發展。另外，對于檔案工作應當加大宣傳力度，從而使醫院內各個層級人員均能夠對檔案工作重要性充分認識，對檔案管理積極支持。由于一些因素限制，主要就是人員、設施及經費方面，對于檔案管理工作，醫院重視程度也就比較低，因而對于檔案工作重要性應當使各級干部真正認識，這樣一來才能夠使檔案工得以順利開展。

（二）健全制度，加強培訓，提高檔案管理人員素質。在當前科學技術不斷發展大形勢下，檔案管理工作在方法上也得以不斷更新，同時其水平也逐漸提升，因此應當建立科學管理體系，應當進一步明確各個方面相關職能，醫院內部檔案種類不同、載體不同，對于這些檔案在管理上應當實行統一化，從而保證檔案管理和醫院業務能夠共同得以發展。

在檔案管理工作過程中，檔案管理人員素質會直接影響工作水平，因而，在培養及引進高素質檔案管理人員方面醫院應當高度重視，從而保證檔案管理人員素質得以全面提高。

（三）加強檔案信息化建設，推進檔案現代化管理。由于醫院檔案管理的內容豐富而龐雜，為方便利用者及時查找、閱讀，提高工作效率，醫院應加大對檔案信息化建設的投入，在檔案管理加快信息化建設，通過對計算機儲存充分利用對醫院內部相關檔案進行檢索，從而使檔案信息管理得以盡快實現。

三、檔案信息資源的利用

（一）積極開發檔案信息資源。對于檔案管理而言，其主要目的就是對有關檔案信息資源進行開發利用，在檔案信息資源開發過程中應當積極實現深層次、多渠道以及創新性，從而使檔案使用價值能夠得以進一步提升，在此基礎上以便更好地服務于醫院業務、醫院管理及患者。如通過計算機管理可收集并匯總病案首頁縱多信息，通過網絡平臺可整合各部門、各科室相關檔案信息并使其共享等，盡力提高檔案在醫院管理中的地位和作用，從而對檔案建設起到一定促進作用。

（二）充分利用檔案信息資源。利用檔案信息資源，為醫院管理、質量管理、人力資源管理、經濟效益管理、工作效率管理等提供服務，從而通過對檔案信息資源的充分利用使醫院獲得更好經濟效益以及社會效益。如通過醫師執業檔案可了解每一醫師的執業能力、執業經歷、培訓考核、科研創新、職業操守、事故糾紛等，從而為選人用人、業務提升等提供重要參考依據，并能促進醫師積極主動地從事臨床工作，提高臨床技能和服務質量；通過對病案首頁的全樣本數據提取，并對眾多信息進行分類匯總，利用大數據分析，可獲得一套客觀、有效、全面反映醫院醫療服務水平的眾多數據，可涵蓋工作負荷、醫療質量、服務質量、護理質量、患者安全、病種構成、技術優劣、資源利用、醫療費用等等，這些可使院長和相關職能部門真正做到決策科學化、管理規范化，并最終使醫院的管理水平不斷提高、醫療質量持續改進、服務質量不斷優化、社會和經濟效益不斷增長。