醫院檔案管理存在的問題及對策研究

文/福建省福州兒童醫院　薛甦

醫院檔案管理存在的問題及對策研究

文/福建省福州兒童醫院薛甦

本文主要針對醫院檔案管理存在的問題及對策展開研究。認為醫院檔案管理存在的問題主要包括：醫院的檔案管理意識相對淡薄；檔案管理軟件系統開發相對落后；管理體制不健全，缺少統一標準；部分醫院紙質檔案保管條件簡陋。提出的對策分別為：提升醫院全員的檔案管理意識；加快醫院檔案管理軟件系統開發；盡快建立健全醫院檔案管理制度；積極優化醫院紙質檔案保管條件。

醫院；檔案管理；制度；紙質檔案

眾所周知，檔案管理為醫院管理的重要組成部分之一。為提高醫院檔案管理質量，很多醫院檔案管理人員均不約而同對檔案管理的具體策略及優化路徑展開研究。雖然各醫院檔案管理人員始終孜孜不倦的致力于檔案管理研究，但不可忽視的是：截至目前為止，醫院檔案管理仍存在很多問題，這些問題的存在在一定程度上會影響醫院檔案管理質量的提升。基于此種情況，本文主要針對醫院檔案管理存在的典型問題進行研究，并提出相關對策。希望能不斷提高醫院檔案管理質量。

一、醫院檔案管理的內涵

何謂醫院檔案呢？張秀良（2012）在《新醫改下醫院檔案管理的改進方法》中指出：醫院檔案指的是為醫院服務的醫療文件材料以及醫院建設發展的歷史資料，它是醫院在工作活動中所形成的各種文件，比如工作記錄、圖表、錄音、影像資料等各種書面材料及載體材料。檔案是醫院管理的重要依據，因此各醫院均極為注重檔案管理工作。醫院檔案管理工作質量的提升有利于醫院整體管理質量的提升，有利于促進醫院管理的健康、和諧發展，有利于我國整個醫療事業的發展。我們必須對醫院檔案管理予以足夠重視。

二、醫院檔案管理存在的問題

目前，在醫院檔案管理工作中經常會出現這樣或那樣的問題，這些問題的存在顯然不利于醫院檔案管理質量的提升。現行醫院檔案管理存在的問題主要如下：

（一）醫院的檔案管理意識相對淡薄。由于諸多方面的原因，很多醫院對檔案管理并不是非常重視。部分醫院領導會偏頗的認為，對于醫院而言，做好醫療和科研工作才是最為關鍵的。在這樣的觀念引導下，很多醫院領導對檔案管理工作并未予以足夠重視。除此之外，醫院的部分工作人員往往過分注重忙于醫務工作，但是對工作中所涉及的諸多內容卻并未進行認真記錄和積累。更為嚴重的是，很多醫院工作人員并不注重檔案保存，未充分認識到檔案工作的重要意義。之所以會出現此種情況，主要是因為領導和其他工作人員的檔案管理意識淡薄所造成的。

（二）檔案管理軟件系統開發相對落后。在我國，檔案管理軟件的開發水平及速度落后于計算機硬件技術發展的現實仍然存在。在醫院檔案管理軟件開發方面亦表現出此種情況。一直以來，單版機計算機檔案管理在我國各大醫院的檔案管理中均發揮了較為積極的作用，有效改變了傳統手工檔案管理存在的弊端，讓檔案管理呈現出便捷性、高效性的特點。但不可否認的是，隨著對檔案信息利用需求的不斷增加，原本的單版機計算機檔案管理技術明顯無法適應當前形勢的發展，與醫院的信息系統之間也出現不可兼容性。對于這樣的檔案管理軟件系統而言，升級更新是其未來必然發展之路。

（三）管理體制不健全，缺少統一標準。在我國很多醫院，很多科室均構建有明確、完整的管理體制，但具體至檔案管理方面，卻往往存在管理體制不健全的情況，在檔案管理方面亦缺乏統一標準。很多部門的檔案均是各部門分別進行管理，這種情況的存在也在一定程度上造成醫院檔案的信息資源缺乏連貫性及完整性。對于醫院而言，也很難對有價值的資料實現統一。在查找相關資料時也往往會出現很多困難，費時費力。基于此種情況，建議各醫院必須建立健全檔案管理體制，制定統一的檔案管理標準，讓醫院檔案管理呈現出更高的有效性。

（四）部分醫院紙質檔案保管條件簡陋。雖然目前很多醫院在檔案管理方面均實現了無紙化管理，但不可否認的是：紙質檔案管理仍是各大醫院檔案管理的重要內容。在調查中了解到，很多醫院在紙質檔案的管理方面均不同程度上存在保管條件簡陋的情況。部分醫院的檔案管理室常年潮濕陰暗，還容易招蟲子。這種情況的存在極易讓紙質檔案產生發霉變質，甚至是破損。基于此種情況，要想加強醫院檔案管理，必須要解決紙質檔案保管條件簡陋的問題。

三、提升醫院檔案管理質量的相關對策

檔案管理對于整個醫院管理而言是至關重要的。為克服上述問題的存在，特提出如下發展對策：

（一）提升醫院全員的檔案管理意識。為提高醫院檔案管理質量，我們必須不斷提升醫院全員的檔案管理意識。筆者認為，醫院領導必須對檔案管理予以足夠重視，將檔案管理與醫療、科研并重，狠抓醫院檔案管理質量的提升。除此之外，醫院還應對全體醫療工作人員長期實施《檔案法》的宣傳教育工作，通過《檔案法》教育不斷提升醫院全員的檔案管理意識。進而積極配合醫院檔案管理人員做好醫院的檔案管理工作。醫院檔案管理是一項系統工程，做好醫院檔案管理工作無法做到一蹴而就，它需要醫院全員的共同努力。唯有如此，方能真正提升醫院檔案管理的效率。讓醫院檔案更好地服務于我國醫療衛生事業的發展和進步。

（二）加快醫院檔案管理軟件系統開發。在上述論述中提及，隨著對檔案信息利用需求的不斷增加，原本的單版機計算機檔案管理技術明顯無法適應當前形勢的發展，與醫院的信息系統之間也出現不可兼容性。為有效解決該問題，我們必須不斷加快醫院檔案管理軟件系統的開發，讓醫院檔案管理軟件系統與醫院信息系統之間呈現出更好的兼容性。醫院在選用檔案管理軟件系統時，必須科學選用經國家相關部門鑒定過的正規軟件管理系統，有條件的醫院也可在相關軟件基礎上進行二次開發，讓檔案管理軟件系統更加符合醫院檔案管理發展的需要。讓檔案管理軟件系統與醫院行政辦公系統更好相接，呈現出更高的兼容性。

（三）盡快建立健全醫院檔案管理制度。相關研究表明，科學的檔案管理制度可有效調動檔案管理工作人員的積極性，可激發檔案管理工作人員以更加積極的姿態參與到檔案管理工作當中。為提升醫院檔案管理質量，醫院必須盡快建立健全醫院檔案管理制度。業內人士均明晰，醫院檔案管理制度包含內容極為廣泛。諸如，檔案保管制度、檔案利用制度、檔案搜集整理制度等。上述一系列管理制度均需要科學構建，從而讓制度的建立保障醫院檔案管理效率的提升。筆者認為，為了讓醫院檔案管理制度的構建呈現出更高的科學性，醫院在建立檔案管理制度時，必須充分尊重醫院各個科室工作人員的具體意見，再綜合各科室意見有的放矢的建立醫院檔案管理制度。在檔案管理制度的實施過程中如若發現存在問題，也必須要及時優化和改進。

（四）積極優化醫院紙質檔案保管條件。部分醫院的紙質檔案保管條件簡陋已是一個不爭的事實。為解決該問題，相關醫院必須不斷提升和優化紙質檔案的保管條件。諸如，醫院在紙質檔案的保存方面，必須選擇通風、光照條件較好的房間。這樣的房間一般較為干燥，不易造成紙質檔案的霉變。為防止紙質檔案遭受蟲害，醫院檔案管理人員還需要對檔案室定期或不定期地進行殺蟲、消毒。遭遇連續陰雨天時，即使是樓層較高也很容易造成室內空氣潮濕，因此醫院還必須為檔案管理室配備烘干設備，時刻保存檔案管理室的室內干燥。總而言之，醫院應積極優化醫院紙質檔案的保管條件。

四、結語

為提高醫院檔案管理質量，我們具體可從如下幾個方面入手：提升醫院全員的檔案管理意識；加快醫院檔案管理軟件系統開發；盡快建立健全醫院檔案管理制度；積極優化醫院紙質檔案保管條件。事實上，醫院在檔案管理方面存在的問題還有很多。對于存在的問題，我們必須要予以足夠重視，并采取更加積極有效的措施予以解決。唯有遇到問題解決問題，敢于面對，才能真正讓醫院檔案管理呈現出更高有效性。

［1］張秀良.新醫改下醫院檔案管理的改進方法［J］.科技資訊，2012（02）.

［2］許劍波；姚云華.醫院檔案信息化建設的現狀與對策［J］.中國現代醫生，2010（01）.

［3］李萍.醫院檔案管理的現狀及對策［J］.中國醫藥導報，2011（01）.

［4］曾永輝.新形勢下醫院檔案管理工作的新思路探究［J］.中國當代醫藥，2013（04）.