關于醫院文書檔案管理工作現狀的思考

文/復旦大學附屬金山醫院檔案室　葉肖鳳

關于醫院文書檔案管理工作現狀的思考

文/復旦大學附屬金山醫院檔案室葉肖鳳

文書檔案是醫院檔案管理工作中的重要內容。結合醫院實際情況，對文書檔案進行科學管理，能夠提高現代醫院管理水平和服務水平。本文對醫院文書檔案管理工作現狀進行分析，并提出具體的解決方法。

醫院；文書檔案管理；工作現狀

醫院文書檔案管理水平直接決定了醫院的整體檔案管理質量，它也直接關系到醫院的建設發展水平。而它又是醫院基礎管理工作中的重要內容，為現代醫院管理工作提供了方向。但是，傳統檔案管理觀念的制約和基礎設施的不完善，使醫院文書檔案管理仍然面臨很多問題。文書檔案管理人員要結合醫院實際工作要求，對文書檔案進行統一和規范管理，提高文書檔案利用率，推進醫院各項工作的順利進行。

一、 醫院文書檔案管理意義

醫院文書檔案管理是醫院內部工作的重要組成部分，也是醫院管理工作的基礎和前提，有助于提高醫院的整體管理水平，并保障醫療服務質量。同時，它也為醫院各項科研工作的開展奠定了良好的基礎。醫院文書檔案是醫院工作情況、醫療服務及管理水平的綜合反映。近年來，衛生體制改革，對醫院文書檔案管理工作提出了越來越高的要求。它記載著醫院在不同時期的發展情況，以及醫療、物資、服務情況等，是醫院的重要物質文化財產，也是其整體形象的象征。

醫院文書檔案中也包含醫院相關規章制度、各項活動及上級部門的要求和批復等。以此為依據，能夠對醫院日常管理及發展過程中的各項問題進行有效解決。它具有一定的教育意義，是現代醫院整體發展過程中的推動力。

落實醫院文書檔案管理，并確保其各項內容及資料的完整性，將對臨床治療、科學研究和疫病預防等提供極大的助力，有利于對醫療及科研經驗進行總結，并對醫院決策的制定及各項研究調查提供輔助。

二、醫院文書檔案管理工作現狀

（一）文書檔案管理方法落后。醫院日常工作中涉及的各類文書資料比較多，管理難度相對較大，很難對所有資料進行集中管理。為了使用方便，很多文書檔案分散在各個科室中。而檔案脹庫問題嚴重，部分檔案單面打印或復印之后歸檔，增加了檔案數量及厚度。有些檔案利用價值低，而兼職檔案人員檔案意識缺乏，只是按照歷年歸檔目錄對其進行歸檔，使重要檔案資料的漏檔問題嚴重。

（二） 缺乏文書檔案管理經驗和意識。當前，醫院檔案管理人員的檔案責任意識比較強，但是，其缺乏系統的檔案管理知識及管理經驗。分布在醫院各個科室的兼職檔案人員檔案管理意識不足，歸檔材料質量普遍偏低，很難達到良好的文書檔案管理效果。醫院領導也并未認識到醫院文書檔案管理的重要性。加之，兼職檔案管理人員沒有對檔案管理知識進行系統性學習，嚴重制約了醫院文書檔案管理質量。

（三）文書檔案管理現代化程度低。醫院基礎設施不完善，文書檔案庫房設備無法滿足現代化的檔案管理要求，嚴重影響了醫院文書檔案管理水平及質量。雖然現在很多大型綜合性醫院逐漸認識到了檔案自動化管理的重要性，也付出了實踐。但是很多基層醫院仍然以手工檔案管理為主，領導對文書檔案管理工作缺乏認識，設備落后，很難實現醫院文書檔案管理的信息化和數字化目標。醫院負責人和檔案管理人員要認識到醫院文書檔案管理的重要性，對計算機技術和網絡技術進行合理應用，實現文書檔案的自動化管理。

（四）文書檔案管理的培訓機制缺失。醫院在文書檔案管理工作方面的投入比較少，缺乏專職的檔案管理人員，使文書檔案管理工作面臨諸多問題及缺失。很多文書檔案管理人員并未對檔案管理知識進行系統的學習，專業知識缺乏。醫院也沒有建立完善的培訓機制，一般都是老員工帶新員工來實現文書檔案管理工作交接。醫院領導對文書檔案管理工作沒有引起足夠的重視，與其他醫院尚未建立良好的溝通互動關系，在文書檔案管理方面普遍缺乏高素質的專業人才。

三、醫院文書檔案管理對策

（一）明確存檔內容，使存檔流程化。1.醫院日常工作中涉及的各項文件和資料比較多，檔案管理人員要擇取有價值的資料，對存檔范圍進行確定，實現文書檔案管理的統一性及標準化。2.將文書檔案分類整理工作落實到位，對文件和資料的種類進行區分，結合具體內容、形式和作用，對其進行正確歸檔，確保其能夠反映醫院的重要事件、活動及歷史面貌等。3.根據醫院的實際情況，對各項資料進行甄別和鑒定，合理規劃其保存年限，結合重要性對其進行等級劃分，并對文件的具體存毀情況進行判定。4.對資料存檔情況進行記錄，交由各主管部門進行對比，將文書檔案管理中的失誤降到最低。5.完善醫院文書檔案管理工作，將具體責任落實到個人，使相關人員對檔案存儲情況進行監督。

（二） 優化醫院文書檔案管理工作。醫院檔案管理人員普遍將精力和時間用以文件歸檔整理和檔案日常提供方面，對機關內部和各業務部門具體工作缺乏明確的認知，使檔案管理部門在檔案收集過程中比較盲目，導致醫院文書檔案的存檔價值不高。檔案管理人員要對文書檔案管理工作進行優化，既要對具體性檔案文件進行收集和整理，又要對其進行合理利用。前期歸檔工作中，要對后期檔案的使用價值進行充分考量，以在醫院相關研究工作中充分發揮其價值，確保醫院各項工作的順利進行，并提高其服務質量。

（三）完善文書檔案管理制度。完善醫院文書檔案管理制度，使醫院文書檔案管理工作更具保障，有助于提高醫院文書檔案管理水平，確保文書檔案管理過程中各項工作的順利進行。檔案管理人員要結合醫院的實際發展背景，對陳舊的規章制度進行升級和修訂，并對醫院文書檔案管理工作中存在的缺失進行彌補，確保各項規章制度的完善性，使其符合醫院文書檔案管理工作的具體要求，為醫院各項工作的開展奠定良好的基礎。

（四）加強文書檔案管理人員培訓。醫院文書檔案管理人員既要具備專業的文書檔案管理知識，也要對相關醫療活動等進行明確認識。醫院負責人要結合醫院發展的整體訴求，對具體的培訓方法和內容進行針對性地選擇，加大對兼職檔案管理人員的培訓力度，使其在文書檔案管理過程中更加專業。同時，也要著力于培養專業的檔案管理人員，并將其納入醫院發展戰略規劃中，使其具備專業的文書檔案管理知識及法律法規常識。對其他醫院的文書檔案管理工作進行借鑒，通過聘請專家講學或到優秀醫院檔案管理場所進行參觀，積累豐富的文書檔案管理經驗。

（五）推進文書檔案管理信息化建設。在醫院文書檔案管理中，對計算機技術和網絡技術進行科學合理的應用，以對檔案信息管理資源進行科學處理和保存，提高醫院文書檔案管理工作的信息化及網絡化水平。1.結合醫院實際發展背景，落實信息數據建庫工作，實現醫院紙質文書檔案管理的數字化，使其在管理過程中具備同一的格式，且數據規范，并提高其安全性和可靠性，為后期醫院各項檔案信息資源的利用及開發奠定良好的基礎。2.借助計算機對檔案資料進行收集、整理和錄入等，實現醫院文書檔案自動化管理。3.構建完善的信息網絡平臺，并對醫院日常工作中涉及的相關文書檔案信息等進行收集和歸納，實現醫院文書檔案信息的網上數據傳輸，提高醫院檔案管理水平，推進醫院各項工作的順利進行。

四、結語

綜上所述，文書檔案管理對醫院發展具有重要影響，有助于促進醫院各項工作的順利開展。醫院應重視文書檔案管理工作，及時發現文書檔案管理工作中存在的問題，并加以解決，優化文書檔案管理過程。同時，也要結合現代醫院發展背景，不斷改進傳統的檔案管理方法，將計算機技術和網絡技術應用到醫院檔案管理工作中，提高文書檔案管理質量，實現醫院檔案管理現代化，促進我國醫療衛生事業的快速發展。

［1］徐娜.關于醫院文書檔案管理工作的相關思考［J］.辦公室業務，2015（05）：73.

［2］初錦繡.關于如何加強醫院檔案管理工作的思考［J］.黑龍江科技信息，2011（19）：118.

［3］黃碩.醫院檔案管理工作現狀的思考［J］.中國衛生產業，2011，（28）：127.

［4］盧捷婷.醫院文書檔案管理存在的問題及解決措施［J］.經營管理者，2012（08）：357；393.

［5］楊偉娜.試析醫院文書檔案的信息化管理［J］.辦公室業務，2016（03）：41-42.