固定資產投資項目檔案驗收應注意的幾個問題

文/中國電子科技集團公司第三十八研究所　余然

固定資產投資項目檔案驗收應注意的幾個問題

文/中國電子科技集團公司第三十八研究所余然

固定資產投資項目檔案驗收是整個項目驗收的重要組成部分，是項目驗收的必經環節。相關制度也規定了未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格，不得進行或通過項目竣工驗收的強制條件。本文通對固定資產投資項目檔案驗收的組織形式、專家庫組建、現場驗收等方面進行了深入探討，并結合筆者在固定資產投資項目檔案驗收中的實際工作經驗，從集團公司組織檔案驗收的角度對固定資產投資項目檔案驗收中應注意的問題提出一些看法和建議。

固定資產；項目檔案；項目驗收

自從《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》（科工辦〔2007〕161號）頒布到《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》（科工計〔2015〕931號）出臺以來，固定資產投資項目檔案驗收工作歷經近十年的發展，積累了豐富的經驗，并在項目檔案管理工作的規范性、文件材料的齊套性等方面取得了巨大的進步。

從項目檔案驗收工作的成效來看，各單位檔案基礎設施建設和項目檔案管理水平有了顯著提升。這都源自于各類驗收制度陸續出臺后，借助項目檔案驗收，集團公司對成員單位檔案工作的管控進一步加強，檔案管理工作有了著力點和推動力。

從驗收組的角度，對固定資產投資項目檔案驗收全過程進行觀照，既有利于驗收組織單位對驗收過程進行反思，也有利于被驗收單位參照對比，改進項目檔案的管理工作。下文筆者將結合實際項目檔案驗收經驗，談談在固定資產投資項目檔案驗收過程中應注意的幾個問題。

一、集團公司在組織驗收過程中應注意的問題

《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》規定，建設單位的項目檔案驗收工作由建設單位所屬集團公司負責組織驗收（受科工局委托）。一般是由集團公司檔案相關部門負責固定資產投資項目檔案驗收工作。在實際組織項目檔案驗收過程中，集團公司應注意以下幾個方面的問題。

（一）重要項目或檔案管理水平薄弱的單位，集團公司應安排人員陪同驗收。重要項目一般是指投資額超過1億的項目。投資額過億的項目一般要先預驗收，再進行檔案正式驗收。集團公司作為檔案驗收工作的組織者，應派人參加項目檔案的正式驗收。一方面，過億的項目，科工局等上級機關一般也會派人參加項目檔案的驗收，并對其驗收過程進行監督指導；另一方面集團公司派人參加項目檔案驗收，可以更好地跟科工局等上級機關當面溝通，及時解決在檔案現場驗收中出現的一些問題，幫助建設單位順利通過驗收。

（二）對于檔案管理基礎本身就比較薄弱的單位，集團公司更有必要派人參加項目檔案的驗收。一方面，集團公司派人參加項目檔案驗收，可以引起被驗收單位領導的重視，有利于推動被驗收單位檔案工作的開展。另一方面，集團公司參加項目檔案的驗收，可以更好地發現問題，總結經驗，針對性地指導被驗收單位及時整改。

（三）驗收申請的截止時間與驗收安排。《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》明確規定，建設單位要在項目檔案驗收前一個月報送檔案驗收申請。但實際情況是固定資產投資是一項十分復雜的工程，牽涉面很廣，建設單位會因各種主客觀原因，直到竣工驗收節點前一個月或更短才報送檔案驗收申請。這就會出現由于臨時加塞任務而導致驗收專家安排不過來等影響項目檔案驗收和竣工驗收的情況。為此，集團公司在檔案驗收時間安排上，應遵守以下幾點原則：

1.集團公司應要求所屬子公司，嚴格按《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》要求的時間報送檔案驗收申請，并將其納入集團檔案年檢或考核。如果有在檔案驗收中采用評分制的單位，可以將報送檔案驗收請示的時間設置為重要評分項；

2.由于客觀原因，無法及時報送檔案驗收申請以至項目檔案驗收延期的，集團公司應厘清責任，從項目建設的全局出發，積極調動專家資源，開通綠色通道，在不違反政策的前提下，配合建設單位做好項目檔案驗收的服務工作；

3.項目檔案的驗收在時間安排上要合理，要結合項目竣工驗收的時間，給建設單位留有充足的時間對驗收中發現的問題進行整改、閉環。

（四）專家庫的建立與驗收組的配對。專家是開展項目檔案驗收的主體，是項目檔案驗收的核心力量。組建的專家庫質量的高低，直接關系到項目檔案驗收工作開展的好壞。集團公司在組建專家庫時，要注意以下幾點問題。

1.專家的數量要根據集團公司每年固定資產投資項目的數量和成員單位的數量綜合確定。為順利完成每年項目檔案驗收計劃，檔案專家庫應配有足夠數量的專家，以備能夠隨時調用。一般來說，項目檔案驗收都集中在第四季度，特別是十二月份，有時可能有數十個項目需要同時驗收，有時還要考慮到并不是每位專家都有時間參加驗收，這就需要專家庫中有足夠的專家以供調用。根據實際驗收經驗，項目檔案驗收專家庫專家數量可以通過以下公式推算，即“項目檔案驗收專家庫人數”應不少于“集團公司子公司數量與年度計劃驗收的固定資產投資項目數之和”乘以系數0.55，其中可擔任驗收組組長的專家應占專家庫人數總數的20%左右；

盡量安排每個成員單位都至少有一名項目檔案驗收專家。專家參加項目檔案驗收，不僅僅是完成集團公司安排的檔案驗收任務，也是通過項目檔案驗收這種形式，向兄弟單位學習在項目檔案管理方面好的做法，好的經驗的一次機會。在某種程度說，每一次項目檔案驗收也是集團各兄弟單位間檔案工作交流的學術討論會。

2.專家組組成結構的安排應合理化。除去帶隊領導，一般專家組由3或5位專家組成。根據驗收內容，驗收組至少要包涵“設備檔案專家”“基建檔案專家”“綜合類檔案專家”各一名。其中，由于其基建檔案的專業性，如果驗收的項目包涵建安工程，務必安排一名基建檔案專家參加驗收；

3.專家隊伍的培養，應注意專家梯隊的建設。所謂專家，就是具有理論基礎和實踐經驗，并能把理論基礎和實踐經驗有機結合起來，有效指導工作的一類人。所以，在驗收專家隊伍中，集團公司應注意專家梯隊的培養，通過驗收帶隊伍，既要注重專家隊伍的質量，又要注意對年輕專家的培養。

（五）對整體驗收時間安排的一點建議。檔案驗收的目的是通過項目檔案驗收，檢查本項目歸檔資料的齊套性、規范性，及建設單位檔案基礎管理的情況，以推動建設單位檔案管理水平的提升。從集團公司檔案工作層面來說，驗收一方面是檢查檔案工作，另一方面是指導和推動成員單位的檔案工作。

一般來說，項目檔案驗收的時間僅為一天，除去首次會議和末次會議，以及現場檢查和討論驗收意見的時間，真正查看檔案實體的時間相對于被查卷宗來說，明顯不足。在實際檔案驗收工作中，為達到項目檔案驗收的目的，檔案驗收的時間應該延長致1天半或2兩天。有以下兩點原因：一是項目檔案驗收檢查的特點是逐件查閱，并關注文件之間的相互聯系，比較耗時；二是項目檔案驗收的目的既是查驗檔案，也是借檔案驗收的過程，交流、指導檔案工作經驗與心得，驗收時間上應予以充分保障。

二、現場驗收應注意的幾個問題

項目檔案現場驗收，是指通過查看建設現場和現場檢查項目檔案的系統性、齊套性和安全性，并給出檔案驗收意見和被驗收項目通過或不通過檔案驗收的結論的活動過程。在項目檔案現場驗收過程中，應注意以下幾點問題：

（一）時間安排。一般來說，項目檔案驗收包括如下幾個流程：首次會議（主要是領導講話和項目介紹），查看建設現場，查看項目檔案，專家組討論驗收意見并與被驗收單位進行溝通，末次會議（主要包括宣讀驗收意見，領導講話）。從驗收時間安排上，應以查閱檔案為主，并留有充足的時間進行驗收意見的討論和確定。

（二）現場分工。從結構上來說，固定資產投資項目檔案可分為“綜合類、設備儀器類和建安類”三類。驗收組在現場分工時，應以檔案驗收專家的專業方向為驗收分工的依據。

為了方便集團公司進一步開展項目檔案驗收工作，督促被驗收單位做好驗收后的整改工作，驗收組應在驗收結束后將專家的驗收意見表、打分表收齊，隨驗收意見一并報送集團公司項目檔案驗收的組織部門。這是因為，一方面，專家驗收意見表、打分表是集團公司總結經驗，指導工作的依據和參考，另一方面，意見表和打分表也是事后考核專家，追溯責任的憑證。

（三）檔案驗收也應查看項目建設現場。項目檔案驗收時，檔案驗收專家需不需要到項目建設現場查看，需不需要對每臺設備進行查驗？很多專家認為項目檔案驗收是對項目建設過程中所形成的檔案進行查驗，不需要到項目建設的現場查看，因此，在實際驗收過程中，省略了此環節。筆者認為，從項目檔案驗收的要求來說，檔案驗收時需要對建設現場進行查看，而且是必不可少的環節。原因如下：

1.驗收組查看項目建設現場，了解項目全貌，是迅速進入驗收狀態的有效途徑；

2.部分文件材料如“合格證”“領用記錄”“使用記錄”“維修記錄”等都在項目建設現場，所以項目檔案驗收必須到現場查驗；

3.項目檔案驗收時，檔案專家查看現場的角度與審計、安全以及竣工總驗收角度不同。項目檔案驗收查驗現場，主要是通過直觀了解建設現場或是設備，從“實景”或“實物”的角度來判斷哪些材料需要收集歸檔。

（四）檔案工作場所應該怎么檢查。檔案工作現場的檢查應該包括以下內容：一是看檔案工作環境有沒有達到“三分開”的要求； 二是看檔案庫房建設有沒有達到“八防”標準的要求； 三是看檔案裝具是否符合保管要求；四是檢查檔案信息化的推進情況。

檢查檔案工作現場，主要目的不是檢查，而是通過項目驗收這種形式，為建設單位爭取檔案工作資源，推進檔案工作進一步開展。

檔案信息化建設是項目檔案驗收檢查的重要內容，在《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》中也有專門的要求，檢查檔案信息化時，由于各單位信息化建設水平不均衡，主要從以下幾點來檢查：一是看被檢查單位是否用信息化的手段來管理項目檔案；二是看是否有適應單位發展的檔案信息化推進的規劃，檔案信息化建設是否有持續的財政投入；三是看檔案信息化在固定資產項目檔案管理中發揮作用。

（五）驗收意見該怎么寫。項目檔案的驗收意見，既是項目檔案驗收的結論，也是項目竣工驗收的參照依據。驗收組編寫項目檔案驗收意見時，應注意以下幾點：

1.應遵循實事求是原則，存在什么問題就是毫無避諱的指出來；

2.應抓住主要問題和問題的主要方面。也就是說，在項目檔案驗收中，看發現的問題是個別現象還是普遍現象，是關鍵問題還是次要問題。個別現象或是次要問題可以通過其他形式如會議備忘錄等給予警告。如果是普遍現象或是重要文件缺失，就應按實際情況如實描述寫進驗收的正式意見中；

3.意見形成后，應與被驗收單位進行溝通，向其解釋其每條意見條款的依據，并給出如何整改的建議。