辦公室檔案管理特點與實踐研究

文/南陽師范學院環境科學與旅游學院　石貞貞

辦公室檔案管理特點與實踐研究

文/南陽師范學院環境科學與旅游學院石貞貞

檔案是對個人或者組織的社會實踐活動進行清晰完整的記錄，是對個人或者組織履歷的完整再現，其對于個人或者組織發展有著不可替代的作用。因此，對于辦公室檔案管理工作，我們必須予以重視。然而，隨著現代網絡技術的普及與發展，傳統的辦公室檔案管理中存在的問題逐漸暴露出來，管理效率低下。本文就當前辦公室檔案管理的內涵及特點進行分析，深入闡釋了辦公室檔案管理的必要性，并對當前辦公室檔案管理中存在的問題進行深入分析，文章最后提出了相應的解決措施，以期切實提升辦公室檔案管理的效率。

檔案管理；特點；問題；實踐研究

一、引言

伴隨著信息化時代的到來、計算機與網絡技術的飛速發展，傳統意義上的諸多概念已經發生了變化，網絡正在對各行各業的發展產生深刻影響。因此，在辦公室檔案管理工作中，充分發揮電子信息化管理的優勢，能夠順應時代發展的潮流，更好地提升管理效率。

對于辦公室檔案管理工作而言，其主要內容在于確保檔案的完整性，便于在需要的時候能夠快速查詢，發揮檔案存儲的價值。對辦公室檔案管理工作人員來講，能夠做好對檔案的保密工作，確保檔案的合理運用是其工作的首要職責。當今信息化時代的發展，使得計算機管理軟件在各行各業迅速普及，尤其是伴隨著電子檔案的誕生，社會生活發生了巨大的變化。因此，以電子信息技術為主要管理方式的電子化檔案管理，由于其管理模式的系統化、傳播方式的便捷性等特點，使得當前辦公室檔案管理必須對電子化管理予以重視。此外，網絡技術的普及也使得我們現代的信息環境愈加復雜多變，在辦公室檔案管理工作中做到真實、高效愈加困難，因此，我們有必要充分發揮現代電子信息技術的優勢，在辦公室檔案管理中做到電子化管理。

二、辦公室檔案管理的內涵與特點

（一）集中性統一式管理。這里所提及的集中式管理，指的是在辦公室檔案管理的過程中，把不同的檔案加以區分并做出歸類處理，然后在保存時可以對不同類別的檔案實現統一式管理。從國家體制的層次來看，國家檔案局的成立使得檔案的統一性管理變得更加實際，在管理制度方面也更加規范，不僅滿足了領導部門的需求，也促進了各部門在實際工作中對檔案的需求。

（二）檔案來源具備廣泛性。正如前文所述，個人或者組織的社會實踐活動為檔案的產生提供了素材；換個角度來看，個人或者組織的社會實踐活動產生檔案，是社會發展到一定程度的產物。檔案來源的廣泛性使得辦公室檔案管理工作更加豐富。

（三）檔案信息中的便捷性。不同人的社會實踐內容相差甚遠，導致不同時期科學技術水平差異很大，也就使得所產生的檔案內容具備多樣性。隨著社會信息化趨勢的發展以及檔案管理形式的多樣化，在辦公室檔案管理中向著電子化發展的趨勢作為一種新的形式而使其信息中具有極大的便捷性。

三、加強辦公室檔案管理的必要性

不同辦公室之間以及同一辦公室不同檔案之間的差異很大，其內容與性質也各有不同，重要程度更是相差甚遠，部分檔案屬于單位的內部機密文件，與本單位的發展息息相關。對于檔案管理人員來講，首先就是要做好對檔案的管理與保密工作。盡管部分辦公室人事檔案資料機密級別較低，但是也與個人發展緊密相關，因此，必須做好相應的管理與保密工作，極力減少由于檔案管理不當導致的工作問題。對于個人檔案而言，其內容多是由個人在工作過程中所積累的社會閱歷，是對其在不同時期工作生活的記錄，將個人檔案進行妥善保存與管理能夠為個人在未來的工作崗位發展以及所需手續的辦理保駕護航。因此，對于單位而言，必須對內部全部員工的檔案進行妥善管理，并在辦公室檔案管理工作中突出保密工作的重要性。對單位而言，一般辦公室的文件檔案資料能夠對單位業務工作進行有效指導，闡述了單位各項工作的方向與思路。因此，在辦公室檔案管理中做好對單位檔案的管理，能夠有效提升管理效率，保障單位未來的發展。把當今網絡電子信息化技術引入辦公室檔案管理工作，在對所需要的檔案資料進行查詢時，能夠使用高級檢索或者模糊檢索的功能，實現對資料的快速便捷查詢。網絡還可以實現對數據庫的遠程管理和查詢功能，有利于實現異地查詢，發揮檔案的更多功能。除此之外，在網絡電子信息化檔案管理工作中，也可以針對不同的用戶設置不同的權限，實現對檔案的分級管理。通過這種方式，不僅能夠快速記錄與查詢相關的檔案資料，而且能夠做到對辦公室檔案文件的加密保護。

四、辦公室檔案管理中存在的問題

在辦公室檔案管理工作中，很重要的一點便是對檔案的完整性進行保存，以便于在需要的時候進行查詢，發揮檔案的價值。隨著現代網絡技術的發展與普及，我國的辦公室檔案管理中存在的一些問題逐漸暴露出來，具體可以通過以下幾方面來表現。

（一）管理意識淡薄、方式落后。我國的辦公室檔案管理人員普遍存在管理水平低、管理意識薄弱的問題。通過筆者對不同單位的辦公室檔案管理人員進行調查發現，很多單位的辦公室管理人員是其他職位人員兼任，沒有意識到檔案管理工作的重要性，因此，在這些單位中，檔案管理管理方式普遍落后。很多情況下，對于檔案的管理工作只是停留在表面，缺乏對日常資料的保存與搜集，管理方式也停留在多年以前的模式中，與當今社會信息化的迅速發展步伐嚴重脫節。因此，為了順應時代發展的潮流，提升檔案管理的效率，有必要在檔案管理工作中引入網絡電子信息技術。

（二）管理人員專業素質不高。很多單位的檔案管理人員是由其他職位的人員兼任，即便是專職的檔案管理人員，其專業素質也無法與當今社會的發展相匹配，他們的管理專業知識普遍欠缺，因此，在辦公室檔案管理工作中，必須提升檔案管理人員的專業素質與工作技能。此外，如前文所述，在信息化時代，辦公室檔案管理工作要與時代的步伐相適應，必須運用現代網絡電子信息技術實現檔案管理，提升管理效率。因此，對管理人員而言，必須掌握有關的辦公軟件及管理軟件，以提升自身的專業素質與管理技能，切實提升辦公室檔案管理效率。

（三）信息化建設有待加強。隨著社會發展水平的提升，由個人或者組織參加社會實踐產生的檔案類型也越來越豐富，檔案管理工作更加復雜，對于檔案管理人員的要求也更高。對于不同時期、不同類型的檔案內容，必須進行有效的記錄與整理，在傳統的辦公室檔案管理中，其模式已經明顯無法與現代化管理相適應。雖然各單位已經意識到在檔案管理工作中引入現代化網絡信息技術的作用，但是在實際操作中，受到多種條件的限制，無法滿足檔案管理工作的需求，因此，很多單位在檔案管理中仍然使用紙質管理模式。此外，檔案管理行政機構也沒有對檔案管理的信息化系統進行合理規劃，導致很多數據化檔案信息以隨機形式保存在數據庫中，甚至有部分檔案內容被定期銷毀，對于檔案的查詢非常不利，因此，當前檔案管理工作的信息化建設有待加強。

五、辦公室檔案管理實踐研究

（一）完善辦公室檔案管理制度。辦公室檔案管理工作要想從本質上得以提升，必須得到單位領導的重視，在管理制度方面予以保障，促進其不斷完善。單位要為檔案存儲建立專門的資料室，把辦公室的多種檔案進行歸類，寫明標簽，分別存放，方便未來查詢的需要。考慮到安全需求，檔案要盡量存放在辦公樓二樓以上的樓層，并對一樓的門窗做加固處理。對于重要級別較高的檔案資料，要與其他檔案區別開來，單獨存放，對檔案保密期限要及時跟進。隨著時間的推移以及檔案的機密程度不同，對檔案密級做出及時調整，例如升高、降低或者解密等操作。及時處理一些失去保密意義的檔案文件，對其進行重新處理與保存。所有以上操作均應該由兩位或者更多的管理人員共同完成，已進行相互監督。為了加強安全性，要在辦公室檔案所在樓層安裝監控設備，方便未來對事故的調查。

（二）不斷提升辦公室檔案管理人員的專業素質。當今社會發展可謂日新月異，各行各業突飛猛進式的發展要求檔案管理人員不斷適應時代的變化，提升自身的專業素質。對此，單位應該定期對管理人員展開檔案管理工作的相關培訓，促使其檔案管理水平與保密意識的不斷提升。不僅要加強向管理人員宣傳相關法制知識，對于單位的其他職位成員，也要進行檔案管理工作重要性宣傳，使所有人員意識到檔案管理工作的艱巨性與重要性，并積極主動配合檔案管理人員的工作。在日常工作中，不斷對管理人員進行專業的檔案管理培訓以及有關的法制教育，管理人員的法律意識與保密意識都得以加強。落實到具體的培訓工作中，要注意對管理人員的專業素養進行提升，保證單位的每一位檔案管理工作人員都能夠具備較高的專業素養與檔案管理操作技能。

（三）充分發揮現代網絡電子信息化辦公的作用。在辦公室檔案管理中，引入網絡電子信息化辦公，能夠實現對檔案的集中立卷管理轉變為對普通新聞檔案文件的處理。通過現代網絡電子信息化辦公的幫助，除了可以把復雜多量的檔案資料進行分類管理，還能夠對復雜的檔案資料進行處理，以及發現檔案資料中的漏洞并進行修復，避免檔案資料的長時間堆積。因此，在有需要時，對檔案的檢索會變得更加便捷，大大提升了檔案管理的效率。此外，如若有新資料需要插入原文件時，檔案管理人員的操作也會更加快捷高效。這種操作方式與傳統的紙質版檔案管理相比，網絡電子信息化辦公不僅減輕了管理人員的工作量，而且提升了辦公室檔案資料編排的準確性，表現出極高的工作效率。

（四）不斷提升辦公室檔案管理的責任感。單位的檔案管理屬于保密性極強的工作，在具體的工作過程中，必須把保密工作落實到具體的每一個人。單位領導要對檔案管理工作提高重視，及時關注工作動態，把具體的檔案管理工作落實到每一位員工，提升工作人員的責任意識。把獎懲制度引入單位日常的檔案管理保密工作，把出現的問題追究到個人及其直屬領導；在辦公室檔案管理中表現出色的員工，給予一定的物質與精神獎勵。使管理人員意識到問題的代價以及表現優秀的獎勵，以此來不斷激發工作人員的積極性，促進其責任意識的養成，為辦公室檔案管理工作的順利開展打好基礎。

六、結語

隨著社會主義市場經濟的迅速發展，單位內部的運行體制也不斷完善，辦公室檔案管理工作的重要性也得以提升。因此，必須不斷提升辦公室檔案管理的效率，不斷加強管理人員的責任意識，采用現代化科技的力量促進管理，以保障單位日常工作的開展。

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