淺談醫院臨床科室文秘工作

文/華中科技大學同濟醫學院附屬同濟醫院皮膚病與性病科　劉璐

淺談醫院臨床科室文秘工作

文/華中科技大學同濟醫學院附屬同濟醫院皮膚病與性病科劉璐

本文首先對醫院臨床科室文秘的基本要求進行了闡述，其次對如何做好醫院臨床科室文秘工作這個問題進行了展開。最后，對提高醫院臨床科室文秘人員的業務素質作了探討。

醫院臨床科室；文秘工作

一、醫院臨床科室文秘的基本要求

（一）更新知識。作為當代醫院臨床科室文秘人員，不單要具備較高的文字功底，先進的現代科技知識，熟練操作現代辦公設備，還需要具備一定的外語知識和相應的醫學知識，具有積極探索、不斷進取的精神，不斷補充和學習新知識、新思路、新觀念，做到及時更新、學以致用，在學習中加強知識領域的拓展，提升相應的醫院臨床科室文秘工作方面的知識水平。本人通過在本科室對典型皮膚病病患進行拍照，以及對相關病例資料的分類歸檔的實踐，實際上就是一個更新知識的重要來源。通過接觸這些資料對皮膚病與性病的病癥有了更多的了解。

（二）具備奉獻、服務意識。醫院臨床科室文秘工作人員要能夠正確認識自我，不驕不躁、善待病人，具有愛崗敬業精神，在工作中找到自己的定位和平衡點，用切實行動為醫院的壯大發展貢獻一份自己的力量。此外，還需具備良好的服務意識，不斷改進工作作風，提高作為醫院文秘工作人員的服務質量。盡心做好日常職責工作，具備較高的服務意識，保持高度負責的心態認真完成每一項工作。

（三）煥新面貌。醫院的辦公室也可稱之為醫院經由社會的“窗口”，也是同外界接觸更多的地方，而醫院文秘工作者的工作質量、辦事效率、禮儀態度直接關系著醫院在廣大群眾中的公眾形象。而作為醫院文秘工作者，每天都應當以最佳的形象和全新的面貌來迎接病患者和同事。

二、如何做好醫院臨床科室文秘工作

（一）知曉醫院臨床科室文秘工作的特點。我院是一所集醫療、教學、科研、培干于一體的現代化綜合性醫院，擁有眾多臨床醫技科室及各類行政職能部門。正因為醫院的較強綜合性從而決定了臨床科室文秘工作其溝通上下、協調左右的樞紐作用。

1.綜合性。醫院各臨床科室文秘需聯絡上下左右，協調四面八方，工作范疇涉及醫療、教學、科研、行政管理、后勤保障等諸多方面。

2.中介性。醫院臨床科室文秘是作為一個上傳下達的中轉聯絡站而存在的，上級行政職能部門傳達到科室的各項通知須及時向各臨床科室領導進行匯報并及時將相關實際情況反饋上去。

3.從屬性。文秘作為臨床科室領導工作的助手，必須嚴格執行科主任等相關領導的指示、決策，自覺服從領導安排，做好協助工作。

4.服務性。文秘工作離不開“服務”兩個字，有人把秘書工作比喻成“上管天文地理、下管雞毛蒜皮”說的就是這個道理。

（二）明確醫院臨床科室文秘的工作職責。醫院臨床科室文秘是以服務科室為目的而開展工作的，作為醫院臨床科室文秘人員需協助科室進行文件處理、會議安排、臨床醫療、后勤保障等各項事務的管理。具體職責如下：

1.做好各類行政文件、信函等材料的收發轉遞工作，同時做好反饋，做到手續完備，及時準確；

2.將上級職能部門（院辦、人事處、醫務處等）下發的文件及各類紙質版材料做好復印、備份、歸檔工作，以便查閱；

3.及時、準確地向科主任、護士長等領導及科室相關人員傳達上級職能部門各項通知及各類會議學習講座等事宜；

4.代表科室參加重要會議時，積極做好會議記錄，并能及時有效地向本科室傳達會議精神及相關情況說明；

5.負責起草各類文書初稿，輔助教授做好授課幻燈片，在實際工作中發現自身問題從而使自己不斷得以提升；

6.做好日常科室臨床典型病例照片的拍攝，并及時結合相關病例資料進行分類歸檔；

7.負責科內報銷事宜，各類用品采購領用發放工作，積極做好后勤保障工作。

（三）加強醫院臨床科室文秘工作質量的重點。重點在于對文秘人員業務素質的強化上。目前我國在醫院文秘教育工作上已比較重視，但與社會需求相比仍舊跟不上社會發展節奏，醫院文秘工作所需要的工作人員不僅需要具備基本文秘專業知識，還需具備比較扎實的醫療相關專業知識。文秘工作其本質是為領導層以及領導個人進行綜合性的輔助管理服務活動，對于國家機關和事業單位來講是領導決策同執行間的樞紐環節，而對于醫院臨床科室來講，文秘工作就是醫院同科室，科室同科室間的紐帶，是科室的重要環節，保證了科室更為有效的運轉。但就目前大多醫療機構在文秘招聘時多以“醫療相關專業，能熟練操作電腦者優先”為招聘要求，這也導致了醫療機構的文秘人員在秘書專業技能上不足，因此，醫院需將提升科室文秘專業業務素質和管理作為重點。

三、提高醫院臨床科室文秘人員業務素質的探討

在提高醫院臨床科室文秘工作人員業務素質方法上，可歸納為以下幾個方面：

（一）加強醫院臨床科室文秘人員職業道德修養。將重點放在政治素質的強化上，做人需具備的基本品質，沒有良好的品德修養，即便能力再強也不會受到同事的推崇與信賴。要想成為醫院臨床科室文秘的合格人才，首先就必須具備一定的思想道德修養，思想端正，這是做人做事的根本。其次，要具有愛崗敬業、勤于奉獻、實事求是的精神，忠于自己的職責，服從醫院及科室領導的安排，具備堅定的政治思想立場，敢于接受新事物、新觀念，不斷提高自身的思想理論水平。最后要能夠經受得住誘惑、耐得住時間的考驗，不以名利得失為主要目標，不驕不躁，不狐假虎威，誤將文秘當作是領導人的代名詞，不能借用領導權利和影響力做違法亂紀的事，以及處理個人私事。正確的對文秘工作進行定位，清楚文秘工作的職責和責任。

（二）加強醫院臨床科室文秘工作人員的基本訓練。提升醫院臨床科室文秘工作人員在公文處理方面的綜合能力和辦公水平。要想成為一名合格的醫院臨床科室文秘工作人員，就必須具備扎實的文字功底。最行之有效的方法就是參與實踐，在實戰中積累經驗，一步一個腳印練好基本功。此外，醫院文秘工作者需加強在科室中的工作計劃、總結、申請報告、應用文書以及新聞稿撰寫等方面的寫作技巧，能夠全面掌握并熟練運用。這些文體通常都有固定格式，但也要注意不能有因為馬虎而導致的遺漏錯誤問題的出現。與此同時，還應全面掌握并能熟練運用辦公自動化技術、辦公軟件、現代化設備等。當代是信息技術日益更新、科技技術迅猛發展的時期，只有與社會發展共同進步，才能不被時代所淘汰，更好地勝任醫院臨床科室文秘工作。

（三）實施目標考核制度。年初可制定目標責任書，責任書具體內容可概括為三類：

一是明確分內和分外兩個目標。分內目標是根據醫院科室文秘人員的職責來定，文秘人員需擔負的責任和目標任務需在工作日內完成。分外目標則是醫院科室文秘人員運用自身業余時間進行報刊投稿。

二是切實達到兩個保證，做到不影響主要工作的前提下，分內分外同時兼顧。

三是落實懲罰制度。根據責任書相關規定，把全年的任務具體分派并落實到每月、每季中，并統一由科室領導進行檢查、督促。對于一次考核不過關的需提出一定批評，科室要采取切實的趕超措施；而對于兩次考核都不過關的，科室可給予黃牌警告，并由科室領導制定出相應激勵措施。

（四）做好醫院臨床科室各專科間內部的結合。醫院臨床科室各專科需進行內部互幫互助，即形成老帶新、新促老，新老文秘在工作中共同進步的良好氛圍。讓文秘老同志所具有豐富經驗的優勢得到更大化的發揮，從多方面對新文秘人員進行指導，從而讓新員工成長地更快。同時老同志也可借助新員工活躍的思維，創新想法，在一定程度上有助于老同志融合新觀念、新思想，實現文秘隊伍整體的年輕化，這樣也更利于形成良性人才發展梯隊。

四、小結

醫院臨床科室文秘工作本身是一項綜合性比較強的工作，因此對文秘工作者要求也會相應較高。良好的專業素養、職業道德、相關醫療知識、扎實的文字功底都是不可缺少的，此外要具有服務精神、奉獻精神，較強的溝通協調能力，才能在新時期更好地勝任醫院臨床科室的文秘工作。

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［2］劉玉芹.談醫院辦公室秘書工作的特點及素養［J］.中華現代臨床醫學雜志，2005（01）：95-96.

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