對(duì)高校基建檔案管理的信息化工作建議

文/江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院　劉溪

對(duì)高?；n案管理的信息化工作建議

文/江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院劉溪

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)已然成了信息化時(shí)代，高校基建檔案的管理必須跟上形勢(shì)的發(fā)展，做好信息化工作的革新，全面加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平和信息辨別能力，通過(guò)信息化的基建檔案管理來(lái)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的高效。

高校；基建；檔案管理；信息化

一、高?；n案信息化管理的內(nèi)涵

高校基建檔案是高?；A(chǔ)性工程建設(shè)留存下來(lái)的檔案資料，在這些檔案中記錄了基建工作的相關(guān)事項(xiàng)，是基建工作開(kāi)展的重要文字和圖像資料?，F(xiàn)如今，隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，高校基建檔案信息化管理也在逐步開(kāi)展中。國(guó)家信息化建設(shè)要求各個(gè)高校投入更多的資金來(lái)建設(shè)信息化基建檔案，其主要內(nèi)容是以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，通過(guò)開(kāi)設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)基建檔案的信息化管理，從而便于日后及時(shí)的查閱、調(diào)取、整理檔案，提高了工作效率，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作帶來(lái)的不便，實(shí)現(xiàn)了綠色管理。

二、高?；n案的管理現(xiàn)狀

高校基建檔案由于各種歷史原因和現(xiàn)實(shí)原因，受到諸多條件的限制，信息化檔案管理工作無(wú)法順利開(kāi)展，仍然存在著諸多問(wèn)題，總體來(lái)說(shuō)主要是管理者的思想觀念問(wèn)題、管理制度的問(wèn)題以及管理和利用的局限。

首先，高?；n案信息化管理關(guān)鍵是必須具備信息化管理的人才，要想適應(yīng)信息化管理的要求，就必須有信息和檔案處理的復(fù)合型人才。而在高校基建檔案信息化管理中，由于多種原因的限制，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有從思想上認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，只是盲目的跟隨形式引進(jìn)了一些看似先進(jìn)的設(shè)備，而沒(méi)有及時(shí)的引進(jìn)計(jì)算機(jī)方面的人才，讓現(xiàn)有的高?；n案管理人員學(xué)習(xí)一些簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作辦法，就開(kāi)始了高?；n案的信息化管理工作，從而導(dǎo)致了檔案管理跟不上要求?？偠灾?，高技術(shù)人才的缺乏無(wú)法從本質(zhì)上適應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)基建檔案管理的要求。

其次，目前大部分高校檔案部門(mén)仍然存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的思想，在工作中非常被動(dòng)，造成了檔案管理混亂的局面。由于許多檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的不熟練操作，讓信息化電子檔案分類(lèi)不明確，或者是歸檔不成功，導(dǎo)致檔案的部分遺失。即便是某些高校制定了完善的信息檔案管理?xiàng)l例，但是由于沒(méi)有以往的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，許多條例在實(shí)際操作過(guò)程中不符合實(shí)際情況，難以執(zhí)行或者是執(zhí)行不到位。

三、信息化背景下高?；n案的管理措施

（一）檔案部門(mén)和高校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)高?；n案工作的重要性。在信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作要想開(kāi)展的順利，檔案部門(mén)和高校領(lǐng)導(dǎo)就必須按照新時(shí)代發(fā)展的要求來(lái)制定相關(guān)的管理對(duì)策，認(rèn)識(shí)到高校基建檔案信息化管理的重要性。只有領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始重視高?；n案信息化管理，才會(huì)投入相應(yīng)的資金去開(kāi)發(fā)和建設(shè)高校基建檔案信息化管理平臺(tái)，投入相應(yīng)的設(shè)備去完善高校基建檔案管理，并且聘請(qǐng)相應(yīng)的高?；n案計(jì)算機(jī)管理人才進(jìn)行管理，如此一來(lái)才能真正地從根本上啟動(dòng)高校基建檔案的信息化。在此過(guò)程中，檔案部門(mén)要全力配合高校領(lǐng)導(dǎo)來(lái)指導(dǎo)高校基建檔案信息化工作，力爭(zhēng)讓高?？焖俚剡M(jìn)入到檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中來(lái)。

（二）全面革新思想，創(chuàng)新高?；n案管理模式。高?；n案管理工作者必須摒棄以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理工作模式，積極地適應(yīng)現(xiàn)代化設(shè)備管理基建檔案的要求，從而突破工作格局，讓高?；n案管理走上新的臺(tái)階?！爸夭剌p用”和“你求我供”是紙質(zhì)化基建檔案管理中存在的最大問(wèn)題，前者是只注重收集基建檔案但是卻無(wú)法高效的利用，后者是被動(dòng)的服務(wù)模式，這都違背了現(xiàn)代化需求理念下的基建檔案管理工作的要求。全面革新思想，創(chuàng)新高?；n案管理模式，就要依靠信息化技術(shù)，克服原先的工作缺點(diǎn)，主動(dòng)積極地投入到信息化基建檔案管理工作中，主動(dòng)地為網(wǎng)絡(luò)分享創(chuàng)造有利條件。

（三）建立規(guī)范的基建檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。信息化的基建檔案管理必須有著和以往紙質(zhì)基建檔案管理工作不同的要求，相應(yīng)的管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)也必須適應(yīng)新時(shí)期的要求。因此，高校管理工作者要制定與本單位相適應(yīng)的管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，將其中的管理原則、相關(guān)規(guī)定、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)以及工作細(xì)則制成有邏輯、便于科學(xué)管理且能夠在基建管理工作中切實(shí)可行的條例。同時(shí)，在和相關(guān)的施工單位簽訂合同時(shí)，也要將管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)條例發(fā)放給施工單位簽字，讓他們明白高校基建檔案管理工作的基本要求，讓他們?cè)谑┕み^(guò)程以及竣工時(shí)能夠提供符合電子檔案標(biāo)準(zhǔn)的資料文件。從而高校在搭建系統(tǒng)平臺(tái)的功能要求和技術(shù)規(guī)范，制定網(wǎng)絡(luò)及信息安全管理制度的情況下，讓檔案信息管理更加規(guī)范，更加有據(jù)可循。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在信息化時(shí)代，高校傳統(tǒng)的紙質(zhì)基建檔案管理已經(jīng)不符合新時(shí)期的標(biāo)準(zhǔn)和要求。因此，高校必須努力建立其計(jì)算機(jī)檔案管理信息平臺(tái)，科學(xué)管理電子基建檔案，讓檔案管理滿(mǎn)足學(xué)校發(fā)展的需要和社會(huì)的需求，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展。

［1］胥傳瑛.淺談大數(shù)據(jù)背景下高?；n案的信息化管理［J］.現(xiàn)代婦女（下旬），2014（03）：117-118.

［2］徐榮靖.高?；n案管理存在的問(wèn)題分析與對(duì)策建議［J］.蘭臺(tái)世界，2013（29）：73-74.

［3］劉溪.新形勢(shì)下對(duì)我國(guó)高校基建檔案管理工作的研究［J］.科技創(chuàng)業(yè)家，2013（18）：249-250.