淺議加強(qiáng)醫(yī)保檔案管理工作的重要性

程英華 鄧永新

摘 要：醫(yī)保檔案管理是醫(yī)保管理工作的重要組成部分，筆者結(jié)合自身工作實(shí)際，就醫(yī)保檔案管理工作的重要性及當(dāng)前醫(yī)保檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行了分析和闡述，對(duì)如何做好醫(yī)保檔案管理工作提出了一些設(shè)想。

關(guān)鍵詞：醫(yī)保；檔案；管理

一、充分認(rèn)識(shí)醫(yī)保檔案管理工作的重要性

1.醫(yī)保檔案是醫(yī)保發(fā)展的歷史憑證

醫(yī)保檔案是社保檔案的重要組成部分，是真實(shí)記錄醫(yī)保業(yè)務(wù)工作的重要資料，可以全面反映參保人履行繳費(fèi)義務(wù)、享受醫(yī)保待遇的真實(shí)情況。由此可見(jiàn)，醫(yī)保檔案是以各種不同的形式真實(shí)而客觀的記載著醫(yī)療工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，是凝結(jié)全體醫(yī)保工作者智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶，是認(rèn)識(shí)和把握醫(yī)療保險(xiǎn)工作客觀規(guī)律的重要依據(jù)。

2.醫(yī)保檔案是維護(hù)參保人員合法權(quán)益的重要體現(xiàn)

每個(gè)參保者從辦理參保手續(xù)之日起，到退休直至死亡，數(shù)十年的參保繳費(fèi)、待遇享受，都需要建立完整的醫(yī)保檔案來(lái)記錄。在我們實(shí)際工作中經(jīng)常遇到有的參保人員既參加了基本醫(yī)療保險(xiǎn)又參加了商業(yè)保險(xiǎn)，出現(xiàn)兩頭報(bào)銷(xiāo)的情況，參保人員當(dāng)時(shí)不知道要將發(fā)票、醫(yī)療費(fèi)用明細(xì)清單、住院出院小結(jié)等資料復(fù)印下來(lái)，事后就需要到醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來(lái)調(diào)閱檔案；還有的參保人員轉(zhuǎn)外診到外地大醫(yī)院治療，待病情穩(wěn)定后轉(zhuǎn)到參保地進(jìn)行康復(fù)性治療，而參保地醫(yī)院的醫(yī)生往往需要參照參保者當(dāng)時(shí)在外地醫(yī)院的診斷、用藥情況作出新的診斷，這時(shí)也需要參保者到醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)調(diào)閱檔案；參保人員辦理醫(yī)保退休手續(xù)需要調(diào)閱檔案等等。

3.醫(yī)保檔案是領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)決策的重要依據(jù)

隨著醫(yī)保事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量的增多，檔案承載的信息量也在不斷增加，醫(yī)保各項(xiàng)政策的制定、調(diào)整、完善都需要充分、完整、高質(zhì)量的資料，領(lǐng)導(dǎo)如果在決策前準(zhǔn)確掌握了第一手資料，就能開(kāi)闊決策視野、增強(qiáng)決策的前瞻性、提高決策的效率，從而作出符合實(shí)際的、科學(xué)的、切實(shí)可行的決策。醫(yī)療保險(xiǎn)管理主要是對(duì)醫(yī)保基金的管理。科學(xué)、規(guī)范的檔案，有利于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、會(huì)計(jì)核算和基金收支分析，可以及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告基金運(yùn)行情況，有利于領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)的決策。

二、當(dāng)前醫(yī)保檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1.檔案意識(shí)淡薄，業(yè)務(wù)水平不高。有些工作人員對(duì)檔案是不可再生的寶貴信息資源的認(rèn)識(shí)程度不夠，對(duì)檔案管理的知識(shí)所知甚少，僅考慮個(gè)人或科室平時(shí)工作的方便，經(jīng)常將一些重要的檔案資料隨意存放在科室里，導(dǎo)致日常許多有價(jià)值的檔案丟失或者損壞。檔案管理人員業(yè)務(wù)不精通，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，出去交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，致使檔案管理工作許多的新的做法和經(jīng)驗(yàn)得不到及時(shí)的學(xué)習(xí)和借鑒。許多檔案管理人員的管理水平仍停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展。

2.檔案基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，現(xiàn)代化管理水平不高。良好的檔案基礎(chǔ)設(shè)施，是檔案信息化管理的重要條件。一些單位由于辦公用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，有的醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理設(shè)備陳舊，計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備都沒(méi)有配備到位，更不談上使用檔案管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理，這些都制約了醫(yī)保檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、對(duì)醫(yī)保檔案管理的一些設(shè)想

1.強(qiáng)化工作人員檔案意識(shí)，提高檔案管理員素質(zhì)。醫(yī)保檔案管理是醫(yī)保管理的重要組成部分，各級(jí)醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理工作列為議事日程。要通過(guò)會(huì)議、參觀學(xué)習(xí)、典型事例等各種形式來(lái)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，使全體干部職工都能充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)保檔案與自己日常工作和生活密切相關(guān)，建立全員檔案意識(shí)。檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理工作的法律、法規(guī)、文件，不斷加深對(duì)檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和緊迫感，同時(shí)要加大對(duì)兼職檔案員培訓(xùn)力度，使其在工作中有的放矢，注意保存有價(jià)值的資料。

2.完善各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理工作。各醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要根據(jù)醫(yī)保工作的實(shí)際，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。把檔案工作制度建設(shè)作為完成檔案工作任務(wù)的前提，堅(jiān)持制度上墻、制度歸檔，嚴(yán)格遵守、定期檢查。按照制度認(rèn)真細(xì)致地鑒別、收集、分類(lèi)、整理，實(shí)行檔案綜合管理，對(duì)各種門(mén)類(lèi)、不同載體的檔案及有關(guān)資料實(shí)行統(tǒng)一管理，集中保管，始終把問(wèn)題解決在檔案歸檔之前，確保案卷質(zhì)量。對(duì)檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、檔案的查（借）閱等都要嚴(yán)格按照規(guī)定履行，保證檔案工作井然有序地開(kāi)展，使檔案管理與醫(yī)療管理同步發(fā)展。

3.建立健全檔案管理機(jī)制，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。各醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要結(jié)合自身組織架構(gòu)、建立由專(zhuān)人負(fù)責(zé)的檔案管理工作小組，設(shè)立專(zhuān)職檔案管理人員，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理。在設(shè)立專(zhuān)職檔案管理人員的同時(shí)，協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門(mén)配備兼職檔案員，共同負(fù)責(zé)做好醫(yī)保各類(lèi)檔案的收集和傳遞。形成上下配合、左右協(xié)作、縱橫交織的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。這樣不僅可以有效防止檔案資料的流失，而且可以切實(shí)提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

4.加大檔案管理信息化建設(shè)力度，提高檔案管理水平。進(jìn)一步完善電子檔案，將參保單位、參保人員、醫(yī)療待遇享受、門(mén)診慢性病資料、定點(diǎn)管理信息等檔案進(jìn)行數(shù)字化。充分利用計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的作用，運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制目錄，還可用于庫(kù)房的管理。

綜上所述：各級(jí)醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要有針對(duì)地做好檔案編研工作，將零散的、雜亂的信息，轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)的、成專(zhuān)題的、分類(lèi)有序的、可直接利用的信息資料，不僅要為本部門(mén)提供有價(jià)值的檔案信息，更要做好涉及民生方面檔案利用的各項(xiàng)工作，借助“醫(yī)保”工程的建設(shè)，將涉及民生的檔案信息及時(shí)提供給社會(huì)大眾，使檔案工作更好地貼近社會(huì)、融入社會(huì)、服務(wù)大眾，創(chuàng)造出更好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)保檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，在全民“醫(yī)保”到來(lái)的時(shí)代，人們對(duì)檔案利用的需求日益增強(qiáng)，范圍不斷擴(kuò)大，各級(jí)醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只有把人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)、最敏感的檔案作為為民服務(wù)的重點(diǎn)，緊貼群眾需求，有效開(kāi)發(fā)檔案信息資源，逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案資料社會(huì)共享，才能真正地在關(guān)注、改善和解決民生問(wèn)題上體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

作者簡(jiǎn)介：程英華（1976-），女，漢族，專(zhuān)科學(xué)歷，青州市居民醫(yī)療保險(xiǎn)管理中心。

鄧永新（1974-），男，漢族，本科學(xué)歷，青州市居民醫(yī)療保險(xiǎn)管理中心，研究方向：居民醫(yī)保檔案管理。