淺談檔案管理工作內容及模式轉變

孫麗

【摘要】傳統(tǒng)檔案屬于紙質文字形式，管理工作任務繁雜，工作量大，需要多人合作完成。在我國信息技術不斷發(fā)展的大環(huán)境下，檔案由紙質形式已經變?yōu)榱穗娮有问剑瑱n案管理工作也應該與時俱進。因此檔案管理工作內容和模式會發(fā)生較大的改變。筆者根據相關工作經驗，主要探析檔案管理工作內容及模式轉變的相關問題，供大家參考。

【關鍵詞】檔案管理工作；內容及模式；轉變

近些年，我國計算機信息技術的普及程度在逐漸增強，已經步入了數字化時代，信息技術對于各行各業(yè)的管理工作發(fā)揮著重要作用。檔案管理也已經轉變?yōu)殡娮踊芾砟Ｊ健＿@一轉變使辦公速度更快，使檔案記錄的管理過程更加科學，信息更加完整和準確，信息傳遞更加及時。但是計算機系統(tǒng)對檔案的管理也存不穩(wěn)定等問題，對此都需要采取科學有效的對策，保證信息化檔案管理具有較高的安全性。

一、檔案管理工作內容的轉變

相對于傳統(tǒng)紙質形式，電子媒介的管理更加先進，主要的工作內容已經由紙質的文字保管轉變?yōu)榱擞嬎銠C電子信息管理，管理效率更高，更加系統(tǒng)，信息化的控制保證出現(xiàn)差錯的幾率較低。

（一）檔案資料的收集更加完整。傳統(tǒng)的檔案收集工作需要對形成的檔案進行歸檔。通過紙質文字的形式記錄相關議案，人們查閱和保管都比較困難。檔案經過長時間的儲存，紙質會出現(xiàn)泛黃的現(xiàn)象，字跡也會變得非常模糊。同時對于議案的記錄只有結果，無法對議案的全過程進行準確的記錄，可能會使議案過程中一些新穎的方法和意義被漏掉。電子檔案就完全克服了紙質檔案的不足，可以對議案的全過程進行記錄，并且可以將其上傳至計算機進行系統(tǒng)化保存，因此這種檔案收集管理方式更加系統(tǒng)和全面，操作也更容易，也不會出現(xiàn)過大的漏洞。

（二）保存檔案更加簡單。電子化檔案的保存需要借助計算機系統(tǒng)，其操作過程非常簡單，可以擺脫傳統(tǒng)檔案保存費時、費財和費力等不足。同時也能避免紙質檔案被鼠蟲啃咬。因此計算保管的先進性顯而易見。工作人員只需要將檔案存入計算機特定的系統(tǒng)，再在其中輸入檢索詞，就可以查到需要的檔案。以前需要很多人協(xié)作完成的工作，在計算機的輔助下，可以一個人順利完成。此外，電子版的檔案具有不易更改的特點，因此這種形式的檔案真實有效性更高。電子檔案的收集，保存都非常方便。如果人們需要獲取信息可以及時通過計算機調出檔案，只要保證電腦是最新的軟硬件配置，并且有足夠的內存就可以。但是受到電腦不穩(wěn)定性的影響，其出現(xiàn)信息丟失的可能性較大，因此對檔案的備份是很有必要的。

（三）加強計算機系統(tǒng)的安全防范措施。計算機系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問題，檔案會面臨丟失的風險。因此，需要做好安全防范工作，包括建立完善的管理制度、操作規(guī)范和監(jiān)督制度，約束和監(jiān)督工作人員的工作行為。通過防火墻預防黑客攻擊。如果檔案內容非常重要，需要嚴格加密。電子檔案不能對外公開，因此只能用局部網絡。訪問控制技術的應用可以保證檔案不遭到非法訪問。對于計算機服務器要及時進行殺毒，防止檔案出現(xiàn)意外損失。此外，檔案網絡信息可以實行安全審計制度，加強檔案信息的跟蹤。一旦計算機信息系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)了對檔案的攻擊，需要及時報警或采取關閉服務器等措施，保證檔案信息具有完好性。

二、檔案管理工作模式的轉變

電子檔案的管理內容和管理手段發(fā)生了變化，那么整個管理工作模式也會發(fā)生轉變，主要包括管理理念的改變和管理制度的改變。

（一）管理理念發(fā)生了轉變。檔案內容包括經濟、政治等。檔案信息資源非常豐富，但是不能對外泄露。因此管理需要做好保密工作。在不被泄密的基礎上，又要能提高查找的便捷性，實現(xiàn)檔案管理的科學有效性。總之，通過電子化的檔案管理，能夠通過信息化管理技術服務于社會各個領域。

（二）管理制度發(fā)生了轉變。因為信息的存儲方式發(fā)生了改變，因此新型檔案管理制度的建立是非常必要的。人們對紙質檔案的安全性要求是不允許復制、拍照和偷盜等。通過人為的監(jiān)控可以保證安全。但是對于電子檔案的安全要求較高。檔案信息開放的人群需要根據檔案的秘密程度確定，檔案材料不能隨意拷貝。對于泄漏檔案材料的人員要根據規(guī)定嚴格處罰。

三、總結

綜上所述，檔案存儲方式的轉變是計算機信息技術發(fā)展的必然產物。存儲方式由紙質版變?yōu)殡娮影妫涔芾韮热莺湍Ｊ剑鄬τ趥鹘y(tǒng)管理揮發(fā)生了很大的轉變。需要工作人員有較高的計算機管理水平，并能夠及時預測和防范各種風險。文章首先分析檔案管理工作內容的轉變，再探析檔案管理工作模式的轉變。希望通過本文的研究對檔案信息化管理水平的提高有所幫助。

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