巧用超鏈接 快速查檔案

文?黎明

巧用超鏈接 快速查檔案

文?黎明

在日常的檔案管理中，我們經常會遇到這樣的問題。有人來查閱檔案，我們要重復這樣的步驟：去庫房—登記—查閱目錄—調取檔案—查閱—歸檔。很多時候是忙活半天，就只查了個日期、找個人名什么的，既占用時間，又顯程序繁瑣、辦事效率拖沓。那么，怎樣改變這一狀況呢？辦法就是用超鏈接。運用超鏈接功能，只需查閱目錄，可以省去去庫房、登記、調取實物、歸檔的許多步驟。

下面，筆者以大家最常用到的excel檔案目錄來說明超鏈接的使用方法。

上圖所示，要查閱紅框內《關于向新時期測繪好干部——***同志學習活動的通知》一文，便可以選中該表格（注意是選中表格，不是表格中的文字），右鍵單擊后顯示出快捷菜單，點擊箭頭處“超鏈接”，如下圖所示。

出來下圖對話框。點擊紅框內下拉菜單按鈕，選擇所要鏈接的電子文檔所在文件夾，選擇要鏈接的電子文檔，點擊“確定”。

這時會發現該表格中的文字已經變成藍色。

點擊藍色部分內容，文件內容便顯示出來，如下圖：

這是文檔首頁的內容，如果文檔有多頁，可以在該行目錄的后面每個表格加上頁碼，按上述步驟分別添加超鏈接。如圖所示：

如果檔案目錄采用word格式建立，則更加簡單，只需在表格內添加【1】【2】等頁碼，添加第一頁，就選中【1】，按上述方法添加超鏈接即可，如下圖：

上述方法雖然快速實用，但卻有個前提條件，即需要把檔案事先進行掃描，變成電子檔案，這樣才能實現上述功能。

掃描檔案是一項繁瑣繁重的工作，但在檔案信息化管理勢在必行的今天，這是我們必須要翻越的一座大山，現在的麻煩是為以后的不再麻煩而努力。因此，掃描檔案一定要把工作做在平時，循序漸進，而不要總是往后推，這樣越積越多，做起來會更加不容易。即時掃描，搭建超鏈接，檔案工作才能飛速運轉起來。

（作者單位：山東省國土測繪院）