淺析干部人事檔案的重要作用

文?劉志華 李獻云

淺析干部人事檔案的重要作用

文?劉志華 李獻云

人事檔案是以個人為單位，通過收集、鑒別、整理、立卷保存起來的記述和反映個人在社會生活中歷史經(jīng)歷、思想品德、知識才能、領(lǐng)導水平、獎勵懲罰、工作業(yè)績等情況的檔案。干部人事檔案工作是組織人事工作的重要組成部分，在組織人事實際工作中經(jīng)常要利用到干部人事檔案。

現(xiàn)階段，干部退休審批主要以人事檔案為審批依據(jù)，辦理退休手續(xù)、落實退休待遇。通過查閱干部人事檔案材料中的出生日期、參加工作時間來確定干部的年齡、工齡，通過查閱干部職稱職務和工資調(diào)整等材料來確定干部的退休待遇情況。比如在確定干部出生日期時，可根據(jù)《干部履歷表》中提供的信息，重點查看人事檔案中《選拔學生登記表》《入團志愿書》《錄用審批表》《入伍登記表》等材料，以最先記載的出生日期為準計算是否到達法定退休年齡，對明確標記陰歷日期的還要通過查對萬年歷來確定出生日期。沒有人事檔案，就無法辦理干部退休審批。

一、干部人事檔案貫穿干部個人成長和職業(yè)生涯的始終

干部人事檔案在干部退休審批中不可替代的作用，只是干部人事檔案發(fā)揮作用的一個方面的體現(xiàn)。其實，干部人事檔案貫穿于干部個人成長和職業(yè)生涯的始終，是組織人事工作不可或缺的基礎(chǔ)性工作。

（一）開展干部工作的基礎(chǔ)作用

經(jīng)鑒別、整理、審核后的干部人事檔案清楚完整地記載著個人的籍貫、出生年月、學習經(jīng)歷、參加工作時間、工作經(jīng)歷、入黨時間、職稱職務和離退休情況等基本信息，是組織人事部門制作《干部花名冊》的依據(jù)，為日常的干部人事工作提供第一手的資料。通過查閱人事檔案，確認“三齡兩歷”等干部個人基本信息，是開展好干部工作的基礎(chǔ)。

（二）維護干部合法權(quán)益的憑證作用

干部人事檔案在干部人事工作中具有較強的權(quán)威性，是單位或個人查證過往信息、落實有關(guān)待遇的主要依據(jù)。檔案材料來源可靠，內(nèi)容記載真實準確，能有效的解決有爭議性的疑難問題。比如個人對年齡、工齡提出異議的，可通過查閱人事檔案進行組織上的確認；在涉及干部個人切身利益的法律糾紛中，人事檔案具有提供法律信證的作用。

（三）干部考察任用中的重要作用

考察任用干部，關(guān)鍵是知人善任。干部人事檔案是全面考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，為領(lǐng)導準確掌握干部隊伍的整體狀況提供第一手可靠的資料。2009年王亞麗檔案造假騙官案震驚全國，做好干部任前檔案審核工作，對于加強干部任前監(jiān)督、有效防止干部“造假騙官”“帶病提拔”、減少干部任用失察失誤發(fā)揮了重要作用。通過干部人事檔案，掌握每個干部的不同特點，針對性地提出培養(yǎng)和任用的意見，真正做到“量體裁衣”和“量才使用”，把干部配置到適宜的位置上，最大限度的發(fā)揮干部的聰明才干。

（四）“通古知今”的歷史作用

干部人事檔案具有“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的特殊功能。對于個人來說，人事檔案資料都是伴隨著干部的成長同步積累而來的最原始的資料，是個人歷史的真實記錄和個人本來面目的客觀反映。對于組織來講，堅持以檔案為基準，以歷史材料為依據(jù)，能及時準確地為相關(guān)職能部門提供有價值的信息。對于國家來論，可通過人事檔案了解掌握幾十年甚至上百年前國家政策和社會面貌等信息。

（五）日常人事工作中的支撐作用

在日常人事管理工作中，干部人事檔案發(fā)揮了強有力的支撐作用。如1985年、1993年及2006年進行的工資改革所涉及職工工作年限及套改年限的確定和因特殊貢獻高套工資，都要根據(jù)人事檔案材料核實，落實政策。各行各業(yè)每年進行的專業(yè)技術(shù)職務評審工作中，必須提供干部人事檔案中近五年的年度考核表，必要時還需提供現(xiàn)有專業(yè)技術(shù)職務評審表。人才引進、干部退休，也都需要查閱人事檔案后才能確定辦理。出具入黨政審、獎勵證明等材料時，均需查閱干部人事檔案等。

二、提高思想認識，切實做好干部人事檔案工作

干部人事檔案的重要作用，要求我們必須做好干部人事檔案工作。針對目前干部人事檔案工作中存在的重視程度不夠、從業(yè)人員專業(yè)水平低、信息化程度低等問題，分析原因，找出對策，切實做好干部人事檔案工作。

（一）高度重視人事檔案管理工作

一些單位領(lǐng)導的檔案意識不強，將檔案工作定位于單位的輔助工作；許多干部對人事檔案在其職業(yè)生涯和退休養(yǎng)老等方面所發(fā)揮的作用認識不到位。因此，我們要做好干部人事檔案工作的政策解讀和宣傳工作，消除干部人事檔案的神秘感和距離感，讓干部職工充分認識人事檔案的重要性，增強領(lǐng)導層及干部個人的檔案意識，從思想上重視、理解、支持干部人事檔案工作。

（二）建設(shè)專業(yè)化的干部人事檔案管理隊伍

干部人事檔案大多由單位的人事科管理，人員兼職的情況較多，許多工作人員屬于“半路出家”，遇到工作量大時還會從別的科室抽調(diào)其他人員來幫助工作，工作質(zhì)量難以得到有效保障。各級管檔單位可從高校“檔案文秘”專業(yè)畢業(yè)生中考聘一批政治覺悟高、專業(yè)知識強的人才，充實到干部人事檔案工作崗位中去；加強從業(yè)人員專業(yè)知識和業(yè)務技能的提升，每年除按時參加檔案主管部門組織的檔案業(yè)務培訓外，可采用“請進來”“走出去”等方式，定期組織檔案人員的專業(yè)知識培訓，多為他們提供外出學習交流機會，努力建設(shè)專業(yè)化的干部人事檔案管理隊伍。

（三）健全完善干部人事檔案相關(guān)制度

要不斷健全完善干部檔案材料歸檔、銷毀、鑒別制度，干部檔案審核、整理、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞制度，庫房管理制度等。提高對制度的執(zhí)行力，堅決做到“檔案經(jīng)審核不合格的不接收，材料不符合要求的不歸檔，查閱不符合規(guī)定的不提供，嚴防丟失檔案材料，嚴防涂改造假，嚴防失密泄密”。拓寬材料的收集渠道，完善檔案內(nèi)容，采取經(jīng)常收集和定期收集、重點收集和普遍收集相結(jié)合的方法，通過各種形式催要檔案材料，防止缺漏。

（四）做好干部人事檔案的保管保護

干部人事檔案具有不可再生性，萬一損毀，就無法補救，維護干部人事檔案的安全、完整尤為重要。要大力加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做好干部人事檔案的保管保護。要嚴格按照《干部檔案工作條例》落實好檔案庫房、閱檔室和檔案管理人員辦公室“三室分開”，使用統(tǒng)一規(guī)范的檔案設(shè)備用品。落實“九防”措施，配備防盜門、滅火器、窗簾、空調(diào)、吸塵器、除濕機、加濕器、碎紙機、消毒殺菌機等設(shè)備。

（五）加快干部人事檔案信息化建設(shè)

目前，許多單位干部人事檔案的服務利用，主要還是通過手工翻閱實體檔案完成材料的檢索查找、復印蓋章等，服務方式單一、落后，干部人事檔案工作信息化程度低。各管檔單位應將人事檔案信息化建設(shè)納入重要議事日程，配備通曉信息專業(yè)技術(shù)的人才，提供資金和技術(shù)支持，更新硬件設(shè)備，引入專業(yè)檔案管理軟件，加設(shè)防盜系統(tǒng)，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段全面引入干部人事檔案管理工作，提高干部人事檔案管理水平。

干部人事檔案直接關(guān)系到干部個人的切身利益，是做好組織人事工作的基石，干部人事檔案工作對穩(wěn)定干部隊伍、推動事業(yè)發(fā)展、構(gòu)建和諧社會具有深遠的影響。我們必須高度重視人事檔案工作，努力做好人事檔案工作，當好組織部門的“參謀人”、干部職工的“貼心人”。

（作者單位：臨沂市精神衛(wèi)生中心 / 中國人民銀行臨沂市中心支行）