淺析電算化會計檔案的風險防范

孫冬青 王娟

【摘 要】近年來，由于網絡技術的蓬勃發展，會計電算化也隨之發展起來，會計電算化檔案便應運而生。電算化會計檔案得到了快速發展和廣泛關注，研究其風險防范有著重要意義。本文首先介紹了會計檔案在會計電算化發展的特點，分析了電算化會計檔案管理中的安全問題，并結合相關實踐經驗，從多方面提出了風險的防范措施。

【關鍵詞】電算化 會計檔案 風險 防范

1 前言

作為電算化會計檔案實踐中的重要工作，對其風險進行合理防范有著關鍵意義。該項課題的研究，將會更好地提升電算化會計檔案應用的實踐水平，從而有效優化其風險防范的最終效果。

2 會計檔案在會計電算化發展的特點

2.1 現代化載體

根據最新頒發的《會計檔案管理辦法》規定，凡是采用電子計算機方式進行會計核算的單位，一律不允許只上交電子會計數據，還要配上并保存打印出來的紙質檔案，這樣才能夠為電算化會計提供雙重載體，也為會計檔案管理提供了雙重保障。雙重載體在此為儲存在計算機硬盤中的會計數據以及其他光盤或磁性介質等電子會計檔案，這些都能夠保證會計檔案數據不能夠輕易被篡改。

2.2 軟硬件環境

電算化的電子會計檔案不具有紙質檔案所具有的直觀可視性，所以要想實現其可視性必須要在特定的硬件或軟件系統環境中顯示，這樣才能夠實現在現實中的實用性。此外，這樣的存儲方式有時會因為載體本身質量以及存放環境等問題產生電子檔案修改或電子檔案保存不善等問題。

2.3 系統化資料

由于電算化操作流程以及電算化信息系統維護的要求，會計檔案涉及的范圍逐漸變成了系統化資料，這也是電算化會計檔案管理下出現的新特點。這一特點不僅可以保存會計檔案的電子數據，還可以將被計算機識讀的程序文件以及數據結構文件進行保存，除此之外計算機進行會計核算所借助的各種代碼也會被保存下來，這樣才能夠最大化保證數據不會輕易丟失。

2.4 計算機技能

電算化會計檔案管理系統需要會計人員擁有更高的基本會計人員素質以及必要的系統安全操作能力。會計人員不僅要熟悉會計核算工作的各項方法，還需要同時掌握一些必要的計算機使用能力以及維護能力，這樣才能夠更好地適應電算化會計檔案管理工作。

3 電算化會計檔案管理中的安全問題

就目前我國的電算化會計檔案管理現狀來看，管理工作中還存在著很多問題，如管理制度不夠健全、管理人員業務素質不高、對電子檔案不夠重視、計算機系統與網絡系統的安全度不高等等。這些管理問題在一定程度上對電子檔案的安全管理造成了影響，尤其是計算機系統與網絡系統的安全管理問題，更是直接導致了電子會計檔案管理的安全性較低的主要原因。

3.1 電算化會計檔案管理制度尚不完善

很多單位認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化，對電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統的制度；沒有對會計電算化信息系統檔案保管人員的職責作出相應的規定；也沒有采取相應的保障措施來改善保管會計檔案的環境等。

3.2 檔案管理人員的業務素質不全面

目前很多企業中的檔案管理人員的素質缺少檔案管理應有的專業知識和計算機應用知識，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發展。

3.3 計算機系統及網絡安全管理問題

計算機技術雖然具備較強的計算機能力與存儲能力，但同時計算機的基本性能也給信息的安全存儲帶來一定影響。這是因為計算機系統中的會計資料、信息數據極易受到人為的篡改，計算機軟件也常常會出現問題導致會計信息丟失，并且很容易被人通過復制等手段盜取信息資料而不留下痕跡，這些都為電算化會計檔案的安全管理造成很大難題。再加上網絡技術的廣泛發展，使得一些黑客很容易侵入電子檔案管理內部竊取、篡改信息數據，或者泄露會計信息，或者利用病毒使計算機癱瘓，導致會計信息數據完全丟失，這也是電子會計檔案管理的主要安全問題。另外，電算化會計檔案信息的存儲質量還與其所在的載體質量、保存環境有著很大關聯。

4 電算化會計檔案管理的風險防范措施探討

為了能夠提高電算化會計檔案管理的安全性，就必須要加強管理，增大對計算機硬件設備與軟件技術應用的投入力度，不斷深化改革，促使電算化會計檔案管理工作制度更加完善，并且建立相應的檔案歸檔制度、保管制度、定期備份與維護制度以及分權限調用制度等等。并強化對電算化會計檔案管理人員的培訓，提高其工作能力與職業道德素養，做好內部人員管理。但最重要的，還是要做好信息技術上的檔案管理工作，具體安全管理措施如下：

將電子會計數據檔案定期整理拷貝，保存到相應的系統或介質。養成定期定時備份的良好習慣，數據備份隨時進行，每一個會計年度要把所有會計數據拷貝存儲到磁性介質中或者光盤上。必須要加強網絡安全管理的工作。具有預防病毒和黑客的入侵安全措施，確保系統和軟件的安全，設置網絡防火墻等，以預防病毒對計算機的侵害，并及時升級檢測和殺毒軟件，使計算機硬件與軟件系統的安全得以充分保障。加強電子會計檔案系統保密的工作。由于電子會計檔案具有易修改、易破壞并且不留痕跡的特點，不管是操作和執行過程中的加密，還是管理過程中的加密都是非常必要的，必須設置輸入和輸出控制，將數據和源程序加密，設置相對復雜、不易被破解的密碼口令，設置恢復功能和各種操作紀錄等控制功能。做到防患未然，嚴密各種手續和程序，使電算化會計資料的保密性得到充分的保障。要限制電算化會計檔案的利用方式，確保使用安全。電算化會計檔案的特點使其在利用活動中的保密和安全問題不好控制，所以要采取更加嚴密的安全措施，避免由安全問題帶來的不可挽回的損失。保證存儲介質的存放環境良好。注意防潮、防熱、防塵、防磁及定期檢查復制采用磁性介質保存的檔案，防止磁性介質的損壞會計檔案丟失，從而造成無法挽回的損失。

5 結語

綜上所述，加強對電算化會計檔案風險防范的研究分析，對于其良好實踐效果的取得有著十分重要的意義，因此在今后的實踐中，應該加強對電算化會計檔案的重視程度，并注重具體實施措施的可行性與整體性。

參考文獻：

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