淺談網絡環境下如何做好檔案管理工作

摘要：信息時代的快速到來為各行各業帶來便利條件的同時，也改變了各行業傳統的工作和管理模式。在國家提出“互聯網+”這一戰略背景之后，各行業都積極加強與互聯網信息技術的結合，從而推動產業發展和變革，檔案管理同樣也適應這一發展潮流。本文重點探討了互聯網環境下檔案管理工作的特點，以及如何做好檔案管理工作的要點。

關鍵詞：網絡環境;檔案管理;發展

一、網絡背景下檔案管理工作的特點

1.創新性

網絡背景下檔案數據種類繁多，除了傳統的紙質化檔案之外，還包括了圖像資料、圖形資料、音頻資料以及視頻資料等。同時，檔案數據通過互聯網取得實現了傳輸和閱讀方面的便捷性，為廣大受眾群體提供了便利。在此基礎之上，檔案管理工作也應當緊密結合檔案資料技術的發展，積極創新管理手段，將信息管理和知識管理有效結合起來。另外，在互聯網背景下，傳統的檔案管理工作模式也有所改變，檔案管理的工作人員在開展檔案管理工作時除了要融入信息化思想之外，更需要改變傳統的管理理念和模式，使得檔案管理的數據錄入、分離、存儲以及傳輸等過程更具有時代性。

2.便捷性

隨著互聯網技術的快速發展，通過網絡渠道獲取信息成為了快捷而便利的方式，這也為檔案管理工作提供了便利條件，通過對檔案數據的數字化和信息化存儲、傳播、查詢等過程，實現了傳統檔案管理工作的本質性創新。尤其是在檔案查詢方面，傳統的檔案管理在查詢資料時需要人工查閱紙質文獻資料，過程慢，效率低，而數字和信息化檔案數據的查詢，通過網絡渠道精確檢索要查詢的信息數據，可以極大地降低檔案查詢時間，提高查詢的效率。

3.安全性

傳統的紙質檔案在歸檔和存儲過程中，由于自然老化、人為損壞以及偶發事件等因素，容易造成檔案的損毀，進而導致相關重要數據泄露或丟失的問題發生。然而，在網絡背景下，電子化和信息化的檔案數據是被保存在虛擬的網絡空間中，通過數據庫或者云端的形式來存儲，即便是紙板的實體檔案發生丟失或損壞，管理員依然可以通過數字檔案來還原所需要的數據，進而滿足數據和傳輸的查閱需求。

4.協同性

傳統的檔案管理工作中，信息數據的收集和錄入都需要檔案管理工作者獨自完成，其工作內容繁重，其在數據的使用上存在著很大的局限性。網絡背景下，企業中的各部門可以通過網絡平臺建立聯系，形成共同協作關系，從而實現對數據的共同使用、錄入、收集以及更新等，極大地提高了數據使用的效率。

二、信息網絡環境下檔案管理的途徑

1.創新管理模式，轉變管理方式

信息網絡環境下，檔案管理工作需要結合信息技術的特點，創新管理模式和管理方法，具體來講，一方面應當改變傳統的管理工作流程，以滿足信息化檔案管理的需求。在檔案存儲和檢索方面，通過信息化技術提高存儲的安全性和檢索的便利性，同時豐富信息存儲的形式。另一方面，從硬件設備和軟件系統兩方面著手，建立檔案管理的網絡平臺，尤其要重點做好設備的研發和系統應用，在此基礎之上做好系統軟件的設計和平臺的建設，同時積極組織開展檔案信息在網上的公開發布，從而方便社會公眾和各單位信息需求者檢索、查閱，提高檔案信息的應用效率。

2.加大檔案信息化管理經費投入

檔案的信息化管理工作是時代發展的產物，為了推動檔案管理工作的信息化建設，首要做的就是從經費是給予必要的財力支持，從而為開展檔案信息化管理提供物質保障。在信息化技術不斷更新換代的網絡背景下，企業的檔案信息化管理也應當緊跟最新的前沿技術，確保檔案管理工作與最新技術的緊密結合。這就需要企業相關部門針對內部檔案信息化建設要做好專項的經費預算，在前期各項技術經費投入之后，還需要持續關注行業的發展趨勢，通過定期更新技術設備、加強員工學習培訓等形式，加快信息化檔案管理工作的步伐。另外，在檔案的信息化管理工作收到一定的經濟效益之后，可以將這部分經費重新投入到檔案的網絡建設工作中，這樣形成循環投資，從而更好地滿足檔案信息化管理工作的發展和需求。

3.構建檔案管理標準化制度

為了推動檔案管理信息化建設的有序開展，企業應當制定各種規范和標準，并嚴格予以落實，從而確保不同類型的檔案管理工作能夠形成統一、完整的體系，進而實現檔案管理工作的效益最大化。例如，在信息網絡的大環境下開展檔案管理工作，為了實現不同檔案之間的數據交換、檔案信息的傳遞以及檔案資源共享與網絡平臺鏈接等相關內容，必須要具備統一的規范要求才能實現。因此，開展檔案管理工作中需要建立起一套行之有效的標準化規范模式，確?，F代化檔案管理的順利開展，為檔案管理信息化建設提供良好基礎。

結語

網絡信息環境下，檔案管理工作人員及企業管理層首先要明確認識到檔案信息化管理的重要性，通過強化檔案信息化管理意識，構建標準的管理制度，創新檔案信息資源服務方式等方式加強檔案管理信息化建設，使檔案管理信息化得以更好實現。

參考文獻

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作者簡介：徐亭芳（1975.01.20）女，籍貫：漢族，學歷：在職本科，單位：山東省輕工工程學校，職稱：檔案管理中級，主要研究方向：檔案信息化。