高校院（系）檔案管理中的問題與對策探析

李銀娟　殷曉敏

摘 要：在教育改革和高效管理的大背景下，二級院系的檔案管理也迎來了新的挑戰(zhàn)。高校院（系）檔案在高校檔案中扮演重要的角色。因此，做好高校院（系）檔案管理工作勢在必行。對于在高校院（系）檔案管理工作中存在的問題，我們應(yīng)采取相應(yīng)的措施，把高校院（系）工作做得更好，同時(shí)將高校院（系）的作用發(fā)揮得更加淋漓盡致。

關(guān)鍵詞：檔案管理 二級院系 對策

高校院（系）檔案是高校檔案的基本單元，是高校檔案管理信息的主要來源，詳盡而真實(shí)得反應(yīng)著高校院（系）的教學(xué)，社會服務(wù)活動以及科研的過程和結(jié)果，包括前一階段的教學(xué)與科研人員的方法、經(jīng)驗(yàn)、思想等，直接而客觀地將院（系）發(fā)展進(jìn)程和規(guī)模呈現(xiàn)出來。

高校院（系）檔案是高校檔案的基礎(chǔ)。如果你想打開思路、開闊眼界，提高教學(xué)、科研等教學(xué)活動的質(zhì)量，那么你就可以查閱詳細(xì)地院（系）的檔案資料，吸取前人的成果和經(jīng)驗(yàn)。

一、高校院（系）教學(xué)檔案管理中存在的問題

一些高校將部分的檔案管理職能分配給二級院（系），改變了院（系）的檔案管理工作。我們要對院（系）檔案管理工作重新審視，加強(qiáng)院（系）管理的管理力度，深度挖掘檔案的服務(wù)職能。切實(shí)發(fā)揮高校院（系）檔案的作用，對于提高辦事效率有很大的幫助，減少不必要的損失和資源浪費(fèi)。

1.資料殘缺不全。

二級院系教學(xué)管理工作的起步比較晚，一直在實(shí)踐中摸索，并無健全合理的制度，也并未建立一套完備的規(guī)章制度。許多高校的二級院系，甚至沒有建立資料室和檔案室，也沒有專職的檔案員看管檔案，職責(zé)混亂、不明晰，都導(dǎo)致了教學(xué)檔案工作存在不完整、不及時(shí)和流失現(xiàn)象。在院（系）成立之初，并未對院（系）資料的收集和保存引起足夠的重視，導(dǎo)致了資料殘缺不全，許多原始資料散失而缺檔，不能完整地反應(yīng)院（系）地發(fā)展歷史。

2.檔案意識薄弱。

許多高校并未對檔案管理工作給予足夠的重視，二級院系注重從事教學(xué)活動，始終把教學(xué)工作擺在工作的首位，教學(xué)事務(wù)繁多，只把檔案管理工作視為教學(xué)工作的一項(xiàng)附屬工作。為了應(yīng)付檢查，往往臨時(shí)突擊、草率整理，應(yīng)付公事。許多檔案管理人員都是兼職人員，并未經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，不具備專業(yè)技能，導(dǎo)致了檔案資料的長期積壓、雜亂無序。

3.管理手段落后，模式缺乏創(chuàng)新。

這是現(xiàn)在檔案管理中存在的一大問題。作為學(xué)校教學(xué)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，學(xué)校檔案室，對二級學(xué)院的監(jiān)督指導(dǎo)還有所欠缺，高度集中的管理體制也在一定程度上妨礙了學(xué)院在檔案管理方面的積極性與主動性的發(fā)揮，目前還不能夠從統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理兩個(gè)方面找到合適的銜接點(diǎn)。

二、高校院（系）管理的特點(diǎn)

1.規(guī)模小、內(nèi)容不豐富。

作為高校基本檔案基本單位的高校院（系）檔案，它詳細(xì)地向我們呈現(xiàn)了院（系）的教學(xué)、社會服務(wù)活動、科研等成果。但較之于學(xué)校檔案中心，院（系）檔案規(guī)模較小。內(nèi)容也不豐富。

2.信息來源狹窄。

院（系）檔案手機(jī)內(nèi)容時(shí)只針對該院（系）的學(xué)生展開，包括科研、教學(xué)、學(xué)生工作完成情況等等，信息收集的來源較為狹窄。

3.有良好的服務(wù)性、針對性，利用率較高，方便快捷。

一般來講，各個(gè)院（系）辦公室內(nèi)都會設(shè)有院（系）檔案室，把檔案進(jìn)行規(guī)范地分編，同時(shí)管理紙質(zhì)文檔和電子文檔，將檔案提供和需求的距離大大縮短，為廣大師生提供服務(wù)時(shí)更加方便快捷，進(jìn)一步對科研、教學(xué)行為進(jìn)行了規(guī)范，大大提升了教學(xué)質(zhì)量，從某種程度上來講，學(xué)生閱讀院（系）檔案資料，可以更好地約束和規(guī)范自己的行為，了解更多地規(guī)章制度，因此服務(wù)性和針對性良好，利用率高。

三、關(guān)于檔案管理的思考

院（系）檔案的重要性可見一斑，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作，充分發(fā)揮院（系）檔案的作用。

1.積極宣傳檔案工作。

許多師生檔案意識薄弱，對檔案工作認(rèn)識不充分。因此，我們應(yīng)該加大檔案管理工作的宣傳力度，幫助師生樹立檔案意識，培養(yǎng)自覺送檔的好習(xí)慣。學(xué)校院（系）的檔案管理人員應(yīng)該多多學(xué)習(xí)檔案工作的法律法規(guī)，完成師生和檔案管理人員良好的銜接。

2.切實(shí)提高檔案管理人員的基本技能。

檔案管理工作的關(guān)鍵是培養(yǎng)高水平的檔案管理人員。院校應(yīng)該配備專業(yè)的檔案管理人員，對他們進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和輔導(dǎo)，使其掌握專業(yè)的技能和知識，提升業(yè)務(wù)水平。除此之外，要從思想方面對他們進(jìn)行教育，使他們具備良好的思想品質(zhì)，愛崗敬業(yè)、甘為人梯。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化。

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理也從傳統(tǒng)的手工管理逐步發(fā)展到以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代管理方式。這對檔案管理人員提出了更高的要求，掌握多媒體、計(jì)算饑技術(shù)是每個(gè)檔案管理人員應(yīng)該具備的最基本的職業(yè)素質(zhì)，提高檔案管理技術(shù)的水平，掌握電子檔案管理。

逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化化管理模式，檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目標(biāo)是檔案全文數(shù)字化。開發(fā)檔案信息資源，把重要檔案優(yōu)先數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化、學(xué)校檔案館盡可能互聯(lián)網(wǎng)化，那樣就可以使用計(jì)算機(jī)查詢、瀏覽。

4.加大檔案管理的資金投入。

對院（系）檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，進(jìn)行更多的資金投入，完善檔案設(shè)施，配置更多高級的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案和互聯(lián)網(wǎng)資源的共享，提高檔案資料的查詢速度，提升工作效率。

近年來，高校教育改革逐漸深入，高校招生的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，從1998年到2009年十年間，招生人數(shù)就增長了500萬人次，高等教育出現(xiàn)了大規(guī)模發(fā)展，是世界上在學(xué)學(xué)生人數(shù)最多的國家，被外媒貼切地形容為“中國高等教育的一次大躍進(jìn)”。師生人數(shù)的激增，無疑加大了檔案管理的難度，對當(dāng)前檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。

高校院（系）檔案是教學(xué)以及科研工作的寶貴財(cái)產(chǎn)，他是科研工作者以及教育工作者智慧的結(jié)晶。加強(qiáng)檔案管理工作，是一項(xiàng)漫長而艱巨的任務(wù)，我們要勇于創(chuàng)新、不斷探索、及時(shí)總結(jié)問題，共同做好檔案管理工作，善于借鑒別人的經(jīng)驗(yàn)，適應(yīng)新變化，找出新方法，科學(xué)地進(jìn)行檔案管理工作的建設(shè)，更好地為教學(xué)、科研工作服務(wù)！

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作者簡介：李銀娟（1984.12-）女，碩士，中原工學(xué)院助理館員，研究方向：中國近現(xiàn)代關(guān)系史。