淺析知識經濟時代對檔案管理的挑戰與對策

李劍峰

摘 要：知識經濟時代，檔案管理面臨新的挑戰。建立適應知識經濟時代檔案管理的新思路和新方法，大力推進檔案管理的信息化和數字化進程，建立多元化的檔案管理，人員繼續教育培養體系等措施是適應時代發展新要求的必由之路。

關鍵詞：知識經濟；檔案管理；信息管理

一、引言

知識經濟是建立在知識和信息的生產、分配和使用上的經濟，它不同于傳統的資源經濟或農業經濟、工業經濟，而是一種全新的、基于最新科技和人類知識精華的經濟形態。檔案事業作為人類的記憶工程，擁有豐富的信息資源，既是傳統的知識產業，也是知識經濟的一個重要支柱，既是推動知識經濟發展的重要動力，又是受到知識經濟影響比較直接的領域之一。在知識經濟時代，檔案事業將面臨嚴峻的挑戰和極其難得的發展機遇，同時新的時代必將給檔案管理帶來許多新的觀念和新的課題。

二、知識經濟時代檔案管理工作面臨的挑戰

1.對傳統檔案管理工作觀念的挑戰：傳統的檔案管理“重藏輕用”。知識經濟時代對知識的評價標準是知識向經濟的變度，檔案工作者只有將所掌握的檔案知識和資源轉化為生產力，才能得到社會的認可。因此要改變“重藏輕用”的觀念，積極主動開發信息資源，使“死檔案”變成“活信息”，轉變服務觀念，大力開發檔案信息資源為社會和發展知識經濟服務。

2.對傳統檔案管理手段和方式的挑戰：當前，我們大部分的檔案工作仍然沿用傳統的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計算機，部分也實現了網絡化，但是網絡上并沒有多少可以傳輸的檔案信息，難以達到傳輸的高通量化和網絡化，難以形成新的知識生長點，也難以為知識經濟發展服務和供社會共享。因此，變革檔案管理手段，加速檔案管理現代化進程是檔案工作在知識經濟時代所面臨的重大課題。

3.對檔案工作者自身素質提出的挑戰：知識經濟的社會里，勞動密集型的社會結構將被知識密集型的社會結構所取代。要想在知識經濟時代有所作為，必須具備一定的理論知識和專業技能，否則將被這個時代所淘汰。因此運用檔案來傳播知識，促進經濟發展，使檔案中的知識轉化為現實的生產力，成為新的經濟增長點是檔案工作者義不容辭的責任和義務。

三、面對知識經濟時代檔案管理應采取的對策

1.要建立適應知識經濟時代檔案管理的新思路和新方法

首先，要樹立新的管理思想。在過去很長一段時間里，由于長期傳統環境下工作所形成的思維和方法上的定式，檔案工作者在思想觀念上難以將現代化管理引入到檔案工作中。近幾年，信息技術的迅速發展和對社會生活的巨大影響，已經讓檔案工作者認識到計算機、網絡等已成為檔案管理工作不可缺少的技術和工具之一。只有不斷解放思想，更新觀念，實現檔案管理思想的現代化，才能抓住機遇，開拓進取，以開放的視角，積極尋求檔案工作的生長點，在較高層面上來籌劃檔案管理的現代化建設方略。

其次，要積極引入新方法和新手段。檔案管理工作現代化，不能簡單地理解為買計算機，編程或買一份軟件，輸入微機三部曲。檔案管理工作現代化是一個系統工程，它包括檔案的整理、著錄標引、數據輸入和為它們服務的分類法、詞表等檔案管理工作現代化的基礎工作。檔案原件是信息資源，是資源就有一個開發過程，計算機管理檔案不能只停留在目錄檢索那種初步的不充分的信息開發階段，而應更深入地發掘檔案信息資源，變被動等待檢索利用為主動提供各類信息服務，這就提高了開發檔案的檔次。同時，社會的需求與承認也會大大促進檔案事業的發展。在市場經濟條件下充分開發檔案信息資源變得愈來愈重要。這就要求我們檔案工作者積極探索行之有效的規范化的科學管理模式，改變封閉的現行管理方式為向外的“開放型”管理方式，使檔案服務由內向型轉為外向型，直接面向經濟，面向公眾和社會的需求。

最后，要積極拓展檔案館藏的新資源。檔案資源的現代化是檔案管理現代化的基礎，數據庫的建立則是檔案資源現代化的標志。因此，檔案部門要把數據庫建設作為信息建設的基礎工程和核心任務來抓?，F行檔案館的館藏檔案多以紙質、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數字信息非常少，勢必影響到數字檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷。因此，加快檔案館原始信息的數字化轉換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數字信息的數量，并不斷補充、更新和完善是檔案工作滿足社會需求、保持旺盛生命力的必不可少的一環。

2.要大力推進檔案管理的信息化和數字化進程

（1）建立“需求—開發—利用”的科學開發機制：首先，要立足自身資源，增加傳統的編研力度，建立特色數據庫，開展定向專題信息服務。其次，信息資源開發應充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開發反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉化，這將是一項以實現檔案價值為目的的信息服務工作，因此必須要處理好“需求”、“開發”、“利用”三者之間的關系。

（2）以電子文件歸檔為管理重點。當前，檔案數字化相關技術標準尚不完善，在此情況下大量開展數字化工作存在風險，有可能影響到今后的數字信息資源整合與共享。另外，盡早開展電子文件歸檔管理工作，有利于檔案工作與電子政務盡早接軌，為機關單位提供有效服務的同時，又能抓住機遇依托電子政務平臺推進檔案信息化的進程。

（3）有效整合檔案信息資源。合理整合檔案信息資源是充分發揮信息利用價值的有效途徑之一，也是深化檔案信息資源開發工作的必須。檔案信息化建設作為一項新興事業，并無多少經驗可循，理論指導又一向滯后于實踐，這就使得很多檔案部門在信息資源開發時難免各自為政，缺乏溝通，出現信息資源開發的“孤島”現象。

3.要為檔案管理人員建立多元化的繼續教育培養體系

繼續教育是全體在職檔案管理人員不斷調整知識結構，適應知識經濟時代新要求的手段。面對檔案管理信息化建設的緊迫形勢，大部分在職人員是不可能有時間和機會到高校進行系統學習的，而繼續教育采取專題講座、實習培訓、現場研討等方式，具有時間短、效率高、內容專一、形式靈活等特點，因而成為在職檔案管理人員及時提高信息素養，培養信息技能的有效途徑。

繼續教育必須制度化、全員化。所有在職人員都要定期參加各種類型的繼續教育，并要將參加繼續教育的情況列入考績、評審的范圍。《全國檔案信息化建設實施綱要》中已明確提出，要“堅持各級檔案部門領導干部進修制度”。

繼續教育必須多元化、規范化。一方面要因材施教，充分利用各種教學資源，靈活開展各種形式、多個層次的檔案管理繼續教育，另一方面要嚴格審批和監管開展檔案信息化繼續教育的機構，統一繼續教育的內容體系，教學材料及實驗環境，制定規范統一的分級、分類考評體系，建立“學考結合”的專業考核制度。

[參考文獻]

[1]姜之茂.資源共享與檔案館.中國檔案，1999.12.

[2]孫桂秀.信息時代檔案管理面臨的挑戰及對策.科技信息，2007，（35）.

（作者單位：中共揚州市委黨校，江蘇 揚州 225000）