淺談企業報賬全流程標準化體系的構建及應用

梁艷

摘 要：報作賬為企業理管活動中的日常工作，報賬以記賬與算賬為基礎，主要包括業務人員請款、出納付款與財務核算等，一般由員工提單、領導審定、財務初審、復審入賬和付款報銷等多個環節構成。報賬是企業會計工作的最前端，也是會計工作的基礎構成部分。筆者針對如何構建企業報帳全流程標準化體系進行淺談和探究，并列舉出部分應用對策。

關鍵詞：企業報帳全流程；標準化體系；構建；應用

在企業日常管理工作中報賬紛繁復雜，會涉及到各種類型的費用，公司也有明確的報賬制度和流程，員工需提供各種票據當作報賬的主要依據，并確保原始憑證的合法性、完整性與真實性。為此，構建企業報帳全流程標準化體系顯得至關重要，能夠促使企業高效、健康的開展財務管理、會計核算以及企業運營等工作，保證企業報賬工作的科學性和完善性。

一、業務端報賬標準化的應用

業務端是企業報賬全流程的基礎即為最前端，業務端報賬是否規范和標準將會對后續所有環節產生直接影響。首先應保證業務前端的標準化，在簽訂和履行合同時要規范，業務前端主要包括初期的業務洽談與簽訂合同，其中合同付款決定著付款資料、金額和方式等重要報賬事項。所以，業務前端在付款審核方面應嚴格遵守公司的規定，諸如進度款和預付款之間的比例是否適當。特別是合同中的發票款項也應規范簽訂，像在簽訂采購合同時供應商應開出有增值稅的專用發票。其次，需制定合同付款計劃，保證付款和合同履行得以及時銜接，付款計劃能夠有效避免不均衡的資金支出現象，為后續報賬工作提供規范依據。業務部門需依據合同中的業務預計和付款約定開展工作，每個月應提前規劃下個月的付款合同，當作考核工作質量和進度的主要標準，產生督促和約束作用。而且需建立付款計劃激勵和跟蹤機制，針對滯后報賬應督促相關部門及時報賬，詢問滯后原因且制定解決對策，并獎勵報賬及時的部門。再次，制定標準化的業務報賬操作指引，明確報賬工作的操作要求，員工在填寫報賬單據時要確保正確，以免影響到財務入賬的付款與項目。企業應結合自身的核算管理與業務特點，制定一套合理的報賬操作指導，要求員工填寫報賬賬單要規范嚴謹，包括摘要、業務、合同、預算和付款等信息。針對具體業務應提供相應的報賬附件，像工程款、預付款和日常費用等，保證報賬資料和合同付款統一。最后，業務審核實現標準化，明確具體的審核要點和職責，在審批業務過程中實施首簽人制度，明確各個環節的審批重點與職責，業務部門應做好初審工作、財務部門需做好復審工作，發票單據需要按照公司統一標準進行嚴格的審核，報賬單據要求填寫正確、規范。

二、財務端報賬標準化的應用

財務端是企業報賬全流程中的會計管理核算部門，在對事項或交易進行會計報告、計量、確認時應細心謹慎，確保財務審核工作的準確性、時效性。因此，財務部門需根據公司的報賬核算要求和會計工作要求，將財務審核的口徑統一，會計核算標準固化，把業務分門別類且指出不同類型業務審核的關注點與要點。財務工作人員需著重關注報賬單據以及與其相關輔助資料的一致性與完整性，諸如報賬單據類型、業務活動和業務類型的選擇是否合適正確，報賬單據與條款金額、合同付款、付款計劃等是否保持一致，發票是否正規，付款要求及其相關附件的完整性等。為應對新型報賬業務，企業財務部門應不斷優化審核口徑，并將存在問題的案例進行統一整理，以此積累豐富的工作經驗。同時，財務審核工作應提升時效性和報賬單據處理效率，企業財務部門需根據報賬審批流程與各個業務類型的實際審核程序，要求財務工作人員在審核工作中承諾時限，在有限的時間內完成工作，實現財務時效的標準化。具體而言需構建報賬賬單流轉制度，將流轉的時限記錄下來，定期跟蹤和更新報賬單據的審核情況。針對財務單據出現問題或滯后處理的單據應重點預警，讓財務工作人員及時處理，并要求他們每個月都提供報賬審核報告，及時發現和解決問題，進而提高報賬單據的審核效率。另外，企業可采用報賬員運用集中化報賬制度，將財務端的報賬工作集中起來，要求員工在規定的時間內容進行費用報銷，提高報賬工作的溝通效率。如果報賬員分散報賬容易導致報賬質量與效率低下，所以說運用集中化報賬模式相當重要。不過業務集中化報賬人員的選擇需由企業領導和相關部門負責人共同決定，明確他們職能、權利范圍，盡量保持人員穩定不能隨意更換，并培養后續人員。而且在報賬工作中需定期審查有無填補報賬和掛賬現象，財務部門需對已經報賬但是長時間內沒有付款的現象進行調查，依據相關規定核實掛賬的原因和金額，對于符合條件的給予及時報賬。

三、支撐端報賬標準化的應用

要想構建企業報賬全流程標準化體系，除做好業務端與財務端的標準化工作之外，還需完善支端撐報標賬準化，讓業務部門和財務部門進行良好的溝通與反饋。因此，企業可按照以下流程開展報銷費用工作。第一，企業應統一規定工作人員在報銷費用時使用報賬系統，該系統具有報銷功能可協助領導由“被動式管理”轉變為“主動式管理”，企業內各級主管可以在任何時間內進行集中簽批，實現企事業費用支出多級主動監督和審批。并規范報銷單據格式，報銷人員在填寫報賬單據可降低出錯率，他們在報賬系統錄入需要報銷費用的各項明細，之后等待各自部門、財務部門等領導逐級審批通過，而且報賬系統會自動檢查支出費用的明細。而且運用報賬系統可自定義審批流程，審核人員可動態查看報賬審批流程，及時關聯查詢到報賬單據，在財務端能夠自動生成記賬憑證，有效減少手工報賬的填寫錯誤率，將報賬工作簡化。第二，企業財務部門在報賬系統中審核報銷人員錄入的各項明細費用時，需充分發揮預算控制系統的作用。該系統能夠將企業的總體目標同個體目標緊密聯系，把各種目標同預算標準有機聯系實時控制企業報賬，及時發現問題和糾正偏差，并提示報賬人員報銷的各項費用是否超出公司預算，如果超出預算，財務部門需采用特殊審批程序。而且預算控制系統的目標從總體上來將同管理控制的目標一致，即為追求經營效果與效率，具體目標的依據是預算控制標準，可借此將報賬過程中員工各自負責的工作目標作量化處理。第三，報銷費用流程經各級領導在報賬系統中審批通過之后，由財務工作人員導入ERP系統進行財務記賬、核算。ERP系統的關鍵是現實工作信息化，通過信息化手段表現現實中的工作方式與內容，是企業內部管理所有業務的系統，包括財務、人力資源和物流等，錄入的數據能夠在各個業務系統中實現共享，保證報銷費用單據的一致性，從而有效控制各項費用。而且ERP系統具有收銀軟件記錄、核算、反映與分析的會計核算功能，由現金管理、應付賬、應收賬、總賬等模塊構成；財務管理功能則能夠實現會計核算功能，對財務數據進行實時預測、管理、分析和控制。

四、總結

由于企業報賬是一項涉及到金錢的工作，在企業內部應引起各級領導和各個部門的重視，尤其是業務部門和財務部門需從業務端、財務端和支撐端等各個方面構建標準化的企業報賬全流程，全面提高報賬工作的合理性，各方的合法權益均不受侵犯。

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