“立專卷”在高職院校管理工作中的應(yīng)用效果評價

劉利英

【摘 要】 本文就近年來學(xué)院開展一系列專項工作準(zhǔn)備迎檢檔案資料的實際情況，分析了整理迎檢檔案資料過程中“立專卷”的特點，對“立專卷”效果進行了分析評價，指出了存在的問題及解決措施，有利于進一步提升高職院校管理工作規(guī)范化水平。

【關(guān)鍵詞】 “立專卷”；應(yīng)用效果；評價

【中圖分類號】 G64.20 【文獻標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 2095-3089（2016）25-00-01

近年來，我國職業(yè)教育事業(yè)的發(fā)展，建成了世界上規(guī)模最大的職業(yè)教育體系，對職業(yè)院校管理要求越來越高。2015年教育部印發(fā)《職業(yè)院校管理水平提升行動計劃》，推動職業(yè)院校以強化教育教學(xué)管理為重點，全面貫徹落實國家有關(guān)政策、制度、標(biāo)準(zhǔn)和要求，不斷提高管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化水平。在規(guī)范高職院校管理過程中，各校都高度重視檔案資料的管理。四川衛(wèi)生康復(fù)職業(yè)學(xué)院作為2012年新升格的高職院校，重視檔案管理這項基礎(chǔ)性工作。在開展專項工作的同時，明確提出“立專卷”的管理要求，保障了各專項工作的順利開展，提高工作效率，增強全院檔案意識，提高學(xué)院管理規(guī)范化水平。

1 正確認(rèn)識“立專卷”的特點

2014年，學(xué)院檔案管理達到四川省事業(yè)單位檔案管理二級標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理制度化、科學(xué)化、規(guī)范化水平越來越高，檔案管理能更好地服務(wù)于全院師生，服務(wù)于學(xué)院事業(yè)發(fā)展，增強了全院教職工檔案管理意識。因此在開展專項工作的過程中，準(zhǔn)備好迎檢檔案資料已成為全院教職工的共識和自覺行為。學(xué)院開展各項工作和活動中“立專卷”迎撿，其最大特點是分類整理材料，將專項工作中形成的材料單獨組卷，保證材料內(nèi)在聯(lián)系，使檔案材料完整、系統(tǒng)，有利于迎檢時迅速、準(zhǔn)確查找到有關(guān)材料。

2 做好“立專卷”的準(zhǔn)備

2.1明確工作要求。近年來學(xué)院先后迎接了升格檢查、人才培養(yǎng)工作評估等綜合性檢查；新專業(yè)申報、重點專業(yè)建設(shè)、特色專業(yè)建設(shè)、產(chǎn)教融合項目、“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育等專項檢查；教育質(zhì)量綜合考核、國家獎助學(xué)金檢查、大學(xué)生思政體系建設(shè)等常規(guī)檢查，各項檢查都明確要求準(zhǔn)備軟件材料。

2.2明確工作標(biāo)準(zhǔn)。為確保全院迎檢工作順利開展，參照國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)院制發(fā)了《規(guī)范迎檢材料格式的通知》，明確規(guī)定了迎檢材料的格式標(biāo)準(zhǔn)。同時制發(fā)了《規(guī)范文件材料收集整理的通知》，統(tǒng)一迎檢材料收集范圍、整理原則、分類編號標(biāo)準(zhǔn)、裝卷要求、案卷封面背脊標(biāo)識等。

2.3組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)。專項工作牽頭部門負(fù)責(zé)做好佐證材料梳理和任務(wù)分解，落實責(zé)任到部門及人頭。召開專題會議培訓(xùn)，布置迎檢材料準(zhǔn)備工作任務(wù)，分類整理立卷等具體要求。

3 開展“立專卷”效果評價

學(xué)院在規(guī)范管理過程中，有效運用“策劃—實施—檢查—改進”PDCA循環(huán)管理模式，對專項工作迎檢材料有安排、有實施、有檢查、有評價、有改進。

3.1“立專卷”的應(yīng)用成效

3.1.1“立專卷”能保證迎檢檔案材料的完整、系統(tǒng)。在收集迎檢文件資料時，學(xué)院按照專項工作要求梳理收集范圍，材料收集齊全、完整后分類整理，使迎檢檔案資料具有完整性、系統(tǒng)性。如2011年學(xué)院準(zhǔn)備升格迎檢檔案時，創(chuàng)建辦根據(jù)升格工作目標(biāo)任務(wù)，收集、整理一線材料33卷，材料完整、規(guī)范，受到專家組一致好評。

3.1.2“立專卷”保證了材料“?！岸本欣谔岣吖ぷ餍?。學(xué)院在整理材料時將同一類材料集中組卷，按照邏輯關(guān)系編制案卷檢索目錄，迎檢時可迅速、準(zhǔn)確地提供利用。因為一卷檔案材料少而精，檢查者可以一目了然地看出工作開展情況，這就大大提高了工作效率和質(zhì)量。如升格期間準(zhǔn)備了迎檢檔案資料33卷，由于專家們的工作日程安排時間緊，提出只看專任教師花名冊及結(jié)構(gòu)分析、建筑面積等辦學(xué)條件關(guān)鍵指標(biāo)支撐材料，學(xué)院從編制的檢索目錄中迅速查找到師資隊伍、建筑面積專卷，專家詳細(xì)查閱了案卷內(nèi)容，對迎檢材料的規(guī)范管理給予了高度評價。

3.1.3“立專卷”可以詳細(xì)反映出一個單位開展工作的情況。2011年學(xué)院準(zhǔn)備升格迎檢檔案時，按照教育部高等職業(yè)學(xué)校設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，將迎檢檔案資料設(shè)計為辦學(xué)條件、學(xué)校管理、辦學(xué)成效分為三個一級指標(biāo)21個二級指標(biāo)，要求各任務(wù)部門按照佐證材料要求收集資料，同時要求各部門自行做好三線材料組卷。學(xué)校負(fù)責(zé)檢查督促資料收集工作，10月底，21個二級指標(biāo)佐證材料基本收集齊全，創(chuàng)建辦組織專人分類組卷，規(guī)范裝具標(biāo)識。12月專家組實地查看了學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)情況和實驗、實訓(xùn)室建設(shè)情況，并通過查閱資料、質(zhì)詢答辯等形式，對學(xué)校創(chuàng)建四川衛(wèi)生康復(fù)職業(yè)學(xué)院的基礎(chǔ)、優(yōu)勢、必要性和可行性、發(fā)展規(guī)劃等進行了全面審查。專家們一致認(rèn)為“在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、內(nèi)涵建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、招生就業(yè)等方面工作成效突出，檔案資料整理規(guī)范，一線資料足以充分反映衛(wèi)校的必備辦學(xué)條件及學(xué)校管理的情況”。

3.2“立專卷”存在的問題及解決措施。

3.2.1“立專卷”所形成的檔案與文書立卷形成的檔案不盡相同，造成重復(fù)工作?！傲＞怼毙纬傻臋n案內(nèi)容較單一，一般不按學(xué)院現(xiàn)行的檔案分類大綱組卷。這就要求各職能部門在平時工作中就要特別注意將學(xué)院形成的文件多存兩份以利于在準(zhǔn)備迎檢資料時使用，而不再去復(fù)印已裝盒入館保存的檔案，減少不必要的重復(fù)，提高工作效率。

3.2.2“立專卷”形成的檔案材料內(nèi)容較單一，造成檔案數(shù)量增加。如學(xué)院目前準(zhǔn)備的人才評估迎檢材料，主要分三條主線，評估指標(biāo)體系涉及7個指標(biāo)，22個關(guān)鍵要素支撐材料；數(shù)據(jù)平臺共9項，上萬個數(shù)據(jù)點支撐材料；6個專業(yè)的剖析支撐材料。三條線的工作互有交叉，但組卷的支撐資料要求不盡相同，將極大增加各部門工作量和檔案數(shù)量。在實際工作中，可加強支撐材料的共用或交叉使用。

3.2.3“專卷”多數(shù)具有時效性，往往在迎檢時使用，以后就有可能不再用，容易造成資料積壓。比如學(xué)校在1996迎接省級重點中專檢查、2004年迎接國家級重點中專檢查、護理專業(yè)申報省級重點專業(yè)、2009年影像、藥劑申報市級重點專業(yè)等專項工作中形成的數(shù)百卷檔案資料，時間越長使用率越低，這類材料成為“死資料”，越積越多，占用了檔案室資源，視為短期保管檔案予以銷毀。

總之高等職業(yè)院校管理工作中“立專卷”的應(yīng)用廣泛，為專家領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)工作提供了方便，提高了工作效率；另一方面也跟學(xué)校造成一定的資源浪費，亟待在以后工作中進一步改進方式方法，更新管理理念，促進職業(yè)院校管理規(guī)范化水平的進一步提升。

參考文獻：

1.李霞.檔案管理中的專卷現(xiàn)象評析.中共樂山市委黨校學(xué)報，2007（7）

2.曾放.不容忽視的“專卷”現(xiàn)象.四川檔案，2002（2）