民辦高職院校秘書職業素養形成和提升途徑探析

摘 要：近年來，隨著國家大力支持發展職業教育，民辦高職院校將迎來新的春天，在這樣的大環境下，民辦高職院校為了提升自身的綜合競爭力，必定會對其教職工提出更高的要求，筆者根據自身多年的工作經驗，談談作為民辦高職院校秘書應具備的職業素養和提升途徑。

關鍵詞：民辦；高校；秘書；素養；提升

1 職業素養定義

職業素養是指勞動者通過職業環境影響與職業教育訓練而形成的順利從事某種職業活動的基本品質或基礎條件。隨著時代的發展，職業對于從業者職業素養的要求也隨著不斷發展和提高。職業素養是人的綜合素質中不可缺少的一部分。簡單的說，職業素養是勞動者對社會職業的了解與適應能力的一種綜合體現，其主要表現在職業興趣、職業能力、職業個性和職業情緒等方面。職業素養主要包含四個方面的內容，即職業技能、職業意志、職業道德和職業精神。從以上定義不難推出，從事秘書職業，要在本崗位可持續發展和提升，也必須加強其內涵建設，接下來，我將從秘書的職業認知、秘書職業道德、秘書職業態度、秘書職業能力、秘書職業形象、秘書職業心理及秘書職業生涯規劃等方面進行論述。

2 對秘書職業的認識

關于秘書的定義，有各種不同界定。《辭海》中定義為秘書是職務名稱之一，是領導的助手；《英漢詞典》解釋為秘書源于拉丁文secretarius，意即為“可靠的職員”；《現代漢語詞典》意為秘書是掌管文書并協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。由此可見，要做一名優秀的秘書，首先就應該提高其職業素養。眾所周知，秘書工作繁瑣而關鍵，需要高度的責任心和服務意識。在工作中，要堅持一個中心三個基本點，即以領導為中心，秘書工作是源于領導工作， 秘書天生就是為領導服務的，沒有領導就無所謂秘書，秘書不能游離于領導工作而獨立存在。這是秘書工作的最本質、最重要的屬性。秘書工作基本點之一：在服務中體現自我，民辦高職院校具有工作壓力大、任務重的特點，秘書工作千頭萬緒，涉及行政、教學事務。在工作中， 加強與學校各職能部門的溝通顯得尤為重要，并且要及時反饋問題和上傳下達，積極主動為學院師生服務。因此，秘書工作具有幕后臺下特點，秘書是背后的“英雄”，是一片烘托鮮花的綠葉。作為一個職業秘書，要充分認識秘書工作的這一特點，用自己默默無聞的努力，用自己的奉獻精神把領導推向成功。秘書工作基本點之二：雜而有章。過去有人用辦文、辦事、辦會來概況秘書工作，但據我看來。將其總結為，從橫向看，集中體現在三個方面：其一是效率性輔助，發揮助手作用。將平時工作中瑣碎的事務性工作包攬下來，讓領導有更多時間思考整體布局和策略。其二是決策性輔助，發揮參謀作用，為領導提供可靠的參考意見和工作預案。其三是公關性輔助，發揮橋梁作用，協助領導做好對外聯系工作。秘書工作基本點之三：忙并快樂著，雖說秘書工作不僅要處理大大小小、鎖鎖碎碎的事情，要處理好上上下下，方方面面的關系，甚至是有無數的加班夜晚，但是只要掌握了工作的規律，切實運用時間管理，就能做到忙而有序。

3 秘書職業素養提升途徑

鑒于秘書工作的性質和特點，要提高職業素養，可從以下幾點出發：第一，擺正心態，正確認識秘書職業，不能道聽途說，將其理解為普通文員，在工作中， 要有主人翁意識，站在領導的角度和高度思考問題，加強理論知識的學習，對于行政類事務，做到橫向溝通，縱向聯系，杜絕“等靠要”的工作作風，發揮主觀能動性，樹立正確的工作態度，這是做好工作的前提；第二，在日常事務性工作中，做好5S（即整理、整頓、清潔、清掃和素養），分清事務的輕重緩急，找出工作規律，總結工作方法，必要時將進行學期書面總結，梳理工作內容，立案歸檔，同時也可以進一步熟悉日常工作事項，為新學期的開篇布局做準備，這是提高秘書職業能力的必經之路；第三，由于秘書還擔任著對外聯絡工作，那秘書的職業形象也非常重要。在發型方面，女士以短發為宜，男士做到三個不（前不附額、側不掩耳、后不及領），在穿衣打扮方面堅持TPO原則（T-Time時間，P-Place地點，O-Occasion場合），女士正式場合著套裙配單跟皮鞋，男士著西裝配深色皮鞋。除此之外，秘書也必須掌握基本的社交禮儀，如：握手禮儀、遞接名片禮儀、稱呼禮儀、介紹禮儀等。第四，秘書人員還應具備陽光的心理狀態。所以在工作中，其一，要善于調節自己的情緒，多一些樂觀自信，多一些豁達平和，遠離浮躁。其二，要善于調節自己的工作，學會忙里偷閑，學會減負減壓，張馳有度，有序有節。第五，設計好自己的職業生涯，做好秘書職業生涯規劃有助于其自身發展，制定職業生涯規劃，是在正確認識自我、了解社會的基礎上，為自己確立發展定向、發展定位、為自己確立人生目標。第六，學校定期為秘書召開專項培訓會，對業務能力的提高大有裨益，必要時，制定行之有效的方案，將秘書的工作成效納入學期評比，有助于提高工作效率和積極性。

4 小結

綜上所述，秘書工作人員需要較強的業務能力和溝通組織協調能力，善于處理日常事務，具備較強的變通性和靈活性，要懂政治，講大局，要忠于職守，服從上司，更要謙虛內斂，善于合作，總之一句話：低調做人，高調做事。

參考文獻

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作者簡介

羅曉蘭（1989-），女，重慶電信職業學院，助教，主要從事教育教學工作。