財務檔案案卷質量標準化管理措施探討

摘 要：隨著社會的發展，我國已經進入到了信息化的社會，所有信息都將存儲到計算機當中，便于人們查閱，而這些數據信息的主要來源還是傳統的案卷。為了保障輸入的數據信息十分準確，應該加強對案卷的管理，提高案卷的質量。本文就財務檔案案卷質量標準化管理措施進行探討，通過此次探討能夠重新引起人們對傳統財務檔案案卷的重視，加強對財務檔案案卷的管理，提高財務檔案案卷的質量，使其管理變得更加標準化。

關鍵詞：財務檔案；質量標準化管理；管理措施

雖然現階段社會上的數據信息都已從傳統的紙質信息轉變成了數字信息，但是本身紙質載體的信息依然具有十分重要的作用，尤其是對于財務檔案，紙質案卷的管理是極為重要的，需要企事業單位的相關工作人員給予其足夠的重視。所有財務信息都是從財務檔案案卷當中查閱而來的，因此在搜集財務信息時，應保障信息的質量，使所形成的財務檔案案卷十分準確可靠，能夠為日后相關財務信息的查閱奠定良好的基礎。

1 財務檔案案卷質量標準化管理的意義

財務檔案能夠記錄企事業單位在運營過程中的每筆收入與支出，反映出企事業單位的運營情況。財務檔案管理還能夠保障企事業單位活動的正常開展，在企事業單位中發揮著重要的作用，其具體表現如下。

（一）為企事業單位提供參考數據

企事業單位在開展任何活動時，都會產生各種財務數據，從而形成財務檔案。企事業單位中的相關管理人員需要對這些財務數據進行搜集和整理，并對其進行研究和分析，從而便于為企事業單位的日后運營提供參考[1]?，F階段，所有企事業單位都向財務檔案質量標準化管理模式發展，提高了企事業單位的財務檔案管理水平。在這個發展過程中，財務檔案信息將會能夠為企事業單位提供真實的參考依據。企事業單位在做一些決策時，需要完全依靠財務檔案信息，使其能夠一直朝著有利的方向發展。

（二）作為事件發生的事實依據

很多財務檔案都是企事業單位財務支出的憑證，有利于企事業單位的管理和運行。財務檔案管理工作與其他工作存在很大區別，其給企事業單位所帶來的效益是不能夠具化，但是在企事業單位運行過程中的很多地方都會起到至關重要的目的。財務檔案管理還能夠反應企事業單位以往在財務方面的具體事實，其檔案文件資料能夠作為證明這些事實的憑證[2]。

2 財務檔案案卷質量標準化管理存在的問題

（一）對財務檔案案卷的管理缺乏重視

財務檔案管理對于企事業的運營和發展具有重要的影響，但是很多身處檔案管理職位的工作人員由于對其本身工作的不重視，導致對財務檔案的管理也缺乏一定的重視。并且，很多人由于受到傳統觀念影響，將財務信息視為機密，將財務檔案資料封存起來，不對其進行管理。此外，還存在一些管理人員所采取的管理方式還十分落后，只對其進行整體管理，將其放置在固定的地方，沒有對其進行詳細的分類[3]。即使有一些企事業單位已經對財務檔案案卷進行了分類管理，但是其分類較為混亂，達不到理想的效果。上述情況的出現，究其根本原因還是源于管理人員對財務檔案案卷管理的不重視，從而給財務檔案管理帶來了很多問題。

（二）缺乏完善的財務檔案案卷管理制度

我國在檔案管理上已經出臺了相關法律，但是其具體實施來看，企事業單位的工作人員對這些法律的遵守意識較差，導致檔案管理法律成為了一紙空談，沒有實際意義。很多企事業單位高層管理人員甚至認為財務工作只是簡單的記賬、結算等，沒有意識到財務檔案案卷對財務工作的重要性，因此沒有按照國際的規定進行財務檔案管理工作，這在一定程度上嚴重阻礙了財務檔案管理的發展。隨著社會的進一步發展，很多企事業單位意識到了財務檔案管理的重要性，也按照我國相關法律規定進行財務檔案管理。但是，由于缺乏較為完善和統一的相關管理標準，導致企事業單位的財務檔案管理難以順利完成。

（三）財務檔案的安全問題

財務檔案中記錄了一個企業和單位從建立之初到今的所有財務數據，這些數據信息對于企業和單位來說具有重要的意義，所以應嚴格保密財務數據信息，避免出現財務信息外泄的情況[4]。很多企事業單位雖然設置對財務檔案的查閱權限，避免所有人都能夠查閱財務檔案。但是，由于人情、金錢等方面的誘惑，使檔案管理人員難以嚴格堅守相關規定，使企事業單位中的很多工作人員都能夠查閱財務信息，這將會給企事業單位帶來很嚴重的財務信息安全問題。

3 財務檔案案卷質量標準化管理措施

（一）保證財務檔案案卷質量

控制財務數據信息質量應該從以下幾個方面進行：首先，應該在財務檔案數據信息的搜集上保障數據信息的質量，既要將所有具有價值的財務信息搜集在檔案當中，還要剔除沒有任何價值的財務信息。從另一個角度而言，既要保障財務檔案信息的合理性，還要保障財務檔案的可用性，并劃分不同財務檔案的管理期限，便于區分保管。其次，對于財務檔案信息還應做好超前控制，這主要是財務檔案的質量會在其生命周期范圍內受到各種因素的影響。如果想要提高財務檔案質量，需要對所有財務檔案形成過程進行監控，確保所有具有價值的財務信息能夠完整、正確的放入財務檔案當中，也為財務檔案的日后管理工作打下良好的基礎。

（二）財務檔案案卷分類管理

財務檔案的分類管理是使規范檔案的基本措施，雖然現階段財務檔案管理已經進行了分類管理，但是隨著檔案數據的不斷增多，項目數的增加，應該對其進行更為細致的劃分，使其變得更為標準化。一個完美的分類方案，需要其在項目的設置上具有一定的科學性[5]。所以，財務檔案的分類應該遵守以下幾點原則：首先，應該保持分類項目的穩定性。企事業單位需要根據其自身的實際情況，設置項目的類別，一旦項目設定完成，便不能夠輕易對其進行更改；其次，分類項目應該十分簡潔明了，不能夠太過復雜。這點原則也主要取決于企事業單位的具體情況，設置不同的級數；再次，在財務檔案的分類避免重復和交叉，使其具較強的整體性，便于工作人員的后續查找。

（三）財務檔案案卷編目明確

檔案管理人員搜集到的財務檔案案卷，不管其是否進行裝訂，都必須要在其表面標上案卷的詳細信息，如案卷的編號、名稱、時間等。對于裝訂的財務案卷，需要在封面填寫案卷的總頁數，而沒有裝訂的財務案卷則需要在封面標明其總件數。當案卷所有信息全部完成以后，應該由相關工作人員進行簽字，以便當案卷出現質量問題時，能夠找到相應的責任人。如此一來，能夠切實保障財務檔案案卷的質量，使財務檔案案卷管理變得更加標準。

4 總結

雖然案卷質量標準化管理在很大程度上取決于相關工作人員對這項工作的重視程度，但也還需要事業單位中所有相關部門的配合。因此，財務檔案案卷的形成和整理，涉及的范圍較廣，人員較多，只有通過企事業單位所有人員的共同配合才能夠更好的完成財務檔案案卷質量的標準化管理工作?？傊挥刑岣咂笫聵I單位對財務檔案管理的重視，才能夠更好的完成財務檔案管理工作；只有通過企事業單位內部所有人員的共同努力才能夠保障財務檔案案卷質量，使檔案管理人員能夠對其進行標準化管理。

參考文獻

[1]曹晶.規范財務檔案管理提高財務管理水平[J].吉林省經濟管理干部學院學報，2010，02（05）：86-87.

[2]孫鳳玲.關于事業單位財務檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2012，01（03）：47-48.

[3]容寧.財務檔案管理中存在的問題和對策探究[J].辦公室業務，2012，01（03）：96-97.

[4]高春雷.淺談財務檔案管理的規范與水平的提高[J].行政事業資產與財務，2011，05（12）：103.

[5]崔琍.淺論如何搞好財務檔案管理[J].全國商情（理論研究），2013，01（01）：67-68.

作者簡介

關紹鵬（1962-），男，遼寧省沈陽市，館員，本科，研究方向：檔案管理。