淺談公路檔案信息化建設及有效管理

李海霞

摘 要：隨著公路事業的快速發展，對公路建設檔案管理質量要求也越來越高。公路檔案管理在公路建設中起著非常重要的作用，隨著科技的不斷進步，檔案信息化建設也在不斷加強，本文就公路檔案信息化建設與管理方面的問題進行分析與探討。

關鍵詞：公路檔案；信息化建設；有效管理

1 公路檔案信息化建設的現狀

1.1 缺乏規范性、標準性

公路建設與人們的生活息息相關，隨著公路建設事業的加快，公路數量也在不斷的提升，在公路建設中，檔案管理是非常關鍵的，高質量的檔案管理可以有效促進公路事業的發展，提高公路管理的總體質量。但是我國公路檔案管理建設比較晚，所以缺乏管理經驗，隨著科技的不斷進步，信息技術在很多領域得到了很好的應用，檔案信息化建設也在公路檔案管理中得到應用，但是就目前檔案信息化建設的現狀來說，其管理缺乏規范性與標準性，為檔案信息化建設帶來了一定的難處。公路建設中，不同地區修建的公路類型也不一樣，檔案工作沒有做好，可能會影響到各級公路檔案信息之間的兼容，容易造成某些公路信息的丟失等，這對公路檔案信息化建設來說，是一項巨大的挑戰。

1.2 檔案管理意識薄弱

檔案信息化管理需要技術的支持，對管理人員的素質也有著較高的要求，工作人員在完成檔案管理工作時，需要掌握最新的信息技術，熟悉檔案管理工作的流程，這樣才能促進檔案信息化建設。然而實際上，公路檔案管理部門的工作人員的檔案管理意識薄弱，高層對檔案管理也沒有重視起來，因此在招聘檔案管理工作人員的時候并不嚴格。而且很多公路建設對檔案管理沒有正確的認識，沒有意識到檔案管理工作對公路建設的重要性，工作過程中不嚴謹、不細心，甚至經常導致一些錯誤發生，影響檔案管理工作質量的提升。

1.3 缺乏統一的檔案管理模式

隨著公路數量的不斷增加，公路檔案管理工作量也在不斷加大，每個檔案管理部門的工作人員在工作時肯定存在一定的區別，雖然檔案信息化建設中信息技術是關鍵，但是工作人員是技術的實施者，其工作方式也可能會影響到檔案信息化建設的質量，不同地區的檔案管理工作人員在檔案的整體、分類等方面的方式不同，所以當某地檔案總局在歸納當地公路檔案的時候，檔案管理難以同意，不統一的檔案管理模式可能會導致檔案信息化建設中出現一些不必要的錯誤，而且也會更后續工作人員的工作增加一定的難度，不利于檔案信息化建設效率的提升。

1.4 公路檔案管理體系不健全

要加強公路檔案信息化建設，在公路檔案管理中就需要健全的管理體系，但是當前由于檔案管理本身還存在很多問題，再加上相關人員的不重視，所以并沒有健全的體系去進行檔案管理。因此，對不同時期建設的公路，在檔案管理上很難統一，很多檔案管理部門辦事方式不同，如果沒有確切的工作體系，檔案工作就不能同時達到規范與標準。隨著科技的不斷進步，出現了很多新型的檔案管理軟件，但是不同軟件之間存在一定的差異，在此基礎上，有的軟件可以實現辦公自動化與系統化，如果別的檔案管理部門使用的軟件不具備自動將電子文件歸檔的功能，那么其工作量會加大，還可能會出現人工失誤。

2 公路檔案信息化建設的意義

隨著科技的發展，信息技術得到了廣泛的應用，公路檔案信息化是檔案工作發展的必然要求。在以前，檔案都是紙質的，檔案管理人員的工作內容也就是檔案的整體、核對與標注，基本上所有的工作都是手動完成的。但是隨著科技時代的到來，電子檔案已經在很多單位得到應用，電子檔案不但方便，還可以有效減少檔案儲存空間，對于檔案的調配也更加便捷，公路檔案信息化建設可以有效的增強公路檔案管理的質量。其次，檔案信息化建設可以更好的完善公路檔案信息，公路建設的周期雖然短，但是其使用的周期長，所以公路檔案需要保存的時間比較久，在公路使用的期間，公路如果在質量上出現什么問題，還需要及時在檔案上做好記錄，檔案管理實現信息化后，管理人員可以直接從信息庫內提取出該公路的檔案，查閱公路建設情況，并且及時做好公路維修記錄，提高公路管理質量。此外，檔案信息化建設可以有效的增加檔案資源的儲存量，傳統的檔案是紙質的，隨著檔案數量的不斷增加，需要的紙質材料與存儲空間不斷增大，而且紙質檔案在保存和查閱上都有點不方便，現代微縮技術與光盤技術等，在很大程度上提高了檔案信息資源的儲存量，而且與紙質檔案相比，電子檔案其保密性會更高，也不容易損壞或者丟失，檔案管理工作質量的提高，對公路建設質量的提升也有一定的幫助。

3 加強公路檔案信息化建設的措施

3.1 健全檔案管理制度

要做好公路檔案信息化建設，首先需要健全檔案管理制度，完成好基本的檔案管理工作，相關人員一定要重視公路檔案的管理，要制定健全的規章制度，并且在實施過程中要做好監督工作，嚴格督促工作人員按照制度行事，有效避免檔案管理工作中由于工作失誤造成的問題。另外，針對工作人員可以制定出一套獎懲機制，要讓其明白檔案管理工作對公路發展的重要性。檔案管理工作其實是比較復雜的，在健全管理制度的時候，需要對檔案管理的每個環節提出具體的要求，讓工作人員可以在工作時有章可循。而且目前，電子檔案并沒有完全取代紙質檔案，要制定科學的方式讓工作人員可以更好的將紙質檔案與電子檔案進行融合，為公路檔案信息化建設打下堅實的基礎。

3.2 提高檔案管理人員的素質

在公路檔案信息化建設中，檔案管理人員的素質對信息化建設的質量有很大的影響，所以需要提高檔案管理人員的素質，包括專業素質與職業素質。檔案信息化建設中信息化是關鍵，所以工作人員一定要掌握最新的信息技術，在熟悉檔案管理流程的基礎上采用信息技術進行管理。因此，檔案管理部門在招聘工作人員的時候，要對其專業技能進行考核，在工作中，也可以定期組織培訓，讓其可以了解到更新的檔案信息管理技術。除了專業技術外，工作人員的品德修養也非常重要，公路檔案是機密性文件，所以工作人員需要有極強的責任感，降低檔案管理風險，提升檔案信息化建設效率。

3.3 完善管理設備

檔案信息化建設需要技術的支持，也需要新型科技設備的支持，所以在信息化建設前期，一定要做好管理設備的完善工作。檔案信息化建設并不是某個人或者某個部門的努力就可以實現的，與其相關的每個工作人員都要重視起來，只有完善了管理設備，才能實現檔案信息化建設。完善管理設備包括硬件與軟件設施，硬件就是機器設備，在機器的引進上，需要結合檔案管理的需求考慮，選擇性能較高的設備。對于軟件的引進也需要專門的技術人員去選擇，要保證其合理性與兼容性，提高檔案信息化建設的質量。

3.4 檔案信息統一管理

目前，檔案信息化建設在很多公路檔案管理部門開始應用，但是在整體上考慮，信息化程度還存在一定的缺陷，公路檔案雖然具有機密性，但是對公路部門來說，公路檔案信息的共享也是必要的，所以在檔案信息化建設中，檔案信息需要做好統一管理。針對這種情況，公路部門可以建立統一的檔案信息管理標準，要求各個檔案管理部門嚴格按照標準實施工作，構建完善的信息資源共享平臺，采用互聯網和多媒體技術出現公路檔案信息共享，真正實現公路檔案的信息化建設。

4 結語

綜上所述，公路檔案信息化建設是公路檔案管理工作中非常迫切的事，相關人員需要引起高度重視，分析檔案信息化建設中存在的問題，進而提出有效的措施促進公路檔案的信息化建設。

參考文獻

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