簡(jiǎn)析檔案管理方法的現(xiàn)代化

郭歡

摘 要：現(xiàn)代化檔案管理是先進(jìn)管理理念與現(xiàn)代管理技術(shù)相結(jié)合的一種管理方法，它能夠產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。本文主要對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并探討了如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，希望能為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化提供參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；現(xiàn)狀

中圖分類(lèi)號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1673-1069（2016）28-45-2

0 引言

所謂檔案管理的現(xiàn)代化，是指在科學(xué)的思想指導(dǎo)下，運(yùn)用合理有效的方法和手段，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性以及創(chuàng)造性，創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理方式，充分實(shí)現(xiàn)其定量化、系統(tǒng)化、智能化以及信息化管理，努力提高其工作效率，創(chuàng)造良好的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。另外，當(dāng)前我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中還存在很多問(wèn)題，急需完善，如何改善和優(yōu)化這些問(wèn)題，努力推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的實(shí)現(xiàn)，成為檔案管理工作人員面臨的重要課題。

1 檔案管理現(xiàn)代化的概述

現(xiàn)代化檔案管理是現(xiàn)代科學(xué)的指導(dǎo)下，運(yùn)用現(xiàn)代管理方法和手段，對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理的一種新模式。現(xiàn)代化檔案管理借助現(xiàn)代管理的技術(shù)與設(shè)備，依靠高素質(zhì)、現(xiàn)代化的檔案管理人員實(shí)現(xiàn)新模式。陳舊的檔案管理的體系和制度有待健全和完善，且大多數(shù)管理工作依靠人工完成，因此導(dǎo)致檔案管理的效率較低。在檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中，要重點(diǎn)解決這些問(wèn)題，在檔案管理運(yùn)用智能化、科技化、信息化的管理模式。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理日益緊密聯(lián)系，但是并未發(fā)揮出應(yīng)有的作用，需要進(jìn)一步強(qiáng)化計(jì)算機(jī)在檔案管理的運(yùn)用水平。現(xiàn)代化檔案管理不僅實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化管理，還可以增強(qiáng)儲(chǔ)存信息的數(shù)量和準(zhǔn)確性；工作人員在查找、篩選檔案時(shí)，更加迅速、準(zhǔn)確。檔案管理現(xiàn)代化是一種必然的趨勢(shì)，各部門(mén)與檔案單位必須采取行之有效的方法，加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的推進(jìn)，使檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展接軌。

2 檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀分析

2.1 檔案管理制度存在較大缺陷

當(dāng)前，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)知，致使檔案管理工作重視程度不夠，在檔案管理制度的制定方面存在著不小的問(wèn)題。如檔案管理制度的建設(shè)上都不夠嚴(yán)格、具體、全面，比較常見(jiàn)的問(wèn)題是制度制定的過(guò)程中存在著非常大的隨意性，而且對(duì)目錄的填寫(xiě)也不夠規(guī)范，甚至有些檔案上根本就沒(méi)有填寫(xiě)日期。在實(shí)際的工作中，相關(guān)人員對(duì)檔案信息的保密工作也缺乏重視，致使很多內(nèi)容不具備真實(shí)性，一些重要的機(jī)密檔案出現(xiàn)了泄露的現(xiàn)象。

2.2 經(jīng)費(fèi)投入有待增加

經(jīng)費(fèi)問(wèn)題始終是困擾檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的一大難題。檔案管理的經(jīng)費(fèi)問(wèn)題主要由領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)知和重視程度決定。很多單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，甚至可有可無(wú)，于是導(dǎo)致了檔案管理工作資金嚴(yán)重投入不足，無(wú)法購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)代化設(shè)備，致使檔案管理工作始終沒(méi)有得到實(shí)質(zhì)的發(fā)展。例如，某些基層單位檔案室建設(shè)，由于領(lǐng)導(dǎo)重視不足，資金投入嚴(yán)重缺乏，致使檔案室工作環(huán)境落后，檔案室建設(shè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)信息化與數(shù)字化檔案管理遙不可及。

2.3 檔案工作人員素質(zhì)有待提高

人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的最為關(guān)鍵因素。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的最主要途徑是推廣和應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。而要充分發(fā)揮好計(jì)算機(jī)的作用，運(yùn)用好計(jì)算機(jī)技術(shù)，則有賴(lài)于操作人員的專(zhuān)業(yè)化水平。電子計(jì)算機(jī)具備極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力與高速運(yùn)算的雙重特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了先進(jìn)的檢索方法與科學(xué)的管理手段。這就要求檔案工作人員不但具備檔案學(xué)、情報(bào)、圖書(shū)等各方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還應(yīng)該具有良好的信息加工處理能力與現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力。而當(dāng)前我國(guó)大部分事業(yè)單位、機(jī)關(guān)以及企業(yè)的檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與知識(shí)認(rèn)知遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代化檔案管理的要求。

3 如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

3.1 健全檔案管理制度

檔案管理制度必須遵循以下要求。一是規(guī)章制度必須遵循科學(xué)性與合理性。制定的規(guī)章制度必須具體問(wèn)題，具體分析，與實(shí)際情況相結(jié)合，切實(shí)符合工作單位實(shí)際，適應(yīng)單位發(fā)展需要。二是簡(jiǎn)便實(shí)用。制度制定的最終目的是具有可操作性和可落實(shí)性，而為了更好地把制度落實(shí)到位，制度必須具備以簡(jiǎn)便易行、方便實(shí)用、可操可控等特點(diǎn)。三是堅(jiān)持制度雙向約束。雙向約束是指制度既能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)又能體現(xiàn)約束職工的作用。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的形象和行為能夠直接影響制度的執(zhí)行程度，而職工又是單位的主要組成部分，雙方都是制度的約束者與執(zhí)行者。四是堅(jiān)持制度嚴(yán)肅執(zhí)行。檔案部門(mén)不僅是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，而且還是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。因此在規(guī)章制度執(zhí)行過(guò)程中，必須做到有功就有賞、有過(guò)就有罰，這樣才能體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3.2 重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

為了預(yù)防檔案管理中出現(xiàn)混亂無(wú)序，雜亂無(wú)章，無(wú)標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)規(guī)律可遵循的狀況，現(xiàn)代化檔案管理必須推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作有序管理的有效途徑，是取得良好經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的保證；更是推動(dòng)檔案管理理論研究工作推進(jìn)的有效手段。在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定的過(guò)程中，需要廣泛吸收各專(zhuān)業(yè)人士的意見(jiàn)，并總結(jié)出一套行之有效的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，通過(guò)設(shè)定具體可行的標(biāo)準(zhǔn)化制度，以供檔案管理工作者參考和遵循，以便更好地做好檔案管理工作。

3.3 加大現(xiàn)代化檔案管理經(jīng)費(fèi)投入

為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，必須重視檔案管理工作，加大資金與先進(jìn)設(shè)備的投入。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須把檔案管理放在重要的位置，并積極推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理工作的運(yùn)行，使檔案管理工作始終保持在良好的運(yùn)行狀態(tài)。加大檔案室建設(shè)資金投入，如建設(shè)檔案室必須做好采光、通風(fēng)、防潮等安全的措施，并充分利用各種設(shè)備，發(fā)揮其作用，如：監(jiān)視設(shè)備、電腦、空調(diào)等，這樣不僅能確保檔案管理工作的安全，還能防止資料丟失。

現(xiàn)代化檔案管理區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理是其對(duì)技術(shù)與設(shè)備的依賴(lài)性更強(qiáng)。及時(shí)為檔案管理部門(mén)配置先進(jìn)的辦公設(shè)備，加強(qiáng)信息化、智能化與數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用，能夠推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理的進(jìn)程。因此，各級(jí)政府應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，加大經(jīng)費(fèi)投入，購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的設(shè)備與計(jì)算機(jī)軟件，進(jìn)而提高檔案管理現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)良好的經(jīng)濟(jì)效益。

3.4 加強(qiáng)檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

要牢固樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，抓好檔案人才的培養(yǎng)，努力提升檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，通過(guò)促進(jìn)人才建設(shè)的發(fā)展進(jìn)而推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的步伐。提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的首要步驟就是提升工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，始終把檔案管理工作放在首位。其次是加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，學(xué)習(xí)檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)，如：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)以及現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等；不定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的應(yīng)用培訓(xùn)，經(jīng)常進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作演練和競(jìng)賽，真正做到理論聯(lián)系實(shí)際，切實(shí)提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿(mǎn)足信息時(shí)代下檔案信息利用的要求，運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理的虛擬化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化已成為檔案管理的未來(lái)趨勢(shì)。因此，檔案工作人員必須不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，盡早掌握現(xiàn)代化技術(shù)和信息技術(shù)知識(shí)，并且將這種知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際的工作中去，積極主動(dòng)的引進(jìn)先進(jìn)科技去完善檔案管理工作，從而推動(dòng)檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

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