關于基層檔案志愿服務可持續發展的思考

趙靜靜

摘 要：基層檔案志愿服務為檔案事業的發展起著推波助瀾的作用，然而基層檔案志愿服務在可待續性方面仍存在著不足之處。筆者從檔案志愿服務可持續發展的價值和如何使基層檔案志愿服務可持續發展兩方面談談對基層檔案志愿服務可持續發展的思考，以期檔案志愿服務可持續發展能夠給基層檔案事業帶來新的活力。

關鍵詞：檔案；志愿服務；可持續發展

上世紀90年代我國檔案志愿服務悄然拉開序幕，據記載最早的檔案志愿服務為1994年的“學雷鋒日”江蘇省南通市檔案局與團市委聯合舉辦的一次志愿服務活動。在三十多年的發展歷程中，檔案志愿服務為基層檔案事業作出了一定的貢獻，然而目前我國基層檔案志愿服務在可持續性方面仍存在著不足之處，筆者從基層檔案志愿服務可持續發展的價值和如何使檔案志愿服務可持續發展兩方面對檔案志愿服務可持續發展進行了深入思考，以期檔案志愿服務可持續發展能夠給基層檔案工作帶來新的生機，使檔案志愿服務成為基層檔案事業發展的重要基石。

1 基層檔案志愿服務可持續發展的價值

1.1 彌補基層檔案部門的不足之處，提高檔案服務質量。基層檔案部門一直存在著資金缺乏、人員不足、工作壓力大、工作成效不明顯等問題。面對這一現狀，部分基層檔案部門選擇以臨時工或是服務外包的方式來緩解。然而，與志愿服務相比，這兩種方式都存在明顯的缺陷：第一，聘請臨時工或服務外包是需要資金支持的，基層檔案部門本身資金來源不足，再加上這些開銷，無疑是雪上加霜；其次，就工作成效而言，臨時工和外包的結果都只是完成與酬勞一致的工作量，未能從根本上解決基層檔案部門的實際問題，也未能使基層檔案工作有任何改進。檔案志愿服務，是志愿者的自愿行為，他們不計報酬，積極為基層檔案事業貢獻力量，使檔案事業能更好更快發展。就這兩點而言，開展檔案志愿服務對檔案事業的發展是有幫助的。檔案志愿服務可持續發展，使得志愿服務常態化，志愿者成為基層檔案部門人力資源的一部分，他們的加入不僅為基層檔案部門增加人力，節約開支，還緩解了工作量大的問題，大大提高了基層檔案工作的服務質量，為檔案部門工作人員對檔案進行深入研究提供了便利條件，有助于基層檔案部門改變現實面貌，使基層檔案事業形成質的飛躍。

1.2 滿足志愿者的不同需求，使志愿服務與個人發展相統一。志愿服務的前提是自愿，從事志愿服務的人主要是為了滿足自身需求。馬斯洛的需要層次論中將人的需要分成生理需要、安全需要、愛和歸屬感、尊重和自我實現五類。不同行業的志愿者因為不同的需求參與檔案工作，他們通過檔案志愿服務來滿足需求，同時為社會奉獻能量，回饋社會，實現自我價值。檔案志愿者多為在校大學生、對檔案工作感興趣人士和各行各業退休人員。他們中有的缺乏工作經驗，想通過檔案志愿服務為其增加經驗積累，將所學進行靈活運用；有的對檔案感興趣，平時無法接觸到檔案，想通過志愿服務來增加對檔案的了解；有的離開堅守多年的工作崗位，一時無法適應清閑的生活，渴望繼續發揮余熱，實現自己的社會價值，同時通過工作消除孤獨感。總之，無論出于何種需求，志愿者們都本著“奉獻、友愛、互助、進步”的宗旨參與檔案志愿服務，使志愿服務與個人發展需求得到統一，促進了社會和諧，生動體現了社會主義核心價值觀。

1.3 增加社會對檔案的了解，提升檔案的社會利用價值。當前社會對檔案的利用率不高，歸根結底緣于社會公眾對檔案的知曉度不高。志愿服務可持續發展有助于提高社會對檔案的了解，促進檔案利用。志愿服務的對象來自社會不同行業，志愿服務的可持續發展使得公眾有更多的機會參與檔案工作，了解檔案，且隨著了解的深入，利用程度也不斷加深。另外，檔案志愿者對檔案工作的關注度會潛移默化地影響身邊人，檔案部門沒有刻意宣傳檔案，志愿者的檔案服務行為卻在無形中宣傳了檔案，越來越多的人對檔案有了更直觀的認識，并主動利用，這就產生了蝴蝶效應。這種效應周而復始產生連環效果，吸引了更多人參與檔案志愿服務，使得檔案的利用率不斷提高，充分實現了檔案存在的社會價值。

2 如何使基層檔案志愿服務可持續發展

隨著社會需求的多元化，志愿服務已成為公眾參與公共生活的重要途徑，成為人們日常生活的重要組成部分。促進基層檔案志愿服務可持續發展，建立和健全志愿服務的長效機制，是我國檔案志愿服務事業健康發展的必然趨勢。檔案事業作為傳統的社會服務行業之一，要體現“愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心”五位一體的功能，必須使檔案志愿服務可持續發展，從而借助志愿服務來實現這一目標。因此如何做好檔案志愿服務使其能夠可持續發展是值得思考的問題。筆者對最早開展檔案志愿服務的城市——南通下轄的各縣市區綜合檔案館開展志愿服務的情況簡單進行了解，在此基礎上談談如何使檔案志愿服務可持續發展。

2.1 調查基本情況及結論。南通市下轄各縣市區綜合檔案館共有8家，其中縣市級6家，區級2家。八家檔案館中，國家一級檔案館一家，國家二級檔案館六家，一家暫未評定國家級別。近年來各級檔案館紛紛響應國家和政府號召積極開展志愿服務，這八家檔案館也不例外。本次調查主要從檔案館開展志愿服務的時間、內容、方式和組成人員及志愿服務管理、服務滿意度等方面進行。

2.1.1 南通各基層綜合檔案館開展志愿服務情況（見表1）。

2.2.2 對調查指標的相關分析。

（1）開展志愿服務的時間相對集中未形成常態。從表1可以看出八家檔案館均已開展志愿服務，但開展志愿服務的時間安排各有不同，常年不間斷開展檔案志愿服務的占比37.5%，在特定時間如學雷鋒日、國際檔案日、國際志愿者日開展志愿服務的占比37.5%，不定期開展志愿服務的占比25%，利用休息日開展志愿服務的占比0。從開展志愿服務的時間來看，顯然志愿服務工作尚未成為常態。

（2）開展志愿服務的內容不夠寬泛。筆者根據基層檔案館的工作內容，將檔案志愿服務活動內容大致分為四類，即日常檔案整理、引導講解、技術支持和社會宣傳。調查中發現各檔案館開展的活動各有特點，四項服務內容中占比最多的是社會宣傳，為75%，其次為引導講解62.5%，占比最少的是日常整理和技術協助，僅為37.5%。由此可以看出多數檔案館未將檔案整理和技術支持這兩項工作列入服務范圍，服務內容的涉及面不夠廣。

（3）開展志愿服務的方式相對傳統。歐美一些國家，檔案志愿服務已開展多年，且收效明顯，其服務方式除了傳統的開展咨詢和宣傳工作外，還可在家進行檔案整理編研（在不違背檔案工作相關法規的前提下）或是不受時空限制在線進行志愿服務。與之相比，我國的檔案志愿服務方式相對簡單，表1中在館內開展服務的占比最多為75%，走上街頭進行咨詢宣傳的次之為62.5%，利用網絡在線進行編目、著錄的為25%，進行史料收集、檔案編研的為0。這表明志愿服務仍停留在傳統的服務方式，未能利用互聯網靈活開展檔案志愿服務。

（4）開展檔案志愿服務的人員結構較為單一。開展志愿服務的主體是志愿者，志愿者的選擇是檔案志愿服務成功開展的基礎。表1列出的四個選項中，利用在職檔案人員開展志愿服務的最多，為62.5%，利用在校大學生和社會對檔案工作感興趣人士的為37.5%，退休人士的利用率為0。這表明大多數檔案志愿活動都是由檔案館自身的工作人員完成，雖然一些檔案館利用了在校大學生和社會對檔案感興趣人士開展服務，但整體看來社會力量參與度不夠明顯，未能體現

“支持社會力量參與檔案事務”的局面。

（5）志愿服務管理不夠規范。檔案志愿服務開展成功與否，與志愿服務的管理是否規范科學緊密相關。調查顯示，各檔案館在志愿服務管理方面仍需改進。首先，志愿服務相關制度作為規范志愿服務管理的依據，已制定的檔案館只有62.5%，仍有37.5%的檔案館未制定相關制度；其次，在對志愿者進行業務技能等培訓方面僅達到75%，八家檔案館并未全部做到崗前有培訓；第三，在志愿者的激勵措施方面，僅有37.5%的檔案館采取了相關激勵措施；第四，在志愿服務協議簽訂方面，所有檔案館均未與志愿者簽訂服務協議。由此可見，在志愿服務管理方面，各檔案館在相關制度的制定、業務培訓、激勵措施、簽訂協議等方面的執行力參差不齊，大部分檔案館在志愿服務管理方面存在明顯的漏洞，管理現狀亟待完善。

（6）對志愿服務情況的滿意度不一。服務滿意度是檔案館對志愿者開展志愿服務質量的總評價。表1中，各檔案館對志愿服務開展情況非常滿意的為25%，表示滿意的為50%，表示一般的為25%，無不滿意。總的來說，各檔案館對志愿服務的成效是肯定的，但是肯定的程度不一。這固然與志愿者的服務水平和質量有著必然聯系，但不難發現檔案館對志愿服務的管理規范程度在一定程度上決定了志愿服務的質量。

2.1.3 結論。

（1）開展服務時間的集中性和隨意性導致服務未形成常態化。綜觀各檔案館開展志愿服務的情況，從時間上看，有的較為集中，只在特定的日子開展服務；有的較為隨意，有需要的時候才開展服務。這表明一些檔案館未能使檔案志愿服務成為一種常態，在時間上限制了檔案志愿服務的可持續發展。

（2）服務人員組成、內容和方式的單一性導致服務質量不高。從志愿者的組成結構來看，各檔案館大多是利用館內工作人員開展志愿服務，利用在校大學生和社會對檔案感興趣人士的比較少。由于基層檔案部門長期存在人員不足、工作量大的問題，而志愿者來源相對單一且成員有限，并未能給基層檔案工作帶來實質性的改變。另外，服務的內容和方式方面，多為館內服務、引導講解和外出宣傳，檔案編研、史料收集和技術服務類較少。在這個網絡化的時代，志愿服務卻未能通過互聯網開展，服務方式顯得相對滯后。因此組成人員、內容和服務方式的單一性導致了檔案志愿服務的質量不高，從服務質量上限制了檔案志愿服務的開展。

（3）志愿服務管理的規范程度導致服務收效不佳。筆者在調查時，從志愿服務相關制度的制定、人員培訓情況、激勵措施和協議簽訂四方面簡單了解了基層檔案館對志愿服務的管理情況，未進一步細化，但只從表層也能明顯發現各檔案館在志愿服務管理方面存在的問題，這一系列問題的產生最終導致服務效果不佳。

2.2 基層檔案志愿服務可持續發展的途徑。鑒于基層檔案志愿服務存在的不足，基層檔案志愿服務要可持續發展，必須做到規范化、制度化、系統化，著力提升志愿服務的管理能力，使檔案志愿服務在檔案工作中發揮最大效能。

2.2.1 借鑒國外檔案志愿服務先進經驗，促進基層檔案志愿服務可持續發展。歐美一些發達國家的檔案志愿服務歷史悠久，他們有著先進的經驗和做法，可以借鑒他國的經驗結合國內實際，形成具有中國特色的檔案志愿服務模式，為我國基層檔案志愿服務開辟一條捷徑。在英國，檔案部門在志愿服務方面處于領先地位。志愿服務過程中重視法規建設，不少與檔案相關的組織自覺參與到志愿活動中，利用各種方式支持檔案部門開展志愿服務，如英國國家檔案館之友。另外，英國志愿服務的開展以完成志愿服務項目為主，檔案部門根據預先設定的項目選擇志愿者，不同的服務項目服務方式也不一樣，從傳統的紙質文件的著錄到數字時代的互聯網服務，內容豐富，形式多變。在美國，檔案志愿服務機構有著靈活的崗位設置和領先的在線項目。崗位設置大致分為三類：日常管理類、技術助理類、導游講解類，每一大類崗位都可以進行細分，這就給更多的優秀志愿者提供了服務的便利條件。其在線項目較為出名的為“公民檔案工作者”項目。英美兩國檔案志愿服務成功的共同點在于兩國檔案部門均非常重視挖掘群眾的力量，對公眾極其尊重，他們使用項目化方式開展服務，充分利用新媒體，在檔案志愿服務方面成效明顯。

2.2.2 不斷完善志愿服務模式，推動基層檔案志愿服務可持續發展。

（1）志愿者的選擇和服務內容的確定是基層志愿服務可持續發展的前提。首先，檔案志愿者與一般志愿者有著本質區別。由于檔案工作的特殊性，對檔案志愿者的要求比一般志愿者要高，只有具備與檔案工作相關的能力和資質的志愿者才可以參與到檔案服務中。其次，服務內容的確定決定了志愿者的選擇。不同的服務內容需要志愿者懂得相應的知識，具備相應技能才能勝任。因此，基層檔案部門在設置服務內容時，應綜合考慮檔案工作的需要，做到按需設崗。

（2）建立健全檔案志愿服務機制是基層檔案志愿服務可持續發展的保障。完善的志愿服務機制是基層檔案志愿服務順利開展的基礎，是檔案志愿服務可持續發展的有效保障。基層檔案部門應以志愿服務條例為依據，結合檔案工作特點，為志愿者量身定制一套行之有效的服務管理機制，從志愿者的招募、服務崗位的確定、協議的簽訂、相關考核制度等方面明確要求。將檔案法和檔案工作相關規章制度相結合，制定檔案志愿者服務手冊，讓志愿者明確自身工作職責和工作規范、應享權利和應盡義務。讓基層檔案部門做到“有法可依，有章可循”，為志愿者開展服務增加信心。

（3）加強檔案志愿服務培訓指導是基層檔案志愿服務可持續發展的重點。規范性和專業性是檔案工作的基本原則，為保證志愿服務質量，基層檔案部門必須對志愿者進行業務培訓和道德培訓。檔案部門可以進行能力考核，促進志愿者更好地掌握相關知識和技能，以便志愿者能夠更快地勝任工作。同時，基層檔案部門必須對志愿者加強有效監管，對志愿者在服務過程中遇到的問題及時加以解決，對服務成果進行審查和鑒定，既能保證服務水平又能維護檔案部門的形象。因此，加強培訓指導是提高志愿服務質量的關鍵，更是檔案志愿服務可持續發展的重點。

（4）強化以人為本的管理模式是基層檔案志愿服務可持續發展的核心。檔案志愿服務是自愿和無償的，這是志愿者與在職檔案工作人員最顯著的差別。檔案志愿者作為基層檔案部門重要的人力資源，是開展志愿服務的主體。在管理過程中，基層檔案部門必須強化“以人為本”的管理理念，充分尊重、關心志愿者，從志愿者的根本利益出發，為志愿服務提供必要的物質條件，創設良好的工作環境，使志愿者形成歸屬感，充分調動志愿者服務的積極性和創造性，使其更好地發揮主觀能動性。

（5）開展有效的激勵措施是基層檔案志愿服務可持續發展的動力。激勵是提升服務效果的有效方法，檔案工作枯燥乏味，在不求回報的前提下，志愿者卻甘心情愿地為檔案事業無私奉獻。基層檔案部門應多采取激勵措施，對志愿者進行必要的激勵和鼓勵。可以從物質上進行獎勵，也可以從精神上給予撫慰，這樣既可以激發志愿者的服務熱情，挖掘志愿者的潛能，使其工作表現越發出色，同時也是對表現欠佳者的一種提示，督促其努力以達到最佳效果。通過激勵，在志愿者中形成繼續服務的動力，推動檔案志愿服務扎實有效開展。

基層檔案志愿服務可持續發展不僅有利于解決基層檔案部門的實際問題，還有利于基層檔案館實現“五位一體”的發展目標。基層檔案館應解放思想、轉變觀念、大膽創新，努力探索基層檔案志愿服務可持續發展的有效管理模式，使可持續發展的檔案志愿服務真正成為檔案事業發展的有力推手，為基層檔案事業添磚加瓦。

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（作者單位：南通師范高等專科學校 來稿日期：2016-07-07）