淺談基層醫療單位文書檔案利用情況

文/珠海市第二人民醫院 宋永純

淺談基層醫療單位文書檔案利用情況

文/珠海市第二人民醫院 宋永純

本文通過對基層醫療單位文書檔案利用情況進行分析、總結和歸納，探討基層醫療衛生單位如何提高文書檔案的利用率，充分發揮檔案的特殊功能和積極作用，為基層醫院的可持續發展提供高效的檔案利用服務。

檔案；文書；醫療；醫院；案例

隨著公立醫院醫療改革的逐步深入，醫院檔案管理工作如何推進，檔案管理專業人員如何全方位滿足檔案用戶對檔案信息資源的利用需求，充分發揮檔案的功能和作用，是我們值得深思的問題。文書檔案作為檔案的重要組成部分，在推動醫療單位行政管理和業務發展等工作中起到了舉足輕重的作用，本人通過對基層醫療單位文書檔案利用情況的分析、總結和歸納，探討基層醫療衛生單位如何提高文書檔案的利用率，充分發揮檔案的特殊功能和積極作用，為基層醫院的可持續發展提供高效的檔案利用服務。

2015年某基層醫療單位各類文書檔案利用情況

以上圖表數據顯示，在基層醫療單位的文書檔案利用服務當中存在利用類別的不均衡情況，如紅頭文件、會議記錄、計劃總結類檔案的利用率較高，共占總利用率的68.9%，而其他類別的文書檔案利用率較低，文書檔案地利用資源還有待進一步挖掘，下面就相關情況做進一步闡述。

一、如何對醫患糾紛類檔案進行有效利用

醫患糾紛類檔案為分析總結醫療糾紛中醫院存在的不足及醫患風險點等方面提供了客觀真實的案例，為規范醫療糾紛處理工作、提高醫療服務質量和促進和諧醫患關系起到了積極的作用。

（一）典型案例分析作用。醫患糾紛檔案是以案卷為單位，實行一案一卷，一卷一號的原則，檔案內容包含有患者的投訴、醫方的調查處理及病案原始資料、醫療事故鑒定材料（如涉及醫療事故）、醫患雙方自愿達成的協議書、法院判決書等。通過對醫患糾紛典型案例的分析研究、查找醫患糾紛發生的原因以及醫療過程中存在的不足和需要改進的地方。

（二）有利于進一步提高醫療質量，促進和諧醫患關系。

醫患糾紛檔案可以分為醫療服務態度類和醫療質量類兩大部分，無論是哪一種類別，作為醫院的管理部門都要認真對其進行分析研判，尋找醫院醫療質量管理方面存在的主、客觀問題，查找醫療糾紛發生的風險點，做到早發現、早預防，早處置，不斷完善各項醫療質量管理制度，積極推動醫療質量的持續改進，保障患者醫療安全，促進和諧醫患關系。

（三）醫患糾紛檔案為醫務人員的績效考核管理提供客觀依據。在醫務人員的績效考核指標體系當中醫療質量是醫療管理的核心內容，醫患糾紛檔案中發現的有關醫療服務、質量問題它能夠客觀反映當事醫務工作者的服務態度或診療缺陷以及相關責任認定，因此可以作為一項考核指標與醫務人員的績效掛鉤。

二、人事管理類文書檔案的利用度有待提高

如上表數據提示，統計報表類、工資變動類、干部任命類、表彰類等有關人事管理類的文書檔案利用占比為14.4%，利用比例較低。因此，我們應該從人事檔案的特點出發，將這些比較分散不集中的、需要跨年度時間查閱，來源于不同的案卷檔案中的資料進行整合，例如可以對人事任免、職稱聘任、調資定級、人事考核、獎勵處分等與個人切身利益相關的重要人事檔案用統計表格的形式按個人的年度變化情況進行細編細化，整合做成人事方面的專題檔案，編寫人事檔案專題概要和指南，從而解決了不受案卷、年度、保管期限的限制，擴大了信息存儲的范圍，充分體現按照檔案的內容屬性分類排列，能全面系統地反映專題檔案利用準率高、檢索迅速的特點。

三、加強專題匯編類資料的編撰與利用

利用專題類文書檔案資料輔以相關的照片檔案，編撰《抗震救災紀念冊》。眾所周知，“5.12”汶川大地震給中國人民帶來了重大的人員傷亡和經濟損失，面對這突如其來的災難，各大醫院積極響應號召，派出多名醫務工作者奔赴災區參加醫療救援和災后醫療衛生防疫工作。《抗震救災紀念冊》則以基層醫院醫務人員在汶川抗震救災醫療援助為背景，詳細記錄了地震現場醫務人員積極救治傷病員的過程及災后醫療衛生防疫工作，以詳盡的文字說明和生動形象的圖片全方位地展示了白衣天使們救死扶傷、大醫精誠的精神風貌，弘揚了醫務人員的無私奉獻精神。

四、拓展各種渠道主動提供檔案信息服務

基層醫療單位可以根據不同的檔案信息提供各類檔案查詢服務，例如開展檔案室內閱覽、檔案陳列館展覽、提供檔案證明材料、編撰專題匯編材料、檔案參考資料以及提供內部網上檔案查詢及外借服務等為檔案的利用提供多種渠道，充分發揮檔案的利用作用。