在新時期電力企業檔案管理的創新研究

凌麗麗

摘 要：電力企業在人們的日常生活中扮演著非常重要的角色，承擔著為國家和人們供電的責任，所以必須及時發現自身的不足并加以改正，在激烈的競爭中掌握主動控制的權利，這就需要加強電力企業檔案管理。

關鍵詞：電力企業；檔案管理；信息技術；管理模式

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.19.059

對企業檔案進行科學的管理在一個企業發展的過程中起著非常重要的作用，檔案管理的效果可以充分體現出企業的綜合管理水平以及企業對信息的重視程度，較好的檔案管理工作可以體現檔案工作人員的自身價值。我們現在處在一個信息爆炸的社會，企業更應該重視檔案管理對企業以及社會所起到的積極作用，讓檔案管理工作向著科學、信息化、法制化的方向發展，與時俱進，制訂創新管理措施，開拓檔案管理工作的新局面。

1 電力企業檔案管理存在的問題

1.1 檔案信息收集不全面和保存不完整

就目前的情況看，電力企業早期檔案管理過程中存在最為普遍的問題就是不能及時、全面、有效地收集信息。在電力企業的檔案管理工作中，從信息的收集到信息的入庫保存，都是由相關人員負責的。但是，根據調查結果，電力企業的檔案管理人員并沒有加強對檔案管理工作的重視，沒有及時、主動地進行信息收集工作，而且，目前還有一部分電力企業沒有采用先進的信息采集方式來收集信息。采用紙質的方式進行檔案信息的記錄會引發一系列的問題，例如如果有人來企業調取檔案信息，就可能會出現在紙質檔案進行涂改的情況。電力企業對檔案管理工作的不重視導致企業檔案信息不全面、信息保存不完整的情況，影響了企業的正常發展。

1.2 專業部門和專業人才的缺乏

檔案管理對于企業的發展具有重要作用，該工作不僅僅是對資料的收集、分類、存放，還涉及到資料信息的分析處理，從中提取有價值的資源，為企業制訂后期的發展目標提供必要的參考依據。檔案管理不僅見證了企業的發展過程，也將指導企業的發展方向。當前電力企業中的檔案管理人員缺乏相關的專業知識，對該工作的重要性沒有足夠的認識，有的單位檔案人員出現“斷層”，青年多、學歷高但實踐經驗不足；有的單位檔案人員年齡偏大、學歷偏低，實操能力雖強，但理論知識匱乏；而地市公司的二級機構或縣級公司，檔案人員幾乎全部由綜合專責擔任兼職，業務能力不強，專業水平不高，分配到檔案工作上的時間和精力也相對有限。

2 電力企業檔案管理的創新

2.1 超前規劃、創新發展

電力企業應始終堅持先行思維，主動對接公司核心業務發展與管理變革需要。在企業開展大規模特高壓電網建設之初，狠抓工程檔案質量控制機制建設；針對“三集五大”改革部署，同步制訂檔案工作預案；面對“大數據”趨勢，國內率先建成電子文件管理系統。以適度超前的工作，確保檔案管理能夠始終與企業發展需要相適應。

2.2 增強企業檔案信息化安全保密力度

隨著電力檔案信息化工作的不斷推進，檔案信息系統安全可從以下三方面進行強化：①防護檔案信息系統安全。開展邊界防火墻策略優化及檔案信息系統開放端口排查工作，消除安全隱患；杜絕帳號弱口令導致越權訪問和信息泄露，加大對系統的運維檢查及監控。②嚴格管理檔案系統帳號權限。定期審查系統賬號、備案運維帳號，清理臨時帳號，確保檔案信息系統業務授權許可使用合規，數據安全共享。③實現檔案資源安全存儲。制訂檔案安全備份策略和恢復測試方案，定期開展檔案數據異地備份和恢復測試。

2.3 整合檔案信息資源

在電子信息時代的背景下，電力企業應當在檔案管理工作中對檔案信息資源進行有效整合，從而最大限度地發揮出電力檔案的價值和作用，促進電力事業的穩定、持續發展。首先，應當加快實現檔案管理系統與OA系統之間的無縫對接，可將OA系統中形成的各類電力信息直接轉入到檔案管理系統當中，簡化文檔的轉存流程，突出電子文件歸檔控制，形成覆蓋全面、管控到位的“大檔案”資源體系。

2.4 加快信息化技術的研發及應用

隨著社會的快速發展，計算機技術、通信技術、物聯網技術等先進信息處理技術在不斷地發展，并且已經具備很強的實用性，可以將先進的信息處理技術應用到檔案管理工作中。對于電力企業來說，應根據“大數據”時代要求，大力開展信息化建設。一方面打造文檔一體化格局，建成企業級“檔案數據資源池”。檔案庫正在從過去的“信息孤島”變為一個信息互通、數據共享、能夠產生聚變效應的“資源池”；另一方面用“大數據”思維推動業務數據集成與歸檔控制。建立電子文件管理系統（數字檔案館），有效提升電力檔案數據治理能力、資源開發能力和服務利用能力。

在信息化檔案管理系統建設的過程中，應該在實際工作的過程中不斷總結經驗，吸取教訓，從而為新技術的開發提供有效的參考。在新技術研發、應用過程中，還可以充分借鑒其它專業的研究成果，拓寬研發人員的思路，保證信息化檔案管理技術的先進性和安全性。

2.5 拓展檔案服務能力

深入挖掘檔案資源價值，對此，要鞏固已有數字化成果，完成目錄檢索向全文檢索的轉型，全面提高數字化成果開發利用效率，為維護電力企業權益提供支撐；創新服務模式，借助網絡和協同辦公系統，優化傳統的檔案閱覽、復制、出借等利用方式，在智能化檢索、一體化利用和專用化專題服務等方面創新檔案服務模式。

充分發揮檔案憑證價值。對檔案資料進行綜合分析和有效利用，使其在服務電網技術創新、保障電網項目建設、解決歷史遺留問題等方面發揮積極作用。

3 結束語

檔案管理工作是一項綜合性較強、涉及部門較多、專業性較強的全局性管理工作。檔案管理不僅對企業的發展有著非常重要的意義，對國家的發展和建設同樣有著重要的參考價值。先進的管理模式不僅能有效提升工作效率，還能充分發揮檔案的參考價值，為企業發展提供必要的幫助。

參考文獻

[1]伍偉珍.關于加強電力企業基建檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2012（13）.

[2]楊曉琳.淺談電力企業檔案信息化建設重要性及其解決措施[J].中國科技投資，2012（21）.

〔編輯：王霞〕