信息化環境下高職院校微視檔案資源管理研究

于金霞

【摘 要】隨著“互聯網+”理念的不斷推行，檔案行業的管理也應順應時代潮流，形成檔案管理的新形態、新常態。對高職院校而言，微視檔案對記錄學校的一系列活動具有重要的意義，作為“高校記憶”的重要組成部分，微視檔案具有直觀、生動的特點。隨著數字化理念和檔案電子化管理的不斷推行，在當前信息化環境下微視檔案資源的優化整合利用成為檔案管理人員熱點關注的話題。本文將在分析微視檔案管理問題的基礎上，提出高職院校微視檔案的管理策略。

【關鍵詞】高職 微視 檔案管理

微視檔案全稱微型視頻檔案，是利用數字多媒體技術，對一系列實踐活動進行拍攝、制作和展播等影像化處理，形成的聲像記錄視頻文件。就高職院校目前的微視檔案管理來看，無論是檔案的資源整理、保存還是利用，都不盡如人意。而如今信息化社會下，發展微視檔案是順應時代發展的趨勢，因此在信息化環境下，對微視檔案的資源管理展開研究具有實踐和理論雙重意義。

高校微視檔案管理現狀

第一，管理制度不健全或有制度不落實。現有的高職院校的微視檔案管理主要有三種形式：一是由基層各組織單位和處室管理；二是每個科室自行管理，每年遞交至檔案室統一管理；三是由檔案室統一管理，各組織單位隨時進行匯交。由此可見，目前微視檔案的管理上并沒有形成一個統一的原則和管理制度。

第二，不重視微視檔案的管理。微視檔案由于存儲介質的特殊性，使得其管理比較復雜，目前主要的保存方式有存儲卡、硬盤、光盤等形式。從管理現狀來看，只有極少數的高職院校擁有視頻檔案專柜，大部分高職院校將微視檔案直接置于文書柜內，但是視頻檔案的存儲介質對于外部的物理環境有著較高的要求，當濕度、溫度，以及輻射保護環境都無法滿足要求時，則將引起存儲介質的損壞，從而遺失檔案。

第三，微視檔案過度分散、缺乏系統性的資源整合。和普通視頻檔案不同，微視檔案由于時間較短，一般在三十秒到二十分鐘之間，其內容也是多樣化的，具有短、快、精的特征。而高職院校的微視檔案資源十分分散，各系部、檔案館、網絡中心、學生處、教務處等都有微視檔案，一方面檔案管理質量良莠不齊，另一方面缺乏統一的資源整合，使得微視資源無法發揮其應有的價值。因此對微視檔案進行優化整理具有緊迫性意義。

第四，檔案管理存在壁壘。鑒于微視檔案的獨特性，其資源整理需要多個技術部門來完成歸檔整理，而技術部門和檔案管理部門之間缺乏溝通與協調，甚至是相互推諉檔案管理工作和任務，使得微視檔案得不到有效的歸檔整理，資源被浪費，形成檔案管理壁壘。

微視檔案管理的思路

第一，嚴格規劃過程管理。微視檔案屬于數字資源，數字資源的管理需要有專門的技術標準和數字化工作流程加以約束，建立管理制度和標準管理流程辦法，從而實現微視資源的高效率管理。

第二，建立微視資源的專業化采集隊伍。微視檔案資源的采集過程，需要檔案人員對原始視頻進行制作、保存和銷毀等處理，需要專業人員對數據進行分類、編目，而后期的微視檔案資源的管理也需要借助計算機技術和信息化技術，因此微視檔案的管理很大程度上依賴于人力資源的質量。

第三，完善的硬件設施。微視檔案本身的色彩、清晰度、音質等條件是微視檔案的核心價值，而微視檔案的保存對硬件設施要求條件更高，完善的硬件設施是微視檔案管理的基礎條件，要引入高質量、高容量的硬件設施，同時嚴格控制微視檔案的保存環境，配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施，保證檔案存儲介質不發生損壞而遺失。

高職院校微視檔案的資源整合與利用措施

1.建設微視檔案管理數據庫

根據《聲像檔案質量要求》和《數字聲像檔案著錄規則（征求意見稿）》的規范建立微視檔案管理的數據庫，做到統一規劃、協調分工；遵循系統性、完整性原則；規范數據庫建設的標準。這其中微視檔案要保證其完整、連貫，符合視頻格式標準，避免微視資源重復建設和低水平建設。

第一，建設內容。從微視檔案的內容價值、價值利用需求、微視資源質量三個角度來建立數據庫資源，優先考慮高質量和高價值的微視檔案，以實際價值利用為導向建立微視資源數據庫。

第二，著錄信息管理。主要包括微視檔案資源的責任者、版權、語種、格式、來源、關聯、權限管理等。

2.視頻檔案的編研工作

高校檔案部門可圍繞重點活動內容來進行微視資源的編研選題，基于館藏微視檔案資源進行二次開發，運用多媒體技術手段，制作專題，形成微視檔案資源開發的獨特優勢。

在編碼的時候把以前記錄不清楚的視頻素材進行整理歸類，將視頻素材保存為最普通的視頻文件格式（MPEG、WMV格式），對整理好的視頻素材按“年份+主題內容”的命名方式進行命名。與此同時，對編輯好的視頻，可記錄更加詳細的內容，如“時間+主題內容+分類+級別+儲存位置”。

3.微視檔案的質量控制和成本控制

微視檔案的文件風險管理不當，極易造成視頻文件質量缺損。低質量或不合格的微視檔案不但造成微視檔案資源價值貶值，還可能造成社會活動和科技生產活動的混亂，甚至造成經濟、政治、歷史文化等方面的損失。因此，對微視檔案進行質量控制，是保證微視檔案資源整合和利用順利進行的重要環節。

參考文獻：

[1]龐莉、趙豪邁：《基于數字信息長期保存的音頻、視頻檔案數字化研究》，《城建檔案》2011年第4期。

[2]吳小輝、劉建軍、傅俊慶：《照片檔案數字化管理中若干問題的探討》，《檔案時空（業務版）》2005年第2期。

[3]方瑩芬、岑淑兒：《檔案管理自動化網絡化的思考》，《寧波高等專科學校學報》2002年第3期。

作者單位：寶雞職業技術學院 陜西寶雞