論建設電力企業檔案管理工作信息化建設的重要性

藺一梅

摘要：隨著社會經濟的快速發展，我國的經濟體制在不斷改變，科學技術對各行各業的影響逐漸增大，在這樣的背景下，電力企業必須實現檔案管理的信息化，才能使電力企業跟上時代的發展步伐，在激烈的市場競爭中贏得主動權。檔案的信息化建設對于電力企業的長遠發展具有十分重要的作用，企業領導必須重視這一工作，積極推動這項工作的開展。

關鍵詞：電力企業；檔案管理；信息化建設

電力能源是人們生產生活中使用最多的能源之一，隨著社會經濟的快速發展，各行各業對電力的需求量不斷增加，這在很大程度上推動了電力企業的發展，目前，我國正大力推進智能電網的建設，這給電力企業提出了新的目標與要求。在這個信息化的時代，企業管理必須與時俱進，加強信息化建設，才能夠提高資源的利用效率，為企業創造更多的經濟效益，實現電力企業的檔案管理信息化對于智能電網的建設和企業的未來發展都具有深遠意義。

一、進行電力企業檔案信息化建設的重要性

（一）檔案信息化建設的內涵

實現檔案的信息化就是在原有檔案的基礎上，不改變檔案的原有內容信息，對檔案的存在形式以及本身的內容信息進行轉變，這一轉變必須符合信息轉變原則，從而使檔案信息能夠社會化，實現檔案資源的共享，提高檔案的利用效率。檔案本身包含著各種各樣的信息，在信息化的過程中不僅要弄清檔案本身所記錄的信息，還要將原始信息進行處理，使其能夠與社會其他信息形式進行融合，從而形成更為廣泛的信息。因此，檔案是一筆巨大的財富，這些財富不應該沉睡在檔案館里，而應當發揮其巨大的價值，因此在信息化的時代，電力企業必須實現檔案資源的高效管理和利用，使檔案資料能夠更好地為電力企業的建設和發展服務。

（二）電力企業進行檔案信息化建設的重要意義

電力企業的檔案是對電力企業生產經營活動的原始記錄，它能夠真實地反應出電力企業的發展歷程，并蘊涵著大量的技術與知識，在信息化的時代，進行電力檔案的信息化建設是不可阻擋的趨勢，依托于快速發展的信息技術，對檔案資源進行高效的管理與運用，可以有效提高企業的管理效率和管理水平，促進企業的健康發展。隨著電子信息技術方面的發展，信息技術已經被運用到電力企業管理的各個方面，在檔案管理中運用信息技術可以幫助企業更新文件的管理方式，探索更為方便與快捷的管理方法與管理工具。在信息化的時代，電力檔案信息化建設對于電力企業的長遠發展具有重要的作用，評價電力企業檔案管理現代化的水平主要是看其檔案信息化的程度，這就要求電力企業必須扎住機遇，加快電力企業檔案信息化建設的步伐，實現檔案的正確管理，提高檔案的利用率，從而使電力企業能夠更好的適應社會主義市場經濟的管理體制，不斷提高企業的競爭力。

二、電力企業檔案信息化建設中存在的問題

（一）電力企業對檔案管理的重視程度不夠

長久以來，電力企業上至領導，下到員工，對于電力檔案的管理缺乏足夠的認識。在大多數人心中，檔案管理只是文字類的工作，和市場占有率、售后服務保障等工作相比并沒有什么價值，因此完全沒有必要進行檔案的信息化建設，更沒有將檔案信息化納入到電力企業的整體規劃中去。這種認識上的誤區使電力企業沒有投入足夠的人力、物力和財力進行檔案管理的信息化建設，從而造成檔案管理水平低下，管理方式不當等多種問題。

（二）企業管理制度不健全

電力企業的檔案管理是一項嚴謹和復雜的工作，工作人員必須結合電力企業的自身特點，立足于實際，制定出適合電力企業的檔案管理制度。在檔案信息化建設過程中，一些電力企業雖然緊跟時代的發展步伐，建立了企業規章制度，但是這些制度并沒有聯系企業實際，只是沒有前瞻性的應付，所以并不能夠起到實際的作用。在檔案管理中，不健全的檔案管理制度導致工作人員職責不明，檔案資料的收集存在信息丟失、信息模糊等現象，一些檔案資料在歸還時存在隨意涂改、撕毀等現象，這些都嚴重影響了檔案的管理工作。

（三）信息化技術有待完善

目前，電力企業的檔案管理信息化建設還處于探索階段，信息化技術還有待完善。采用計算機模仿技術來替代傳統的檔案管理工作只是一種表面式的檔案信息化管理，這種方式并不能夠有效實現檔案整合編制、瀏覽以及獲取工作的整合，并不是真正意義上的信息化。由于電力企業領導對檔案管理工作的重視程度不夠，因此在制度制定時只是對檔案管理進行了大致的方向要求，并沒有規定具體的實施細節，也沒有制定必要的獎懲制度和監督措施，因此檔案管理中存在工作人員職責不明、態度不端正以及消極怠工等現象。

（四）缺乏專業的檔案信息化建設管理人員

在電力企業的檔案管理中，管理人員素質不高、專業技能不過關等現象十分普遍，因此檔案管理時常出現各種操作問題，管理效率比較低下。檔案管理人員的整體素質嚴重影響著檔案管理水平，電力企業沒有定期對檔案管理人員進行培訓，也忽視對專業管理人員的選拔，從而導致檔案管理隊伍持續走下坡路。同時，電力企業中檔案管理人員的待遇普遍不高，因此很多檔案管理人員往往會選擇跳槽或者離職，這使得檔案管理隊伍處于持續的波動中。

三、進行電力企業檔案信息化建設的有效措施

（一）提高對檔案管理的重視程度，樹立檔案信息意識

意識具有能動性，在檔案信息化建設中，加強電力企業領導和員工對該項工作的重視程度，更正其認識上存在的誤區，樹立工作人員的檔案信息意識，則可以為檔案的信息化建設提供推動力。在檔案信息化建設中，檔案工作人員是基本力量，電力企業必須讓工作人員樹立起檔案信息的意識，使其認識到檔案信息化建設的重要性，才能夠提高工作人員的使命感和責任心，才能夠調動工作人員的積極性。只有讓檔案工作人員全身心地投入到檔案信息化建設中去，才能夠促進檔案信息與社會其他信息形式之間的滲透和融合，從而使檔案信息化建設與社會中的其他信息事業建設相輔相成，共同發展。

（二）建立健全企業管理制度

科學技術的快速發展和市場競爭的日益激烈給電力企業的管理水平和管理效率提出了更高的要求，電力企業的業務十分繁雜，業務形式多種多樣，數量龐大，這給企業檔案的管理增加了難度。為了更好的進行企業檔案的管理，電力企業必須根據企業體制職能的改變該制定新的管理體制，在檔案管理方面，必須明確每一位管理人員的責任分工，并實行責任追究制度，對每一位員工的工作進行業績考核。為了提高檔案管理人員的責任心和事業心，加強對企業檔案的保存與管理，企業必須將重要檔案的歸檔與移交細化到個人，防止出現檔案涂改、撕毀等現象。同時，電力企業還應當建立一個互相監督、互相促進的管理平臺，覆蓋到企業的各個角落，從而督促每一位員工認真工作，業績突出的員工應當予以獎賞。

（三）大力建設檔案管理的信息化技術

電力企業的檔案管理信息化建設是與先進的信息技術分不開的，電力企業必須加強企業檔案的存儲技術，提高企業信息的文件歸檔能力，在此基礎上增強每一位員工的安全意識，在日常工作中積極發現和避免出現安全隱患，防止檔案中出現錯誤信息，為檔案的信息化建設提供保障。電力企業要引進先進的技術設備，為檔案管理配置高標準的磁介質檔案存儲設備，從而解決企業數字信息收集困難的問題。電力企業還應當加強對檔案原件的管理，保證檔案的完整性和全面性，在檔案安全方面要做到兩點：一方面要加強建筑消防報警等安全設施的建設，保護紙質檔案的安全，一當面要加強網絡安全系統的建設和鞏固，通過病毒檢查、備份保存以及建立防火墻等措施來避免數據丟失，提升檔案資料的安全性。

（四）培養專業型的檔案信息化建設人才

電力企業的檔案信息化建設離不開專業的檔案信息化建設人才，因此，企業必須重視檔案管理的專業人才，一方面對現有管理團隊進行培訓，一方面進行人才引進，提升管理團隊的綜合實力。為了提高檔案管理工作隊伍的整體水平，加快企業的檔案信息化建設，電力企業必須加強對檔案管理人員的專業培訓，從基礎的計算機知識、檔案管理與檔案實踐等方面入手，提升管理人員的理論知識以及業務能力，增強管理人員的責任意識，信息技術人員應當理解和熟悉企業各部門的業務，便于進行文檔的分類和歸檔。

四、結語

科學技術的快速發展極大地改變了人們的工作和生活方式，對于電力企業來講，為了在積累的市場競爭中占據優勢，更好地進行智能電網建設，滿足各行各業對電力的廣泛需求，就必須提高管理水平和管理效率。電力企業的檔案信息化建設對于智能電網的建設具有極大的促進作用，電力企業必須認識到檔案信息化建設的必要性，加強各部門之間的協調配合，提升檔案管理隊伍的整體素質，改革檔案工作管理體制與運行機制，使檔案信息化建設真正落到實處。

參考文獻：

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