機關檔案工作管理的現狀及發展趨勢探討

王紅宇

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）08-000-01

摘 要 機關檔案是機關單位歷史活動的記錄，因此機關檔案工作是一項十分重要的工作，其工作管理效率直接關系著機關單位的整體工作質量。雖然自我國頒布和實施《機關檔案工作條例》以來，各機關單位的檔案工作管理水平有了顯著提升，但總體水平仍然比較落后，其中存在的問題也是不容忽視的。本文主要探討了機關檔案工作管理的現狀及發展趨勢，希望有助于促進我國機關檔案工作的進步。

關鍵詞 機關檔案 檔案工作管理 現狀 發展趨勢

檔案是對歷史的真實記錄，它是每個單位和組織的珍貴資料，更是國家的寶貴財富，因此國家的每個機關單位都有責任和義務做好檔案工作。不過，受多種因素的影響，目前我國大部分機關單位在檔案工作管理方面都存在著許多問題，這導致檔案工作管理水平較低，無法滿足實際要求。以下筆者就結合我國機關單位檔案工作的實際情況來談談機關檔案工作管理的現狀及發展趨勢。

一、我國機關檔案工作管理的現狀

（一）機關檔案工作管理的基礎環節薄弱

就當前我國大部分機關單位的實際現狀來看，首先很多機關單位都在檔案工作上缺乏統籌的規劃及合理的安排，既沒有設置獨立的機關檔案工作辦公室和檔案存放庫房，也沒有建立完善的室藏檔案和網絡檔案的應急方案；其次，很多機關單位對于辦公室、黨委黨組和各類會議、活動的記錄以及人員的編制、各時期的統計報表等信息都沒有做到及時整理歸檔，從而導致機關檔案信息收集不全面、不及時、不到位；再者，很多機關單位也沒有建立全卷宗，即使部分機關單位建立了全卷宗，也存在主要內容缺失等問題。

（二）機關檔案工作管理比較松散

目前，我國大部分機關單位的機關檔案工作管理都比較松散，這主要是由于自企業改革后，很多機關單位都將目光更多地放到了生產經營工作上面，而對檔案工作有所輕視和忽視，認為檔案工作是一項可有可無的工作，對企業的經營發展作用不大，沒有意識到檔案工作管理的重要性。其主要表現為：一者，在機關檔案工作管理上缺乏集中性，依舊更傾向于傳統的文書檔案管理，而對電子檔案的管理不足；其次，沒有在單位內設置專門的檔案工作部門和檔案工作人員及職責，常常由其他崗位上的工作人員兼職這項工作，并且人員變動性較大，缺乏穩定的檔案工作隊伍；第三，受多種因素的影響，在機關檔案工作管理過程中尚未達到“三鐵”及“十防”要求，并且對檔案的利用率較低，沒有充分發揮出其作用。

（三）機關檔案工作管理信息化建設不足

機關單位的檔案資料和信息非常復雜，因此對于大部分機關單位來說，檔案工作都是一項要求很高的工作，僅依靠傳統的人工管理方法很難滿足當前的檔案管理需求。雖然隨著信息時代的到來，利用信息技術和計算機網絡技術等來做檔案工作可以大大提高檔案工作管理水平和管理效率，但現今我國建設有完善的檔案工作管理信息化系統的機關單位尚不多，大多數機關單位在這方面的建設都比較落后，甚至于缺乏計算機、掃描儀、刻錄機等必要的基礎設備。這嚴重阻礙了機關檔案工作管理的進步和發展。

二、機關檔案工作管理的發展趨勢

（一）加強機關檔案工作管理的基礎建設

未來，機關單位應當進一步加強檔案工作辦公室和檔案存放庫房的建設，并設立獨立的檔案閱覽室，從而提高檔案資料的安全性與保密性；其次，在日常的檔案工作管理過程中，應當嚴格按照相關規范要求來完成各項工作，例如檔案的收集、整理及統計等，并保證各類檔案信息的及時歸檔；另外機關單位還要合理安排檔案工作人員，積極招聘專業人才，明確檔案工作人員的崗位和職責，杜絕兼職情況的發生，減少檔案工作人員的流動性。

（二）更新機關檔案工作管理模式

自我國頒布和實施《機關檔案工作條例》以來，不少機關單位開始逐漸意識到了檔案工作的重要性，并采取了一些列措施來加強檔案工作管理。未來，機關單位的領導人應當進一步明確機關檔案工作管理的重要性，大力扶持檔案工作，積極組織和參與檔案工作會議，親自對檔案工作進行檢查，從而帶動全體工作人員都重視起檔案工作；其次，應當在集約化管理方式的基礎上，進一步對機關檔案工作管理進行統籌協調和合理規劃，有效優化人員配置，盡量減少工作成本，從而提高管理效益；第三，還要不斷完善機關檔案工作管理體制，結合企業實際情況和國家相關規定完善檔案工作流程、明確相關操作規范，并定期對檔案工作人員進行培訓和考核。

（三）完善機關檔案工作管理信息化建設

未來機關單位應當不斷加強技術革新，積極利用信息網絡工具和平臺來全面建設檔案工作管理信息化系統，以電子檔案代替傳統的紙質檔案，以信息化操作代替傳統的人工操作，從而大大節省人工勞動力、避免人工疏漏和錯誤的發生、切實保障檔案信息收集的真實性和完整性。

三、結語

綜上所述，目前我國的大部分機關單位在檔案工作管理上都存在著管理基礎環節薄弱、管理松散及信息化建設不足等問題，未來還需進一步加強機關檔案工作管理的基礎建設、更新管理模式及完善信息化建設。

參考文獻：

[1] 王章彥.機關檔案工作管理的現狀及發展趨勢探討[J].辦公室業務，2013.17.

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