OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩珕栴}與管理措施

袁元

【摘要】 在科學技術飛速發(fā)展的今天，計算機已經(jīng)廣泛應用于生活與工作中的各個層面，尤其OA辦公系統(tǒng)以其方便、快捷的操作方式已經(jīng)普遍應用于文件的傳輸和管理之中。本篇論文先對OA辦公系統(tǒng)進行簡單的介紹，再針對目前OA辦公系統(tǒng)文件傳輸存在的安全問題進行分析，最后提出幾點相應的管理措施，希望為加強OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)墓芾砟軌蛱峁﹨⒖夹缘慕ㄗh。

【關鍵詞】 OA辦公系統(tǒng) 文件傳輸 安全問題 管理措施

引言：當前已經(jīng)處于信息化管理的時代，信息的傳輸、儲存與管理決定著當今的辦公效率與能力，也是決定著企業(yè)或單位能否在市場占有一席之地的關鍵因素。OA辦公系統(tǒng)又稱作辦公自動化系統(tǒng)，幾乎所有企事業(yè)單位都已經(jīng)運用了這種系統(tǒng)，它以操作便捷、傳輸迅速的高效率性能決定著企事業(yè)單位的管理模式與管理能力。OA辦公系統(tǒng)作為一種先進的辦公應用技術，雖然有一定的優(yōu)越性能，但是在很多企事業(yè)單位在應用管理上還存在著很多不足之外，尤其是信息安全管理方面，沒有與信息化進程進行同步管理，由于管理機制不完善，使一些技術方面的管理相對比較落后，文件傳輸方面沒有做好防范措施，存在很多傳輸隱患，當務之急是需要對OA辦公系統(tǒng)文件傳輸加強安全管理。

一、OA辦公系統(tǒng)的概述

OA辦公系統(tǒng)屬于一種網(wǎng)絡辦公應用系統(tǒng)，可以通過計算機來實現(xiàn)文件的傳輸、儲存與管理，大大提高了日常的工作效率，所需要保存的資料可以通過掃描儀把資料轉(zhuǎn)為電子信息數(shù)據(jù)，之后存放在相應的網(wǎng)絡平臺上，可以隨時瀏覽自己需要了解的資料信息，還可以下載保存。企事業(yè)單位的各部門之間的信息操作與溝通都可以通過單位內(nèi)部的局域網(wǎng)來實現(xiàn)，同時各部門之間可以進行文件傳輸、資料復印或者召開網(wǎng)絡會議。如果出差在外，可以使用便攜式筆記本電腦繼續(xù)辦公，比如起草公司的會議內(nèi)容，之后進行排版、儲存和傳輸，充分體現(xiàn)出OA辦公系統(tǒng)既安全又方便快捷的使用性能。

由于OA辦公系統(tǒng)基本應用于Windows系統(tǒng)之下，其涉及到的辦公軟件和硬件的應用需要在Windows系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)，雖然給應用單位帶來方便快捷的操作，但是在文字的編輯與排版，還有在圖片和聲音的處理上，應用軟件是以各種格式來實現(xiàn)的，這就存在著是否兼容的問題。在進行文件轉(zhuǎn)換時不能完全保證文件的安全性與準確性，經(jīng)常會遇到格式不兼容、很多文件無法顯示或者文件的格式不準確的情況。除此之外，我國的電子計算機信息技術與西方發(fā)達國家還存在著一定的差距，在OA辦公系統(tǒng)的信息管理上還不夠完善，對病毒和黑客等的影響文件傳輸?shù)陌踩珕栴}采取的防范措施還不到位，并且這些問題隨著網(wǎng)絡信息的發(fā)達，情況也愈發(fā)明顯，發(fā)生的概率也在增加，不能做到及時有效的根除，還需要不斷加強OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩芾韀1]。

二、OA辦公系統(tǒng)文件傳輸存在的安全問題

2.1病毒感染數(shù)據(jù)丟失

計算機信息技術的應用越來越普及與廣泛，但是計算機的病毒爆發(fā)的頻率也越來越高，網(wǎng)絡信息的安全性受到嚴重的影響。據(jù)不完全統(tǒng)計，現(xiàn)在計算機的病毒種類已經(jīng)達到三萬種之多，并且每個月的病毒種類在不斷的進行更新，對計算機系統(tǒng)具有較強的破壞性，如果計算機的硬盤遭受到病毒的感染，就會使計算機系統(tǒng)無法正常運行，甚至癱瘓，這時候計算機里面儲存的各種信息數(shù)據(jù)就會丟失或者被竊取，導致不同程度的損失發(fā)生，影響了單位的經(jīng)濟利益。目前的計算機病毒的再生能力比較強，單位中如果有一臺計算機感染上病毒，則會通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)迅速漫延傳播，使更多的計算機感染上病毒，病毒在感染其他計算機的同時會入侵到應用程序之內(nèi)，這時候所造成的損失是無法估量的，并且由于互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)所感染的計算機病毒，需要大量的時間才能修復，損失之嚴重性不言而喻。

2.2黑客入侵截取數(shù)據(jù)

現(xiàn)在以太網(wǎng)的應用很普及，它是為了實現(xiàn)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)通信而設計的一種技術，由于它的簡單易用，在現(xiàn)行的OA辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡大有以太網(wǎng)化的趨勢。在同一個以太網(wǎng)之內(nèi)任意兩個節(jié)點的數(shù)據(jù)信息傳輸都可以被其他節(jié)點的網(wǎng)卡所接收或截取。現(xiàn)在很多單位的信息網(wǎng)絡都有外網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的出入口，如果外網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)的黑客入侵到以太網(wǎng)之內(nèi)的任意一個節(jié)點，就可以截取這個以太網(wǎng)之內(nèi)的所有數(shù)據(jù)信息，對數(shù)據(jù)進行甄選后獲取有價值的信息。黑客入侵截取數(shù)據(jù)信息，造成單位內(nèi)部的信息泄露[2]。

2.3其他因素破壞數(shù)據(jù)

在OA辦公系統(tǒng)中會遇到各種因素破壞數(shù)據(jù)。破壞數(shù)據(jù)主要表現(xiàn)在刪除或覆蓋原有的數(shù)據(jù)信息、破壞服務器硬盤中的引導區(qū)的數(shù)據(jù)信息、破壞相關的應用程序數(shù)據(jù)信息等等。除此之外還有病毒造成的數(shù)據(jù)破壞，計算機感染病毒后，病毒會感染儲存文件的數(shù)據(jù)區(qū)域，造成文件丟失、刪除、覆蓋或程序代碼丟失等，使儲存文件的數(shù)據(jù)區(qū)域受到破壞，導致文件不可用。另外，還存在由于一些生活、工作中的意外情況而造成的數(shù)據(jù)破壞，比如失誤操作、突然斷電、計算機受到撞擊或者自然災害等都會造成數(shù)據(jù)破壞。出現(xiàn)數(shù)據(jù)破壞時需要浪費大量的人力、物力與財力來進行修復，給單位或企業(yè)造成不同程度的經(jīng)濟損失。

三、OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)墓芾泶胧?/p>

3.1加強網(wǎng)絡道德教育

在網(wǎng)絡技術發(fā)達的今天，掌握計算機知識與技術的人才也越來越多，加強網(wǎng)絡道德教育是增強OA辦公系統(tǒng)的安全性的主要管理措施之一，尤其是一些技術水平較高的青少年，要讓他們把所掌握的計算機應用到正常的工作與生活之中，解決工作與生活中的難題，而不要成為黑客而竊取單位或企業(yè)的商業(yè)信息，最后做出違法的事情走上犯罪的道路。在網(wǎng)絡世界也存在著正義與理智的道德觀念，單位與企業(yè)也要加強網(wǎng)絡道德的宣傳與教育，維護網(wǎng)絡信息安全，使每個員工都要清楚的知道，如果不注意網(wǎng)絡信息管理，很容易發(fā)生機密泄露的情況。在經(jīng)濟、科技與軍事飛速發(fā)展的同時，機密信息越來越引起國外情報機構的關注，為了保護國家與企業(yè)的利益，保持職業(yè)操守，加強信息管理，是每個計算機人員的責任與義務。

3.2加強網(wǎng)絡安全管理與防范

隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，防范網(wǎng)絡病毒、保護OA辦公系統(tǒng)安全也面臨著嚴峻的考驗，加強網(wǎng)絡信息技術管理才能有效的預防網(wǎng)絡病毒。提高網(wǎng)絡信息技術的管理效率，加大對網(wǎng)絡信息的監(jiān)管力度，才能實現(xiàn)預防網(wǎng)絡病毒的目的。在網(wǎng)絡信息管理上只有結(jié)合監(jiān)管與預防、雙管齊下才能保障OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩浴＜訌娋W(wǎng)絡安全管理需要建立完善的操作機制，加強網(wǎng)絡安全防范是保障應用程序能夠安全、正常使用。網(wǎng)絡病毒最主要的特征就是傳播速度比較快，傳播范圍也比較廣，只是加強計算機的管理與防范是遠遠不夠的，消除網(wǎng)絡病毒效果不是很明顯，必須同時也要加強整個網(wǎng)絡的管理與防范。為了保證OA辦公系統(tǒng)的安全性，消除網(wǎng)絡病毒，可以在OA辦公系統(tǒng)中安裝網(wǎng)絡查殺病毒軟件，在計算機系統(tǒng)中安裝反病毒軟件。安裝查殺病毒軟件可以在日常的網(wǎng)絡維護中對所有進出的文件進行掃描，以保障文件的安全性、可靠性。局域網(wǎng)之間、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間、互聯(lián)網(wǎng)之間的數(shù)據(jù)傳輸都要經(jīng)過網(wǎng)絡病毒查殺軟件的檢測與過濾，有效的達到查殺病毒的目的[3]。

3.3控制訪問設置

控制訪問設置主要是針對人網(wǎng)訪問和操作權限進行相應的控制，是能夠保證網(wǎng)絡安全的重要措施之一。在網(wǎng)絡信息管理上，管理人員要對用戶的使用時間和方式采取一定的手段進行控制，網(wǎng)絡管理人員對各個用戶的賬戶設立用戶口令，在用戶登陸賬戶時需要提交口令才能進行登陸訪問。如果用戶在登錄時出現(xiàn)多次口令錯誤，系統(tǒng)則顯示預警提示，同時系統(tǒng)可以按非法用戶顯示口令驗證次數(shù)。在用戶通過驗證登陸賬戶后，網(wǎng)絡管理人員在系統(tǒng)設置檢測功能，對用戶賬戶的使用權限進行檢測，根據(jù)用戶的操作級別給予相應的操作權限，網(wǎng)絡管理人員還可以對用戶和用戶組所能夠訪問的資源進行設置，在網(wǎng)絡服務器上的具體操作類型都進行相應的控制，以保障網(wǎng)絡信息傳輸?shù)陌踩浴?/p>

3.4提高數(shù)據(jù)恢復效率

OA辦公系統(tǒng)在遭受病毒感染或者黑客入侵，系統(tǒng)內(nèi)部文件受到破壞后，為了減少損失需要盡快進行數(shù)據(jù)恢復，使用數(shù)據(jù)備方案份可以大大提高數(shù)據(jù)恢復的效率。進行數(shù)據(jù)備份可以在數(shù)據(jù)受到破壞后，快速地全面恢復計算機原始的數(shù)據(jù)信息以及資料。現(xiàn)在可以選擇的OA辦公系統(tǒng)備份方案有很多種，比如對系統(tǒng)應用設備的備份、場點外數(shù)據(jù)的備份、場點內(nèi)大容量高速度自動的數(shù)據(jù)備份，在備份后都可以進行相應的存儲與恢復。使用數(shù)據(jù)備份方案可以在出現(xiàn)技術故障或者人為失誤操作時快速恢復原有數(shù)據(jù)，并在受到病毒感染或黑客攻擊時能夠?qū)W(wǎng)絡系統(tǒng)內(nèi)的信息進行有效的保護[4]。

3.5加強郵件傳輸管理

在OA辦公系統(tǒng)的應用中，很多文件與信息都是通過郵件來進行傳輸?shù)摹，F(xiàn)在隨著網(wǎng)絡信息傳遞便利的同時，垃圾郵件也越來越多，甚至有很多郵件是病毒郵件，嚴重影響了網(wǎng)絡安全，所以需要加強郵件的傳輸管理，才能有效的提高OA辦公系統(tǒng)文件傳輸?shù)陌踩浴Ｊ紫纫獙τ脩羝占熬W(wǎng)絡安全常識，提高用戶使用郵件傳輸?shù)陌踩庾R，加強郵件的防御，對于來源不明的郵件或者郵件中的附件不要輕易打開，對于陌生人的郵件賬號可以進行屏蔽、過濾處理。另外，還要對郵件的收發(fā)進行加密處理，現(xiàn)在很多單位與企業(yè)的商業(yè)信息和活動都是通過郵件傳輸來完成的，甚至一些機密文件也都是通過郵件傳輸，為了保證郵件的信息不被他人竊取或泄露，所以，加強郵件傳輸?shù)闹匾芾泶胧┚褪且o郵件進行加密，可以提高郵件傳輸?shù)陌踩裕且环N非常有效的安全防范措施，可以根據(jù)郵件的重要性采取不同的加密算法。針對病毒郵件可以采取反病毒保護。

結(jié)語：OA辦公系統(tǒng)為單位與企業(yè)提供先進的工作管理模式，同時，為了保障文件傳輸?shù)陌踩裕粩嗉訌娕c完善信息安全管理，提高管理人員的技術水平，使OA系統(tǒng)更高效的發(fā)揮其應用性能。

參 考 文 獻

[1]于海濤.試論網(wǎng)絡智能辦公系統(tǒng)的建設與實現(xiàn)[J].華章.2011年13期

[2] 馬國彬，蔣朝惠.基于PMI的OA安全模型設計與實現(xiàn)[J].計算機工程與設計.2010年06期

[3] 王淑萍，付金榮.計算機網(wǎng)絡信息安全面臨的問題和對策[J].信息安全與技術.2011年11期

[4] 李萌.數(shù)字化背景下的網(wǎng)絡信息安全管理問題研究[J].信息安全與技術.2012年04期