基層政府機關檔案管理淺析

陳巖花

摘 要：政府機關由于其具有管理社會公共事務的行政職能，其在日常工作中就會形成各類檔案。而我國基層政府目前在檔案管理水平等方面存在著問題，從而導致政務信息收集不全面、公開程度低。本文正是在這個大背景下，來探討基層政府應如何進行檔案管理，從而促進政務信息的公開與透明。

關鍵詞：政府機關；檔案管理；信息化；政務公開

政府機關因其對社會各項事業具有統籌、規劃、管理的特性，因此它要收集、處理、保管眾多的信息、文件，檔案管理壓力大。特別是基層政府，分管事項多、部門少，每個部門分管幾項事務，加之沒有專門的檔案管理人員，檔案管理現狀不容樂觀。但是，隨著信息技術的發展、檔案制度的健全，我國機關檔案管理工作正在向著信息化、透明化不斷邁進。

一、基層政府機關檔案管理概述

機關檔案是各級國家黨政機關在開展公務活動中直接形成的、反映其主要職能工作活動和反映機關歷史真實面貌的歷史記錄。[1]

（一）基層政府機關檔案管理主要內容

對于基層政府來說，每一個部門在工作中都會形成一些文字記錄、影像留念以及上級下發文件等，各部門負責文件資料的歸檔工作，主要有：文件材料收集、鑒定、組卷、分類、排列、裝訂、蓋章、編目等[2]，這一系列程序是每個部門獨立進行的。在基層政府主要涉及黨建、辦公室、民政、財政、農業、計生、水利、經管等十多個部門，每個部門的檔案材料都需要本部門工作人員整理，而且不同的部門之間保存方式、保存時限也不盡相同。

（二）基層政府機關檔案管理重要意義

檔案材料能夠清楚的反映出一個部門一段時間的工作進程，是對機關工作管理、服務客觀性的記錄，對于之前的工作來說，它是一個載體，更像是一個容器，承載著機關工作的過往；對于今后的工作來說，它又具有十分重要的指導作用和參考價值，它為今后政策制定、工作方法指明了方向。因此，機關檔案管理在機關工作中起到了舉足輕重的作用，它承上啟下，為機關各項事業的發展打下堅實的基礎。

二、基層政府機關檔案管理現狀

基層政府機關由于檔案管理相對分散，人員配備不足，且無專業檔案管理人員，因此在檔案管理方面，存在以下幾個問題：

（一）檔案管理水平低

基層檔案管理者大多為一個部門的專業技術人員，在自己的業務方面比較精通，但是大都不擅長檔案的管理工作，加之，領導不重視、沒有充足的經費，導致基層檔案管理一直沒有取得突出的成績和較大的發展。

（二）數字化進程教慢

目前，我國大部分省、市級政府已經引入了辦公自動化系統，實現了信息、辦公的網絡化。而在一部分基層部門，還沒有建立相關的辦公的系統，沒法實現文件的電子傳閱、檔案的電子錄入等問題，基層政府部門還停留在紙質檔案為主體、電子檔案為輔助的半電子時代。

（三）檔案開放程度低

受數字化發展水平的限制，許多基層政府目前沒有形成自己的電子門戶網站或缺少對網站管理，對于一些信息查詢還停留在拿著證明材料人工翻閱查找階段，這樣便導致了檔案開放程度偏低，檔案的利用率也不高，致使一部分檔案成了沒有利用價值的“死資源”。

三、基層政府機關檔案管理發展

針對基層檔案管理出現的問題，在未來的發展中，我們要有針對性的予以解決，以促進基層檔案管理工作的發展。

（一）加強檔案管理人員隊伍建設

基層檔案管理水平不高，關鍵在于沒有一直專業的檔案管理團隊。在今后的發展中，有條件的基層應配備一名專業的檔案管理員，全方位的進行把關，同時還要對從事檔案管理工作的人員進行定期的、專業的培訓，特別是增加一些信息技術的培訓，從而全面提升檔案管理人員的專業素養。

同時，機關領導還應重視基層的檔案管理，健全檔案管理制度，使分散的部門有一個統一的標準，有助于實現檔案管理的標準化，也有助于電子檔案逐步的建立。

（二）加快檔案管理信息化發展進程

基層政府受人力、物力、財力的限制，檔案管理信息化進程緩慢，信息技術的飛速發展又要求檔案實現數字化管理。

一方面，應該加大硬件、軟件的投入，特別是OA辦公系統，不僅要實現辦公系統全覆蓋，還要學習熟練使用，不斷更新，以適應技術的發展。

另一方面，目前各個辦公系統平臺無法對接，上下級政府之間、各部門之間傳閱文件、儲存材料還需要打開多個辦公系統，今后在發展過程中，應該突破技術壁壘，使各系統之間的資源可以共享。

（三）加大政府信息公開力度

政府信息公開是指：“政府依據法定程序以法定形式公開與社會成員利益相關的所有信息，并允許公眾對政府信息進行查閱、引用、復制、收聽、收看、收藏的一套規范和制度?！盵3]

《政府信息公開條例》的實施加快了基層檔案管理工作的公開化、透明化，也賦予了人們想要了解信息、參政議政的權利，促進了社會的民主與進步。新時期，基層政府更應該完善自己的門戶網站，使居民足不出戶，便可查詢到政策、決策、管理等檔案信息，真正使權利運行在陽光下。

參考文獻：

[1]中共中央辦公廳、國務院辦公廳.機關檔案工作條例.廳發[1983]64號.

[2]方凌志.機關檔案工作中的問題與對策研究[D].安徽：安徽大學，2014.

[3]王學軍.論我國政府問責制之現實困境以及出路[J].改革與發展，2005（01）.