關于事業單位檔案管理規范化的思考

趙海英

摘 要：對于事業單位來講，檔案管理是非常重要的一項工作，繁瑣而沉重，我國人社局檔案管理工作更是重中之重，隨著信息化和現代化迅猛發展的趨勢，如何確保事業單位規范化管理檔案成為目前需要積極研究的課題。本文就以人社局這一事業單位為重點研究對象，先介紹其檔案管理的具體情況，在此基礎上發現問題，并有針對性地解決問題。

關鍵詞：人社局；事業單位；檔案管理

科技的發展，網絡信息化的普及應用，我國人社局檔案管理日漸現代化，檔案類型多元化，管理工作日漸繁瑣、艱巨，工作指標也越來越高要求、高標準。目前，人社局各部門都要對檔案管理工作保持嚴謹、認真的工作態度，重視其發展過程。因為人社局的檔案管理作業發展起步時間較為落后，且其服務對象寬泛、復雜，信息儲存量巨大，使得人社局事業單位的檔案管理工作發展遲緩，問題多多。

一、事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）事業單位部門分散，檔案管理作業不協調

人社局本身所需管轄的分支部門較多，包括人事人才、社會保險、監督管理、勞動關系等等，其中社會保險就分養老、失業、醫療、工傷等，由此可見，檔案資料工作量巨大，管理繁瑣復雜。通常事業單位都是分各個部門各個崗位去展開檔案管理工作，各自成為獨立個體，溝通交流很少，互相配合運作更是不常存在，使得檔案管理根本不能統一運作。就我國人社局來看，檔案管理部門完全隸屬于內部機構，管理內容過于片面，難以構建完善的檔案管理體系。由于檔案資料分散性管理，使得資源共享不方便，管理體系不可統一兼容，讓管理檔案工作變得異常艱巨，也不便于發揮檔案的使用價值。

（二）檔案管理設施不夠先進

人社局所包含的檔案數據成千上萬，管理作繁雜、瑣碎，需要投入大量人力、物力及精力、財力去管理，可目前很多事業單位的管理模式都是傳統模式，設施相應落后。再加上，人社局檔案管理起步晚，發展慢，工作量巨大，使得很多檔案管理相關設施配置不全或更新補充不及時，硬件資源欠佳，在一定程度上影響了檔案管理的規范化發展。容易使得檔案管理工作更加混亂，出現延遲、錯誤歸檔的情況，更嚴重地會造成重要的檔案資源丟失，后悔不堪設想。除此之外，分立的檔案管理部門較多，設備重復采購，較為浪費。還有的事業單位根本就不存在檔案管理部門，毫無規范制度可言。

（三）檔案管理機制不完善

一般情況下，人社局所涉及的檔案資源范圍廣、對象多而雜、類別科目多，在歸檔管理時，需要各個部門協調配合工作。可遺憾的是，目前檔案管理機制根本不夠完善，存在一系列不容忽視的漏洞。而且檔案管理部門多、分支多，加大了檔案管理本身的工作難度。在這種管理機制下，管理人員壓力劇增，工作負擔承重，降低了檔案管理工作的便捷性、靈活性。

（四）檔案管理信息數據庫未達成統一標準應用

現代信息化的檔案管理模式，都是構建了電子化的數據庫系統。傳統的手工錄入、檢索早已被淘汰。可惜由于很多人社局工作職工自身職業素養不高，或計算機技術水平一般，使得很少人自愿使用電子化的檔案數據庫。使得信息數據庫未達成統一標準應用，整體的信息化管理模式仍未被廣泛普及、規范應用。

二、針對上述問題，提出一系列規范化的有效措施

（一）完善檔案管理機制，統一標準

為了確保事業單位規范化管理檔案資料，提高工作效率，就要優化、整合各管理部門，運用統一的檔案管理機制，去約束各部門按照規定的制度去實施、落實管理工作，統一管理標準。合理分配管理檔案的相關資源，從而盡可能地達到資源共享的目標。另一方面，要強化領導層的管理、監督力度，積極重視檔案管理的發展趨勢，強化檔案管理培訓教學的宣傳力度，確保工作人員做到有章可循、有理可依的規范化管理檔案模式。

（二）分工明確，互相協作

由于社會保障局分支機構繁多，檔案管理工作任務艱巨，工作人員需要人手充足，分工明確、各司其職，且在工作過程中，不斷提高自身職業素養。通過培訓，吸收先進的檔案管理知識，提高計算機專業水平，認真負責、互相協作、嚴謹對待每一份檔案資料。除此之外，要確保檔案管理工作的有條不紊，每個階段都要規范化管理到位，不遺留一絲一毫的漏洞。

（三） 提高信息化的檔案管理技術

隨著網絡技術的發展，我國事業單位早已將信息化應用到檔案管理工作中。換句話說，檔案管理的資源共享就是通過信息化技術實現的。在人社局的檔案管理過程中，合理應用信息化，可以提高檔案管理工作的高效性，發揮檔案資料的使用價值。因此，提高信息化管理技術可以有效規范檔案管理工作。首先收集檔案資料時，可以通過將檔案更形象化、具體化儲存，其次在歸檔過程中，工作人員科學歸類、合理優化，使圖片、視頻、文字都能有效并存，進一步對機密檔案做好高效的保密工作避免電子檔案發生泄露、丟失的現象，而針對可以對外公開的檔案資料，則可以通過網絡達到資源共享，服務于檔案使用者。

三、結束語

綜上所述，需要確保人社局規范化管理檔案，積極優化檔案管理工作，進一步提高事業單位工作效率。而想要確保檔案管理工作的效率，就要在管理檔案的過程中發現問題、解決問題，讓各部門通力協作、互相配合，分配檔案資源，構建統一的檔案管理體系，進一步促進檔案管理和諧可持續發展，為個人、為集體、為社會提供便利，貢獻出一份力量。

參考文獻：

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